Cronfa Ynni Adnewyddadwy Busnes

8. Canllawiau Caffael

Hysbysebu trwy gwerthwchigymru
* Mae'n bosibl ichi hysbysebu ar y wefan Gaffael Genedlaethol, www.GwerthwchiGymru.llyw.cymru os yw'n anodd ichi bennu isafswm y cyflenwyr sydd eu hangen a/neu os hoffech newid cyflenwyr neu ddenu cyflenwyr newydd i gyflwyno dyfynbris neu dendr. Hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru yw'r arfer gorau, ond efallai y byddai'n well gennych nodi cyflenwyr posibl a allai ddarparu'r cynnig gorau cyffredinol i chi.
Mae'r cyfleuster hwn ar gael i chi yn rhad ac am ddim, ewch i wefan GwerthwchiGymru https://www.gwerthwchigymru.llyw.cymru / a chysylltwch â llinell gymorth y wefan ar 0800 222 9004 i gael rhagor o wybodaeth.

Yn Ceisio Dyfynbrisiau/Tendrau
Yn achos gwariant sy'n fwy na £5,000, mae'n hanfodol bod y dyfynbrisiau/tendrau yn cael eu ceisio gan gyflenwyr priodol ar gyfer y nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau sy'n ofynnol. Os yw'n amlwg y ceisiwyd dyfynbrisiau/tendrau anaddas, gall fod yn ofynnol ichi hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru.

Cyllidwyr Eraill
Os yw prosiect yn cynnwys unrhyw ffrydiau cyllido eraill neu ychwanegol, mae'n rhaid, o leiaf, ddilyn y Rheolau Caffael Grant Trydydd Parti hyn ar gyfer cyfanswm gwariant amcangyfrifedig y gofyniad.

Osgoi gwrthdaro buddiannau
Sylweddolwn y gallai ymgeiswyr / datblygwyr neu unigolion sy’n gysylltiedig â nhw (megis perthnasau, partneriaid busnes neu gyfeillion), ddymuno tendro am gontract sy’n cael ei gynnig gan yr ymgeisydd / datblygwr. Mae hynny’n dderbyniol ond bydd angen i’r ymgeisydd sicrhau bod y broses dendro yn cael ei chynnal mewn modd agored, a’i bod yn dryloyw a theg, fel yr amlinellir uchod, heb roi unrhyw fantais i un unigolyn neu gwmni dros un arall. Rhaid cymryd mesurau priodol i atal nodi ac union unrhyw achosion o wrthdaro buddiannau.
Os oes gan ymgeisydd / datblygwr neu unrhyw berson sy'n gysylltiedig â nhw'n uniongyrchol neu'n anuniongyrchol, fudd ariannol, economaidd neu fudd personol arall y gellid ystyried ei fod yn peryglu eu didueddrwydd a'u hannibyniaeth yng nghyswllt y weithdrefn gaffael:

• rhaid i’r ymgeisydd / datblygwr, neu unrhyw berson arall neu barti sydd â budd, ddatgan y cyfrwy fudd yn ysgrifenedig wrth swyddog y prosiect, a fydd yn darparu cyngor yn unol â hynny
• rhaid sicrhau nad yw manylebau a meini prawf gwerthuso yn ffafrio nac wedi’u teilwra ar gyfer un datrysiad nac unrhyw un parti dros un arall.
• ni ddylai’r unigolyn neu barti sydd â budd gymryd unrhyw ran o gwbl yn y gweithdrefnau i arfarnu’r tendrau i sicrhau bod y broses yn deg i bawb. Cydnabyddir y gallai fod yn ofynnol i'r ymgeisydd grant roi'r gymeradwyaeth derfynol
• rhaid cofnodi pob cam o'r weithdrefn yn ffurfiol.
• pe bai'r contract fel rheol yn destun un weithdrefn dendro, argymhellir y dylai'r noddwr ofyn am ddyfynbrisiau ysgrifenedig gan o leiaf ddau gyflenwr arall (h.y. yn dilyn y weithdrefn a nodir uchod ar gyfer contractau rhwng £5000 a £25,000)

Pwrpas y canllawiau hyn yw sicrhau bod yna degwch wrth wario arian cyhoeddus ac nad yw gonestrwydd yr ymgeisydd yn cael ei beryglu.

Newidiadau i'r fanyleb neu'r contract
Os oes angen gwneud unrhyw newidiadau i'r fanyleb ar ôl ceisio dyfynbrisiau/tendrau sy'n effeithio ar gwmpas gwreiddiol y gofyniad, efallai y bydd angen cynnal ymarfer caffael newydd i sicrhau'r gwerth gorau am arian. Gall hyn ddigwydd o ganlyniad i ychwanegiadau annisgwyl i'r gofyniad gwreiddiol, lle derbynnir tendrau sy'n fwy na'r gyllideb sydd ar gael, lle mae lefelau cyllido yn newid ac ati. Mae'n rhaid i'r ymgeisydd am grant hysbysu'r swyddog Prosiect a fydd yn cynnig cyngor yn unol â hynny.

• Gall methiant i gadw at y gweithdrefnau perthnasol a amlinellir uchod gael ei ystyried yn ddiffyg cydymffurfio a gallai hynny arwain at dynnu’n ôl y cynnig o grant a hawlio'r arian yn ôl o bosibl.
• Mewn achosion lle na allwch gydymffurfio â gofynion y gweithdrefnau hyn, rhaid ichi roi gwybod i reolwr y prosiect.
• Os oes gennych unrhyw ymholiadau ynghylch sut i weithredu’r gweithdrefnau hyn, cysylltwch â’r Rheolwr Prosiect i gael eglurhad a chyfarwyddyd pellach.

O:

• sicrhau bod unrhyw wrthdaro buddiannau posibl yn cael ei ddatgan cyn gynted â phosibl.
• cydymffurfio â'r rheolau priodol
• sicrhau bod y fanyleb yn fanwl gywir ac nad yw'n fwy na'r gofynion
• sicrhau bod y Meini Prawf Gwerthuso yn uniongyrchol berthnasol i bwnc y contract
• cwblhau a chadw cofnodion llawn at ddibenion cyfeirio ac archwilio yn y dyfodol
• sicrhau bod dyfynbrisiau/ tendrau'n cael eu gwerthuso ar sail 'tebyg i debyg'
• sicrhau eich bod yn trin cyflenwyr mewn modd agored, tryloyw ac anwahaniaethol
• caniatáu digon o amser i gwmnïau ddyfynnu
• sicrhau bod gwerth y Nwyddau/ Gwaith neu'r Gwasanaeth yn cael ei amcangyfrif yn gywir ar ddechrau'r broses i gymhwyso'r broses gaffael gywir. Rhaid defnyddio'r gwerth cyfanredol lle bo hynny'n berthnasol.

Peidiwch â:

• ystumio'r fanyleb i ddileu neu wahaniaethu yn erbyn cyflenwyr h.y. cyfyngu'r fanyleb i frand penodol
• newid cwmpas y fanyleb ar ôl ei dosbarthu
• newid y meini prawf gwerthuso yn ystod y broses
• rhoi rhybudd rhy fyr i gwmnïau i'w dyfynnu
• rhoi gormod o fanylion ar lafar gyda chyflenwyr ynghylch cwestiynau penodol. Rhaid darparu'r un wybodaeth i bob cyflenwr er mwyn sicrhau bod y broses yn deg
• datgelu prisiau i gyflenwyr posibl
• thorri cyfrinachedd
• agor dyfynbrisiau/ tendrau cyn y dyddiad cau
• ystyried cyflwyniadau a dderbyniwyd ar ôl y dyddiad cau