Cwestiynau Cyffredin - Prynu i Dalu

Mae Polisi Sicrhau Cydymffurfiaeth â Gorchmynion Prynu yn bolisi archeb brynu gorfodol a fydd yn hwyluso'r gwaith o brosesu anfonebau ac mae'n fesur rheoli arian allweddol i'r Cyngor, gan sicrhau bod yr holl wariant wedi'i awdurdodi'n gywir yn ein system ariannol (Mae rhai sefydliadau'n cyfeirio at y dull hwn fel Dim Archeb Brynu, Dim Taliad).

Mae'r polisi Sicrhau Cydymffurfiaeth â Gorchmynion Prynu yn sicrhau bod y Cyngor yn talu am nwyddau, gwasanaethau a gwaith sydd wedi'u harchebu a'u hawdurdodi'n briodol yn unig yn unol â Rheolau Gweithdrefnau Contract Ariannol yr Awdurdod CYN gwneud unrhyw ymrwymiad i wario arian y Cyngor a derbyn anfoneb. Mae'n sicrhau bod cyflenwyr wedi'u gosod ar y system ariannol fel y gellir prosesu anfonebau a dderbynnir gan y tîm Cyfrifon Taladwy yn effeithlon er mwyn lleihau oedi i gyflenwyr a chontractwyr. Gall anfonebau a dderbynnir gan y Tîm Cyfrifon Taladwy heb rif archeb brynu dilys achosi oedi difrifol o ran y taliad a gellir eu hanfon yn ôl atoch yn y pen draw.

Rhif Archeb Brynu dilys yw rhif Archeb Brynu 8 digid sydd wedi'i greu a'i awdurdodi ar system archebion prynu swyddogol yr Awdurdod. Rhif Archeb Brynu yw eich prawf bod archeb swyddogol wedi'i chreu a'i hawdurdodi. Bydd unrhyw anfoneb a dderbynnir nad yw'n nodi rhif Archeb Brynu dilys yn wynebu oedi cyn derbyn taliad neu bydd yn cael ei dychwelyd i'r cyflenwr, oni bai ei bod wedi'i chynnwys yn y rhestr eithriadau.

Anfonebu'r Cyngor

Cysylltwch â swyddog y cyngor a roddodd y cyfarwyddyd gwreiddiol i gyflenwi'r nwyddau/gwasanaethau a gofynnwch i'r swyddog ddarparu rhif Archeb Brynu dilys a'i gynnwys yn eich anfoneb ddiwygiedig.

Os nad ydych wedi derbyn rhif Archeb Brynu, cysylltwch â swyddog y cyngor a oedd wedi rhoi'r archeb a gofynnwch i'r swyddog ddarparu rhif archeb.

Taliad prydlon - Cyhyd â bod y cyflenwr wedi nodi rhif Archeb Brynu dilys a gafwyd cyn cyflenwi, mae CSC yn ymrwymo i dalu anfonebau yn unol â Pholisi Talu'r Sector Cyhoeddus h.y. o fewn 30 diwrnod ar ôl derbyn [nid dyddiad yr anfoneb] anfoneb ddilys neu dderbyn y nwyddau neu'r gwasanaeth, p'un bynnag sydd hwyrach. Mae'r taliad fel arfer yn llawer cyflymach na 30 diwrnod (telir y rhan fwyaf o'r anfonebau rhif archeb o fewn 10 diwrnod i'w derbyn).

Bydd angen cymryd camau pellach mewn perthynas ag anfonebau heb rif archeb ac felly byddant yn cymryd mwy o amser.

Mae'n rhaid i'r holl anfonebau gynnwys rhif Archeb Brynu swyddogol. Os na ddarperir hyn, efallai y bydd oedi wrth dalu a/neu gellir dychwelyd yr anfoneb atoch.

Mae'r polisi Sicrhau Cydymffurfiaeth â Gorchmynion Prynu yn berthnasol o Awst 1 2022.

Pan fydd y polisi wedi'i roi ar waith yn llawn, ni fydd CSC yn cydnabod anfonebau heb rif archeb brynu dilys a byddant yn cael eu dychwelyd i'r cyflenwr, oni bai eu bod yn dod o dan eithriad. Yna bydd angen i chi siarad â'ch swyddog cyswllt archebion a fydd yn gofyn am rif archeb fel y gellir talu'r anfoneb.

Bydd pob adran yn rhoi'r polisi ar waith. Nid yw ysgolion wedi'u cynnwys yn y polisi hwn ar hyn o bryd; fodd bynnag, arfer gorau yw sicrhau bod gennych rif archeb brynu cyn i chi weithio gydag ysgolion. Nid oes unrhyw newid i'r broses archebu na'r broses dalu ar gyfer anfonebau a dderbynnir ar gyfer ysgolion am y tro.

Copi o frig eich cyfriflen banc yn dangos manylion y cyfrif neu lythyr busnes pennawd swyddogol yn rhoi'r manylion.

Gofynnwch i'ch swyddog cyswllt archebion. Neu os oes gennych unrhyw gwestiynau am y polisi, anfonwch e-bost at CRFinanceP2P@sirgar.gov.uk