Adnabod a rheoli rhanddeiliaid

Dibynnir ar ystod o bartneriaid neu randdeiliaid ar gyfer dylunio a chynnal y digwyddiad, felly mae'n bwysig nodi ar y dechrau pwy yw'r rhanddeiliaid allweddol ar gyfer eich prosiect digwyddiad, er enghraifft cwsmeriaid, cyfranogwyr, perfformwyr, lleoliadau, gwirfoddolwyr, busnesau lleol, cynghorau lleol, heddlu, gwasanaeth ambiwlans, y gymuned leol, corff cyllido, noddwyr, cyfryngau, ac ati.

Asesu anghenion a diddordebau rhanddeiliaid

Pan fyddwch wedi nodi'r holl randdeiliaid ar gyfer eich digwyddiad, gallwch ddechrau asesu eu diddordeb a'u cyfranogiad yn eich digwyddiad, eu hanghenion penodol a sut y gellir diwallu eu hanghenion trwy ddylunio a chynnal eich digwyddiad. Er enghraifft, bydd angen rhoi sicrwydd i fusnesau lleol na fydd eich digwyddiad yn effeithio'n andwyol ar eu masnach, felly mae'n bwysig, lle bo hynny'n bosibl, nad yw'r cwsmeriaid a'r gweithgarwch sy'n gysylltiedig â'ch digwyddiad yn atal eraill rhag defnyddio amwynderau lleol. Yn yr un modd, bydd grŵp megis noddwyr yn ceisio ennyn sylw cadarnhaol yn y cyfryngau yn ogystal ag ymateb da yn y gymuned, felly, mae'n rhaid bod yna agweddau teilwng ynghlwm wrth y digwyddiad sydd hefyd yn ystyried anghenion y gymuned leol.
Mewn gwirionedd, mae'n bosibl na fydd yn glir ar y dechrau pwy yw'r holl randdeiliaid neu gymhlethdod eu hanghenion, ac efallai y bydd rhai yn cael eu cynnwys wrth i'r broses gynllunio fynd rhagddi. Fodd bynnag, mae'n syniad da i gynnwys cymaint o randdeiliaid â phosibl ar y dechrau.

Cynlluniau cyfathrebu a rheoli rhanddeiliaid

Pan fyddwch wedi dewis ystod o randdeiliaid efallai na fydd yn amlwg beth yw eu hanghenion a'u diddordebau, felly, mae'n syniad ichi ymchwilio i bob grŵp rhanddeiliaid ac os yw'n briodol, nodi a chreu sianeli cyfathrebu gyda'r gwahanol grwpiau i ddeall eu hanghenion. Gellir gwneud hyn drwy gyfarfodydd, holiaduron, grwpiau ffocws, ymgynghoriadau cymunedol, gan ddibynnu ar gwmpas yr ymgynghoriad sy'n ofynnol i gael eu mewnbwn a deall eu hanghenion.

Pan fydd anghenion a diddordebau wedi'u pennu, mae'n rhaid i chi geisio ymgorffori'r rhain a lleddfu eu pryderon trwy gynllunio'n ofalus ac ymgynghori'n barhaus lle bo hynny'n briodol. Hefyd, mae angen cynllun cyfathrebu parhaus i sicrhau bod cysylltiadau'n cael eu cynnal a'u datblygu fel sy'n briodol i fuddiannau'r rhanddeiliad yn y digwyddiad. Er enghraifft, cynnal cyfarfodydd misol gyda'r gymdeithas preswylwyr lleol neu rannu'r wybodaeth ddiweddaraf gyda noddwyr y digwyddiad bob pythefnos. Wrth i'r digwyddiad ddatblygu, mae'n debygol y bydd y cynlluniau hyn hefyd yn datblygu.

Mae'n bwysig eich bod yn cadw cofnodion o gyfathrebu gyda'r holl randdeiliaid i ddangos ymgysylltiad â gwahanol grwpiau ac i lywio penderfyniadau'r dyfodol trwy gydol y broses gynllunio.