Creu eich tîm digwyddiadau

Diweddarwyd y dudalen ar: 14/12/2020

Er mwyn cynnal digwyddiad, mae angen tîm a strwythur trefniadaeth clir, a bydd eu maint a'u cymhlethdod yn dibynnu ar y digwyddiad a gaiff ei drefnu. Mae'n bosibl y bydd angen bwrdd rheoli mawr ar gyfer digwyddiad mawr a chymhleth, neu bwyllgor trefnu llai o bosibl ar gyfer digwyddiad llai cymhleth ar raddfa lai.

Cyfansoddiad cyfreithiol grwpiau a phwyllgorau

Pa fath o endid cyfreithiol fydd gan y grŵp trefnu? A ydych chi'n rhan o elusen neu gwmni presennol neu a oes angen i chi sefydlu endid cyfreithiol newydd er mwyn cynnal y digwyddiad? Gan fod hwn yn faes a allai fod yn gymhleth, mae'n bwysig eich bod yn gwneud y penderfyniadau cywir ynghylch cyfansoddiad grŵp ar y dechrau. Gweler isod rai dolenni defnyddiol ynghylch y maes hwn.

Strwythur trefniadaeth

Pa strwythur fydd gan y grŵp a sut y bydd penderfyniadau'n cael eu gwneud, a sut y bydd cyllidebau yn cael eu dyrannu? Mae'n bosibl y byddwch yn mabwysiadu strwythur hierarchaidd gyda rheolwr prosiect ac yna rheolwyr sy'n gyfrifol am feysydd eraill oddi tano. Neu efallai y byddwch yn gweithredu strwythur gyda thîm rheoli prosiect yn rhan ganolog ohono gyda'r rhan fwyaf o wasanaethau ac atyniadau yn cael eu rhoi i gyflenwyr allanol.

Rolau a chyfrifoldebau

Pa rolau sy'n ofynnol i gynnal y digwyddiad a beth fydd pob rôl yn ei gwmpasu? Mae rhannu'r digwyddiad yn wahanol elfennau e.e. lleoliad, marchnata, cyllid, diogelwch ac ati yn un ffordd o nodi'r gwahanol rolau a phecynnau gwaith sy'n ofynnol i gyflawni'r prosiect.

Rolau cyffredin ar gyfer trefnu digwyddiadau

Bydd angen dynodi rhywun i weithredu fel y prif bwynt cyswllt ac i fod â chyfrifoldeb cyffredinol am gadw golwg ar weithgareddau sy'n gysylltiedig â chynllunio a gweithredu eich digwyddiad. Gall y person hwn fod yn rhywun sydd â chyfrifoldeb cyffredinol am y gyllideb a meysydd eraill y digwyddiad neu beidio.

Bydd rhywun sydd â gafael dda ar gyllid yn cymryd cyfrifoldeb dros reoli cyllideb gyffredinol y digwyddiad. Gall hyn gynnwys dyrannu cyllidebau i wahanol rannau o'r digwyddiad, sefydlu cyfrif banc, monitro llif arian, talu cyflenwyr a delio â refeniw cyn y digwyddiad ac ar y diwrnod.

Mae angen tîm o bobl i gynnal pob digwyddiad. Yn aml, cânt eu cynllunio gan dîm eithaf bach, lle bydd angen llawer mwy o bobl i osod pethau yn eu lle, cynnal y digwyddiad a'i ddadansoddi. Mae'n bosibl y bydd angen rhywun arnoch i oruchwylio'r maes hwn er mwyn cynorthwyo gyda recriwtio, dewis, hyfforddi, lleoli, talu a gwerthuso gweithwyr cyflogedig neu wirfoddolwyr.

Os ydych am gyflawni eich potensial a denu'r niferoedd a'r mathau priodol o bobl i'ch digwyddiad, mae'n syniad da i gael rhywun yn y tîm sydd â phrofiad o farchnata. Yn ddelfrydol, dylai'r person hwn fod â dealltwriaeth dda o'r farchnad darged yr ydych chi'n ceisio ei denu a'r digwyddiadau eraill yr ydych chi'n cystadlu â nhw.

Gall ceisio ddod o hyd i adloniant a'i archebu fod yn dasg gymhleth sy'n gofyn am ddealltwriaeth o'r farchnad darged a gofynion gwahanol fathau o ddiddanwyr. Dylai fod yn gallu diwallu anghenion diddanwyr o fewn cyllideb y digwyddiad ac, yn ddelfrydol, deall gofynion technegol gwahanol fathau o berfformwyr.

Mae angen lleoliad ar gyfer pob digwyddiad, p'un a yw'n lleoliad parhaol neu dros dro. Yn achos lleoliadau parhaol, mae'n bosibl mai rôl gyswllt fydd ei hangen o fewn y tîm, ond ar gyfer lleoliad dros dro, rhaid i reolwr safle profiadol a gwybodus ddelio â'r gwaith o gynllunio, adeiladu a chynnal safle eich digwyddiad.

Bydd materion sy'n ymwneud â diogelwch a diogeledd yn amrywio yn dibynnu ar faint, lleoliad a chynulleidfa eich digwyddiad. Fodd bynnag, mae'n rhaid i bob digwyddiad gynnal asesiadau risg, felly mae'n bwysig iawn sicrhau bod rhywun sydd â phrofiad o gynnal proses o'r fath yn cymryd rhan er mwyn sicrhau bod y digwyddiad yn ddiogel.

 

Yn achos y mwyafrif o ddigwyddiadau, bydd angen gwirfoddolwyr arnynt i gynorthwyo ar ryw ben, p'un ai i gwblhau tasgau sy'n ofynnol fel rhan o'r broses gynllunio neu i gynorthwyo i gynnal y digwyddiad. Pan fyddwch wedi penderfynu pa dasgau y bydd angen i wirfoddolwyr ymgymryd â nhw, gallwch ddatblygu strategaeth er mwyn eu recriwtio, eu dewis a'u hyfforddi. Wrth ddewis gwirfoddolwyr, rhaid i chi geisio sicrhau eu bod yn gysurus yn ymgymryd â'r gwaith y maent yn ei wneud, mae hefyd yn bwysig ystyried sut y bydd gwirfoddolwyr yn cael eu gwobrwyo am roi o’u hamser.

Gan nad yw gwirfoddolwyr yn cael eu talu, rhaid eu rheoli yn wahanol i weithwyr arferol; fodd bynnag, mae'n bwysig amlinellu'r hyn a ddisgwylir ar y dechrau. Mae'n bosibl gwneud hyn ar ffurf cytundeb gwirfoddolwr neu gyfarfod briffio syml gan drafod materion megis cyfranogiad unigolion mewn cynllunio cyfarfodydd, diwrnodau gwaith ac amseroedd, talu treuliau a gofynion eraill fel sy'n briodol.

Mae rhagor o wybodaeth am wirfoddolwyr ar gael ar y wefan Cyngor Gweithredu Gwirfoddol Cymru.