Budd-daliadau Tai

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at y dibenion canlynol:

• Cyfrifo faint o Fudd-daliadau Tai a Gostyngiadau'r Dreth Gyngor y mae hawl gennych eu cael
• Delio â cheisiadau a thaliadau o ran Taliadau Tai Dewisol
• Atal twyll er mwyn helpu i atal a chanfod twill
• Adfer Gordaliadau
• Eich helpu chi i dalu am eich anghenion tai.
• Darparu cymorth lles

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y canlynol:

• Rheoliadau Budd-daliadau Tai 2006
• Rheoliadau Budd-daliadau Tai 2006 (personau sydd wedi cyrraedd oedran cymwys ar gyfer credyd pensiwn y wladwriaeth)
• Rheoliadau Cynlluniau Gostyngiadau'r Dreth Gyngor a Gofynion Rhagnodedig (Cymru) 2013
• Rheoliadau Cynlluniau Gostyngiadau'r Dreth Gyngor a Gofynion Rhagnodedig (Cymru) (Diwygio) 2017
• Rheoliadau Diwygio Nawdd Cymdeithasol (Taliadau Tai Dewisol) 2001

Rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth am eich iechyd oherwydd ei bod yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni swyddogaethau o dan y ddeddfwriaeth y cyfeirir ato uchod. Rydym yn prosesu gwybodaeth am eich dedfrydau troseddol am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, ac hefyd ar sail y ddeddfwriaeth hon.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, mae'n bosibl na fyddwn yn gallu cyfrifo faint o fudd-dal y mae hawl gennych i'w gael a gwneud taliadau i'ch helpu i dalu am eich costau tai.

Weithiau mae angen gwybodaeth am bobl heblaw am y person sydd wedi gwneud cais am Budd-dal Tai. Er enghraifft, pan fo person yn gwneud cais am Fudd-dal Tai, mae angen gwybodaeth am bobl eraill sy'n byw yn yr un aelwyd i weithio allan faint o fudd-dal y bydd gan yr hawlydd hawl i.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Manylion Banc/Talu
• Eich Teulu
• Eich Amgylchiadau Cymdeithasol
• Eich Amgylchiadau Ariannol
• Manylion Cyflogaeth ac Addysg
• Eich Anghenion Tai
• Delweddau/Ffotograffau
• Gwybodaeth am eich Iechyd
• Eich cenedl
• Copiau o ddogfennau adnabod
• Dedfrydau a thramgwyddau troseddol, lle y bo'n berthnasol

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol wrthych ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Adran Gwaith a Phensiynau
• Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
• Landlordiaid
• Cyflogwyr
• Gwasanaethau Tai y Cyngor
• Adain y Dreth Gyngor y Cyngor
• Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gwasanaethau Plant
• Gwasanaeth Carchardai
• Asiantiaid Gorfodi
• Asiantaeth Gorfodaeth yr Uchel Lys ynghylch adennill dyledion

Gellir cael y mathau canlynol o ddata personol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Manylion Banc/Talu
• Eich Teulu

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Mae yna achosion pan fyddwn yn gwneud penderfyniadau awtomataidd, pan fydd eich data personol yn cael ei lawrlwytho’n electronig o systemau’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) neu Gyllid a Thollau Ei Fawrhydi.

Pan fydd rhywun yn gwneud hawliad gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau neu’n fydd newid yn eu hamgylchiadau ynghylch eu Credyd Cynhwysol, rydym yn derbyn hysbysiad mewn ffeil electronig sy’n cael ei lanlwytho i’n system budd-daliadau. Bydd hyn wedyn yn ail-gyfrifo eich hawl i Fudd-dal Tai a/neu Ostyngiad Treth y Cyngor yn awtomatig, a bydd yn cynhyrchu llythyr hysbysu a anfonir atoch.  Mae hwn yn ffordd gyflym a chywir o sicrhau eich bod yn cael yr hyn y mae gennych hawl iddo.

Rydym yn gwneud hyn yn seiliedig ar un o’r eithriadau i’r hawl i beidio â bod yn destun i benderfyniadau awtomataidd a welir yn Erthygl 22 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU.  Hynny yw, mae’r broses o wneud y penderfyniadau wedi’i hawdurdodi gan y gyfraith, sef y ddeddfwriaeth y cyfeirir ati yn rhan 1 o’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth pan fydd angen i ni wneud hynny yn unig.  Pan fyddwn ni'n rhannu gwybodaeth, rydym ym mhob achos yn darparu cyn lleied ag sydd ei angen i'r canlynol:

• Adran Gwaith a Phensiynau
• Menter Twyll Genedlaethol
• Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
• Ein Cyflenwr Meddalwedd
• Swyddfa Archwilio Cymru
• Cyflogwyr
• Rydym yn defnyddio cwmni i gynorthwyo gyda dadansoddi data
• Eich landlord
• Gweithio Sir Gar, lle cewch eich cyfeirio am gymorth cyflogaeth

Rydym yn cymryd rhan mewn prosiect rhannu data a gomisiynwyd gan Lywodraeth Cymru a rydym yn rhannu eich gwybodaeth gyda’r cwmni sydd yn cyflawni y waith hwn (Policy in Practice).

Yn ogystal, mae'n bosibl y byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth â'r gwasanaethau Cyngor canlynol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Y Gwasanaethau Tai
• Y Dreth Gyngor
• Gwasanaethau Cwsmeriaid
• Codi Tâl Tecach
• Ymchwilio i Dwyll
• Cofrestru Etholiadol
• Gwella Cartrefi
• Gweinyddu Ysgolion
• Prydau Ysgol am Ddim
• Archwilio Mewnol
• Ardrethi Annomestig (Busnes) Cenedlaethol

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth cyhyd ag yr ydych yn gymwys ar gyfer taliadau Budd-dal Tai ac am 7 mlynedd o ddiwedd y flwyddyn y mae'ch cymhwysedd yn dod i ben.  Mae hyn yn unol â Chanllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.