Strategaeth Drawsnewid 2022 - 2027

Pwrpas y Strategaeth Drawsnewid

Prif nod y Strategaeth Drawsnewid yw darparu fframwaith strategol i gynnal rhaglen o newid sefydliadol o bwys fydd yn cefnogi’r Cyngor i gyflawni ei nodau ac amcanion ehangach fel y’u cyflwynir yn ei Strategaeth Gorfforaethol.

Bydd y Strategaeth Drawsnewid yn cyflwyno nodau ac amcanion i helpu i wireddu gweledigaeth benodol.

Bydd y Strategaeth yn ceisio amlinellu sut mae’r sefydliad yn bwriadu gwella ei allu a’r ffordd mae’n defnyddio ei adnoddau i gynnig mwy o werth a buddion i’w gwsmeriaid a’i drigolion.

Bydd yn ceisio cyflymu’r broses foderneiddio ymhellach fyth ar draws y Cyngor, ac yn ein galluogi i barhau i ddarparu gwasanaethau o ansawdd uchel, cost-effeithiol yng nghyd-destun amgylchedd allanol heriol.

Bydd y Strategaeth yn ceisio annog ymagwedd gynhwysol ac integredig at drawsnewid sy’n gwneud y defnydd gorau o’i bobl, systemau a phrosesau. Bydd yn ceisio cyflwyno achos busnes dros fuddsoddi ymhellach yn ein staff, adeiladau a thechnoleg ac annog mabwysiadu arferion gweithio modern a chyflymu prosesau. Bydd yn anelu hefyd at ddatblygu’r sgiliau, diwylliant ac ymddygiadau sydd eu hangen i wneud newid yn bosib.

Bydd yn ceisio cyflwyno’r ymagwedd fydd yn sail i weithredu Rhaglen Drawsnewid, fydd yn cynnwys mwy o ffocws ar ‘gyflawni’ a chreu cyflymdra ac egni i gyflawni’r math o newid sydd ei angen.

Dylid ystyried trawsnewid yn broses barhaus, ac o’r herwydd bydd hon yn Strategaeth ddeinamig y bydd angen ei hadolygu a’i diweddaru bob blwyddyn.

Strategaeth Gorfforaethol

               ↑

Rhaglen Drawsnewid

               ↑

Strategaeth Drawsnewid

Trawsnewid – Ein taith hyd yn hyn

Bu Rhaglen TIC y Cyngor yn un o’r prif gyfryngau ar gyfer cefnogi newid a thrawsnewid ar draws y sefydliad yn ystod y 10 mlynedd diwethaf. Prif nod y rhaglen oedd cefnogi’r gwaith o sicrhau ffordd gynaliadwy o drawsnewid y sefydliad; ffordd o weithio fyddai’n galluogi’r Cyngor i gyrraedd ei darged ar gyfer arbedion ariannol, tra’n diogelu safonau ac ansawdd gwasanaethau rheng flaen ar yr un pryd.

Llwyddodd y Rhaglen i gyflawni’r amcanion hynny ac mae wedi helpu datblygu arferion gwaith mwy modern a chydnerth.

Ymateb y Cyngor i bandemig Covid-19 – trawsnewid heb ei gynllunio

Ym Mawrth 2020, roedd Cyngor Sir Caerfyrddin ar fin dechrau un o'r cyfnodau mwyaf heriol a wynebodd llywodraeth leol erioed. Cyflwynodd effaith pandemig Covid-19 ledled y byd heriau unigryw i'r holl wlad, a derbyniwyd y byddai angen i gynghorau fod wrth wraidd yr ymateb lleol i'r argyfwng.

Roedd dyfodiad argyfwng Covid yn golygu fod rhaid i wasanaethau addasu’n gyflym i roi trefniadau amgen ar waith ar gyfer defnyddwyr a staff i sicrhau eu bod yn parhau i ddarparu gwasanaethau.

Roedd y Cyngor yn awyddus felly i gofnodi a defnyddio’r hyn a ddysgodd o’i ymateb i’r pandemig – i ddeall beth weithiodd yn dda a beth na weithiodd cystal, a sut allai hynny newid ‘beth rydym yn ei wneud’ a ‘sut rydym yn ei wneud’, yn y dyfodol.

Cyd-destun

Un o’r darnau pwysicaf o ddeddfwriaeth newydd a ymddangosodd yn y 10 mlynedd diwethaf fydd yn cael dylanwad mawr ar y ffordd y bydd y Cyngor yn cyflawni ei Raglen Drawsnewid yw Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol, a gyflwynwyd gan Lywodraeth Cymru yn 2015. Mae hon yn ddyletswydd statudol i bob Cyngor yng Nghymru ac mae’n golygu newid arwyddocaol ym mhrosesau ac ymddygiadau Cynghorau. Nod y Ddeddf yw gwella llesiant economaidd, cymdeithasol, amgylcheddol a diwylliannol Cymru, yn unol ag egwyddorion datblygu cynaliadwy. Dywed y ddeddf:

‘... bod yn rhaid i’r corff weithredu mewn modd sy’n ceisio sicrhau bod anghenion y presennol yn cael eu diwallu heb beryglu gallu cenedlaethau’r dyfodol i ddiwallu eu hanghenion hwythau.’

Mae hyn yn creu cyfle pwysig i gysoni nodau ac amcanion Deddf Llesiant Cenedlaethau’r Dyfodol gyda rhai’r agenda trawsnewid ehangach a sicrhau bod y ‘5 Ffordd o Weithio’ yn cael eu hystyried a’u hintegreiddio’n llawn wrth i’r Rhaglen Drawsnewid gael ei chynllunio, ei gweithredu a’i gwerthuso.

Mae angen ystyried hefyd oblygiadau Deddf Llywodraeth Leol ac Etholiadau (Cymru) 2021, a sut all y Rhaglen Drawsnewid gefnogi’r Cyngor i gyflawni rhai o brif ofynion y Ddeddf. Er enghraifft, mae Rhan 6 y Ddeddf yn darparu ar gyfer gwell trefn wella ar gyfer Cynghorau ac mae’n ceisio ‘sefydlu system berfformiad a llywodraethiant fwy cyson sy’n rhoi’r baich ar y Cyngor i gymryd perchnogaeth o’i welliant ei hun.’

Heriau

Mae effaith hirdymor pandemig Covid-19 yn debygol o fod yn bellgyrhaeddol a bydd yn cyflwyno nifer o heriau i’r sefydliad i’r dyfodol, ond rhai cyfleoedd hefyd.

Cyn y pandemig, roedd llywodraeth leol eisoes yn wynebu cynnydd yn y galw am lawer o’i gwasanaethau, yng nghyd-destun llai o adnoddau cyllidebol. Y tebygrwydd yw y gallai’r pandemig wneud yr heriau hyn yn llawer mwy difrifol, er na wyddom eto beth fydd yr effaith lawn ar y sefydliad yn y tymor canol i hirach.

Arweiniodd pandemig Covid-19 at wariant ariannol enfawr gan Lywodraeth y DU, a gall yr angen i fynd i’r afael â’r lefelau hanesyddol o ddyled wladol arwain yn y dyfodol at dynhau gwariant cyhoeddus yn y tymor byr i ganol, a gallai hynny yn ei dro arwain at amgylchedd ariannol arbennig o heriol i’r sector cyhoeddus, gan gynnwys cynghorau lleol. Mae’r codiadau arwyddocaol ym mhrisiau ynni a bwyd yn 6 mis cyntaf 2022 eisoes yn creu heriau ariannol i’r Cyngor.

Efallai hefyd fod effeithiolrwydd ymateb y Cyngor i bandemig Covid wedi codi disgwyliadau ein cwsmeriaid, yn enwedig felly yn y ffordd maen nhw’n cael gafael ar a derbyn gwasanaethau. Gall hyn olygu y bydd rhaid i’r Cyngor edrych ar y ffordd mae’n darparu’r gwasanaethau hynny ac ystyried symud at drefniant 24awr/7-diwrnod ar gyfer darparu gwasanaethau.

Mae denu a chadw gweithlu hyblyg ac wedi’i hyfforddi’n dda yn un o brif ddyheadau llawer o sefydliadau, ond mae’r farchnad waith bresennol yn cynnig her arwyddocaol i lawer yn y sector cyhoeddus. Erbyn hyn, mae’r Cyngor yn gweithredu mewn amgylchedd llawer mwy cystadleuol o ran cyfleoedd a chyflogau, ac mae nifer o wasanaethau’n cael cryn anhawster i ddenu staff addas, cymwysedig.

Mae datblygiadau pellach yn y defnydd o dechnoleg a grëwyd gan y pandemig yn awr yn cynnig cyfle pwysig i’r Cyngor o ran ehangu mynediad at wasanaethau ac awtomeiddio prosesau swyddfa gefn.

Newid hinsawdd yw un o’r heriau mwyaf sy’n wynebu’r sefydliad hwn ar hyn o bryd. Mewn cyfarfod o’r Cyngor Llawn ym mis Chwefror 2019, cyhoeddodd y Cyngor ‘argyfwng newid hinsawdd’ a chytunodd yn unfrydol i ddod yn awdurdod Carbon Sero Net erbyn 2030. Er bod y Cyngor wedi cytuno gweithio mewn ffordd raddol a phragmataidd yn hyn o beth, derbyniwn y bydd angen newid trawsnewidiol mewn rhai meysydd os yw’r targedau uchelgeisiol hyn yn mynd i gael eu cyflawni. Mae cyfle erbyn hyn i gysoni nodau’r agenda datgarboneiddio gyda rhai’r Rhaglen Drawsnewid ehangach.

Trawsnewid – Ein Gweledigaeth

‘Creu newid mewnol sylweddol a chyflym dros gyfnod o 5 mlynedd fydd yn galluogi’r Cyngor i gyflawni ei nodau ac amcanion yn llwyddiannus fel y’u hamlinellir yn ei Strategaeth Gorfforaethol.’

Bydd y Rhaglen yn ceisio tanio newid a blaengaredd arwyddocaol ar hyd a lled y Cyngor ac yn ein helpu sicrhau’r deilliannau gorau oll gyda’r adnoddau sydd ar gael.

Bydd yn ceisio galluogi’r Cyngor i:

• Fod yn sefydliad modern, blaengar a deinamig.
• Sicrhau dyfodol ariannol cynaliadwy.
• Datblygu gweithlu medrus a hyblyg a dod yn ‘Gyflogwr o Ddewis’.
• Darparu gwasanaethau mwy pwrpasol, o ansawdd uchel i gwrdd ag anghenion cwsmeriaid am lai o gost i’r Cyngor.

Prif Amcanion

• Cefnogi’r gwaith o ddatblygu Cyngor sy’n ariannol gynaliadwy, all ddarparu gwasanaethau o ansawdd uchel sy’n cynnig gwerth am arian.
• Adnabod a helpu sicrhau arbedion ariannol trwy weithio’n fwy effeithlon neu dorri costau.
• Datblygu ymagwedd fwy masnachol at ddarparu gwasanaethau’r Cyngor gyda’r bwriad o greu mwy o gyfleoedd cynhyrchu incwm.
• Cyflwyno rhaglen gwella gwasanaethau sy’n sicrhau y gall y Cyngor ddarparu gwasanaethau o ansawdd uchel a chynnig y safonau gofal cwsmer uchaf.
• Cefnogi ailfodelu gwasanaethau er mwyn darparu gwasanaethau modern, hyblyg a deinamig a gynlluniwyd ar sail anghenion y cwsmer/defnyddiwr terfynol.
• Dod yn sefydliad mwy creadigol a blaengar.
• Gweithio gyda rhanddeiliaid a defnyddwyr terfynol i gytuno ar y ffordd fwyaf priodol o ddarparu gwasanaethau.
• Parhau i ddatblygu gweithlu ystwyth, hyblyg, wedi’i rymuso ac wedi’i hyfforddi’n dda sydd wedi ymrwymo i ddarparu gwasanaethau o ansawdd uchel a chynnig y safonau gofal cwsmer uchaf.
• Gwneud mwy o ddefnydd o dechnoleg i gynorthwyo’r Cyngor i ddod yn sefydliad mwy modern, deinamig.
• Gweithredu’n Gyngor deallus trwy wneud defnydd effeithiol o ddata i reoli a gwella perfformiad, ac i reoli gofynion yn effeithiol trwy waith atal ac ymyrraeth gynnar.
• Darparu cyfle i rannu a chydnabod arfer da ar draws y sefydliad.
• Adnabod lle y gall fod angen capasiti a/neu adnoddau ychwanegol i gefnogi’r broses o newid a thrawsnewid.
• Gwneud defnydd effeithiol o gyfathrebu, ymgysylltu â staff a rhaglenni dysgu a datblygu i helpu creu’r diwylliant a’r newid ymddygiad angenrheidiol.

Deilliannau a fwriedir o’r Rhaglen Drawsnewid:

• Gwella ansawdd gwasanaethau a chynnig gwell gwerth am arian
• Gwasanaethau mwy cost-effeithlon
• Gwasanaethau pwrpasol, ymatebol sy’n canolbwyntio ar y cwsmer
• Gweithlu hyblyg sydd wedi’i hyfforddi’n dda iawn
• Gweithlu mwy ymgysylltiedig ac uwch ei gymhelliant
• Datblygu diwylliant dysgu a ‘gallwn wneud’ ymhellach
• Y safonau gofal cwsmer gorau
• Creu arbedion ariannol
• Arbedion a buddion amgylcheddol
• Cynyddu lefel yr incwm a gynhyrchir
• Prosesau gwaith modern ac effeithlon

Ein Blaenoriaethau Trawsnewid

Cynigir fod y Rhaglen yn canolbwyntio ar gefnogi’r gwaith o gyflawni’r blaenoriaethau thematig canlynol:

Blaenoriaethau Croestoriadol

Hefyd, gofynnir i bob un o’r ffrydiau gwaith ystyried y themâu trawsbynciol canlynol fel rhan o’u gwaith:

Arbedion a Gwerth am Arian

1. Nod cyffredinol

Parhau i sicrhau arbedion ariannol trwy weithio’n fwy effeithlon neu dorri costau a ffyrdd mwy clyfar o weithio.

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Un o brif flaenoriaethau Rhaglen TIC ers y cychwyn yw cefnogi’r gwaith o adnabod a/neu wneud arbedion ariannol, trwy weithio’n fwy effeithlon neu dorri costau er mwyn galluogi’r Cyngor i geisio diogelu, neu fuddsoddi mewn, cyllidebau gwasanaethau rheng flaen. Er yn gyffredinol y bu setliadau ariannol y Cyngor yn fwy ffafriol yn y blynyddoedd diweddar o gymharu â’r rhai a gafwyd yn ystod y degawd blaenorol, mae’r rhagolygon y tu hwnt i eleni yn parhau’n ansicr iawn, a’r disgwyl yw y gallai’r angen i ddelio â gwaddol dyledion yn gysylltiedig â Covid ar lefel genedlaethol roi gwasgfa ychwanegol ar gyllid cyhoeddus. Mae’n debyg mai’r angen i sicrhau rhyw gymaint o arbedion ariannol fydd y norm am flynyddoedd lawer i ddod.

Mae’r ffrwd waith bresennol wedi blaenoriaethu adolygu meysydd gwariant ‘arferol/ailadroddol’ y Cyngor, megis teithio, post ac argraffu ac ati, gan y gallai torri costau yn y meysydd gwario hyn gyfyngu’r angen i dorri cyllidebau gwasanaethau rheng flaen fel rhan o broses barhaus pennu cyllideb y Cyngor. Gallai gostyngiad o 5% mewn gwariant ailadroddol gynhyrchu arbediad blynyddol o fwy na £1m miliwn.

Mae’r Cyngor wedi gwneud gostyngiadau parhaus yn y gwariant ar deithio ac argraffu ers rhai blynyddoedd, ac arbedwyd dros £2m o wariant ar gostau teithio staff (cronnol) er 2012. Mae pandemig Covid a’r symud at fwy o weithio o bell yn cynnig cyfleoedd i wneud rhagor o arbedion yn y meysydd hyn, a dangosodd y ffrwd waith y dylid arbed £300k arall ar deithio ac argraffu yn ystod y 3 blynedd nesaf, ynghyd â chynnig buddion amgylcheddol ar yr un pryd.

Mae’r ffrwd waith hefyd wedi blaenoriaethu adolygiad o wariant staffio’r Cyngor gyda’r bwriad o ddatblygu modelau staffio mwy cynaliadwy wrth edrych i’r dyfodol. Ar hyn o bryd, mae’r Cyngor yn gwario dros £5m y flwyddyn ar ddefnyddio staff asiantaethau a thaliadau goramser, ac efallai fod cyfleoedd i edrych ar lefelau staffio craidd mewn rhai gwasanaethau allai greu arbedion ariannol net a chynnig buddion ehangach o ran gwneud gwasanaethau’n fwy cydnerth. Mae cynllun gweithredu yn ei le’n barod i ddechrau edrych ar y cyfleoedd hyn ac mae’n debyg y bydd hyn yn parhau’n flaenoriaeth fel rhan o’r cam trawsnewid nesaf.

Cynhaliwyd ymarferiad annibynnol yn dadansoddi cyllidebau isadrannau yn yr Hydref 2021 i gefnogi gwasanaethau i ddod o hyd i arbedion cyllidebol i’r dyfodol. Bydd y Ffrwd Waith Effeithlonrwydd a Gwerth am Arian yn ceisio adnabod unrhyw themâu corfforaethol ddaw allan o’r adroddiadau, gyda’r bwriad wedyn o edrych arnynt ymhellach fel cyfleoedd arbed posib, tra’n ceisio gweithio gyda meysydd gwasanaeth unigol i gynnig cefnogaeth a chymorth i edrych ymhellach ar gyfleoedd a gweithio arnynt ar lefel gwasanaeth.

Bydd y Ffrwd Waith hefyd eisiau parhau â’i rôl bresennol yn cynnig trosolwg strategol o weithgarwch caffael y Cyngor, a bydd hyn yn cynnwys gwerthuso’r potensial i wneud defnydd ychwanegol o’r dull rheoli yn ôl categori er mwyn creu arbedion ariannol a cheisio cryfhau gweithdrefnau rheoli contractau’r Cyngor.

Cafodd cyflwyno Rheoli yn ôl Categori ei fonitro ac mae’r newidiadau yn y dirwedd economaidd, yn enwedig felly wedi Covid, yn ogystal â newidiadau polisi cenedlaethol a blaenoriaethau’r Cyngor ynghylch buddsoddi yn ein heconomi leol wedi arwain yn anochel at newidiadau yn y ffordd y caiff hyn ei weithredu’n strategol. Ffocws allweddol oedd datblygu casgliad newydd o Ddangosyddion Perfformiad Allweddol i adlewyrchu’r newidiadau hyn a sicrhau bod ein datrysiadau caffael yn greadigol, eu bod yn seiliedig ar angen a welwyd ac a gafodd ei herio, sy’n lliniaru rhag cynnydd mewn costau ac sy’n cefnogi ein cynlluniau ‘Gwario’n Lleol’ tra’n aros o fewn ffiniau gofynion deddfwriaethol.

Cynhaliwyd adolygiad lefel uchel o weithdrefnau Rheoli Contractau’r Cyngor ac mae hyn yn cael ei ystyried yn elfen allweddol o’r cylch caffael, a gwelwyd enghreifftiau o gryfder a gwendid ar draws yr Awdurdod. Mae’n hanfodol er mwyn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’n rheoliadau ariannol a chaffael yn ogystal â sicrhau bod contractau yn perfformio ar eu gorau a’u bod yn cynnig gwerth am arian.

3. Beth fydd ein prif amcanion?

• Parhau i fonitro ac ymchwilio i feysydd gwariant arferol/ailadroddol gyda’r bwriad o dorri gwariant ymhellach yn y meysydd hyn, lle’n briodol.
• Cefnogi’r gwaith o adnabod a gwneud arbedion effeithlonrwydd PBB ar lefel gorfforaethol a gwasanaethau.
• Adnabod cyfleoedd eraill am arbedion effeithlonrwydd trwy dorri costau a/neu ffyrdd mwy clyfar o weithio
• Sicrhau y gall y Cyngor wneud y gorau o gyfleoedd ‘Buddsoddi i Arbed’ mewnol ac allanol er mwyn gwneud arbedion ariannol a/neu gynhyrchiant.
• Sicrhau bod gan yr Awdurdod brosesau cadarn ar waith ar gyfer comisiynu a rheoli contractau sy’n glir i staff ar bob lefel o’r sefydliad ac y cedwir atynt ar draws ein holl wasanaethau amrywiol.
• Annog staff i feddwl yn fwy blaengar ynghylch gweithgareddau comisiynu a chaffael a herio ffyrdd presennol o weithio trwy reoli yn ôl categori.

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Edrych drwy’r adroddiadau annibynnol yn dadansoddi cyllidebau is-adrannau er mwyn adnabod y potensial ar gyfer mwy o arbedion ariannol ar lefel gorfforaethol a gwasanaethau – erbyn Mehefin 2023.
• Adolygu’r cynnydd a wnaed yn gwneud yr arbedion effeithlonrwydd a gynlluniwyd ar lefel gwasanaethau a darparu cefnogaeth a chymorth, lle’n briodol – Tachwedd ac yn chwarterol wedi hynny.
• Adnabod gwasanaethau heb fod yn rhai statudol y gellid eu diddymu neu swyddogaethau statudol a heb fod yn rhai statudol lle y gellid gostwng safonau darparu er mwyn galluogi’r Cyngor i barhau i ddarparu gwasanaethau blaenoriaeth a sicrhau cyllideb gytbwys erbyn Hydref 2023.
  
  • Goruchwylio gweithredu’r Cynllun Cyflawni Costau Staffio gan gynnwys:
    gweithio gyda gwasanaethau blaenoriaeth i edrych ar ddewisiadau i dorri costau asiantaethau/goramser trwy gyflwyno strwythurau staffio mwy cynaliadwy erbyn Ebrill 2023
  • Cynnal adolygiad pellach o drefniadau wrth gefn erbyn Medi 2023
• Datblygu ymhellach y Dashfwrdd Gwario Arferol ac adroddiadau cysylltiol i helpu monitro a rheoli meysydd gwario uchel/adnabod cyfleoedd am arbedion posib ar lefel cost – i’w adolygu’n chwarterol.
• Adolygu ymagwedd yr Awdurdod at ‘Fentrau Buddsoddi i Arbed’ gan gynnwys adnabod ffynonellau ariannol allanol posib ac ymwybyddiaeth o/hygyrchedd menter Cronfa Ddatblygu fewnol yr awdurdod erbyn Mehefin 2023.
• Adolygu’r deilliannau o raglen Gaffael yr awdurdod fydd yn cynnwys datblygu a defnyddio Dangosyddion Perfformiad allweddol erbyn Ebrill 2023
  Adolygu’r cynnydd a wnaed yn cyflwyno’r cynllun gweithredu presennol sy’n ceisio cryfhau arferion rheoli contractau presennol y Cyngor ac adnabod meysydd lle y gall fod angen gwella ymhellach erbyn Ebrill 2023.

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y gwaith hwn?

• Sicrhau arbedion effeithlonrwydd ag iddynt werth ariannol
• Arbedion cynhyrchiant
• Osgoi costau

Incwm a Masnacheiddio

1. Nod cyffredinol

Datblygu agwedd fwy masnachol at ddarparu gwasanaethau’r Cyngor gyda’r bwriad o gynyddu lefel yr incwm a gynhyrchir.

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Un o brif flaenoriaethau Rhaglen TIC yw chwilio am ffyrdd o gynhyrchu mwy o incwm o ffioedd a thaliadau, a chodi lefelau dyledion y mae’r Cyngor yn llwyddo i’w hadennill.

Daw’r rhan fwyaf o incwm blynyddol y Cyngor o gyllid Llywodraeth Cymru, Dreth Gyngor ac Ardrethi Busnes, a daw gweddill yr incwm o ffïoedd a thaliadau a godir gan y Cyngor. Caiff llawer o’r taliadau hyn eu pennu bob blwyddyn fel rhan o broses pennu cyllideb y Cyngor, a chaiff rhai eu pennu’n genedlaethol neu trwy statud. Gall taliadau fod yn ffynhonnell incwm pwysig a gallant helpu i wella neu gynnal gwasanaethau. Yn am lawn, nid yw taliadau’n seiliedig ar gost darparu’r gwasanaeth ac o’r herwydd gellir darparu cymhorthdal amrywiol ar eu cyfer. Byddai gwell gwybodaeth ar y berthynas rhwng costau a thaliadau yn helpu adnabod lle y mae cymorthdaliadau presennol yn anghymesur â lefel y deilliannau cadarnhaol a ddarperir i unigolion neu gymunedau.

Mae hon yn un enghraifft o lle y gallai’r Cyngor weithio mewn ffordd fwy fasnachol i gynhyrchu mwy o incwm. Fodd bynnag, mae masnacheiddio’n golygu mwy nag adolygu ffïoedd a thaliadau, gan ei fod yn cynnwys edrych ar y busnes yn ei grynswth ac adnabod cyfleoedd newydd i gynhyrchu incwm. Mae nifer o awdurdodau lleol yn sylweddoli erbyn hyn y gall lefel uwch o fasnacheiddio, a’r cynnydd mewn refeniw fyddai’n deillio o hynny, ddarparu ar gyfer ffordd fwy cynaliadwy o ddelio â heriau parhaus cyllidebau’n crebachu a gofynion cynyddol. Gwelodd astudiaeth Archwilio Cymru ar ‘Masnacheiddio mewn Llywodraeth Leol’ (Hydref 2020) fod cynghorau lleol yn ‘ystyried ffyrdd gwahanol o wneud arbedion, diogelu gwasanaethau a chreu incwm. O ganlyniad mae masnacheiddio’n dod yn fwyfwy pwysig ar gyfer cynghorau.’

Yn sgil hyn mae rhai Cynghorau wedi creu rolau Rheolwr Masnachol i greu’r gallu a’r arbenigedd i yrru’r agenda hwn yn ei flaen yn eu priod sefydliadau, gan gydnabod yr ad-daliad arwyddocaol ar fuddsoddiad y gallai’r rôl hon ei gynnig.

Bu ffrwd waith Incwm TICyn gweithio i adnabod y cyfleoedd i weithredu mewn ffordd fwy masnachol ar draws y sefydliad, gan edrych ar y mathau o sgiliau a gallu sydd ar gael neu y bydd eu hangen i gefnogi hynny. Cynhaliwyd gweithdai gyda gwasanaethau allweddol fydd yn cael eu defnyddio i ddatblygu Achos Busnes er mwyn i’r Cyngor fabwysiadu ffordd fwy masnachol o weithio. Mae’r gwaith cychwynnol a wnaed hyd yn hyn wedi dangos yn barod fod yna fuddion amlwg o fuddsoddi mewn capasiti ac arbenigedd ychwanegol yn y maes hwn, fel y gwelwyd yn llwyddiant Is-adran Gwasanaethau Hamdden y Cyngor, sydd wedi cynyddu’n arwyddocaol ei gweithgareddau cynhyrchu incwm dros y 5 mlynedd diwethaf, gan olygu y gellid lleihau lefel y cymhorthdal sydd ei angen gan y Cyngor i allu darparu’r gwasanaethau hynny.

3. Prif Amcanion

• Annog proses o ddatblygu diwylliant ac ymagwedd fwy masnachol ar draws y sefydliad er mwyn cynyddu lefel yr incwm a gynhyrchir gan y Cyngor.
• Sicrhau bod gan y Cyngor sgiliau a galluoedd digonol i gefnogi’r ymagwedd hon.
• Sicrhau bod ffïoedd a thaliadau gwasanaethau yn adlewyrchu costau darparu’r gwasanaeth hwnnw oni bai fod achos busnes yn datgan fel arall
• Adnabod y potensial i gynhyrchu mwy o incwm trwy gael mwy o bobl i ddefnyddio gwasanaethau
• Cynnig eglurder o ran y defnydd o ostyngiadau a chymorthdaliadau.
• Adolygu polisïau casglu incwm y Cyngor i sicrhau y caiff incwm ei gasglu yn y ffordd fwyaf effeithlon.
• Adolygu cyfleoedd i gynyddu incwm o hysbysebu a nawdd.
• Adnabod mwy o gyfleoedd cynhyrchu incwm trwy werthu gwasanaethau’r Cyngor i gyrff eraill yn y sectorau cyhoeddus/preifat tra’n sicrhau ei fod yn cydymffurfio â’r fframwaith deddfwriaethol perthnasol.
• Cryfhau prosesau adennill dyledion ymhellach a sicrhau bod capasiti digonol i adennill y lefelau uchaf posib o ddyledion.

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Datblygu adroddiad achos busnes sy’n nodi dyheadau’r Cyngor a chyfleoedd pellach ar gyfer masnacheiddio a’r mathau o alluoedd a sgiliau sydd eu hangen i gyflawni’r agenda hwn erbyn Mehefin 2023
• Datblygu Strategaeth Fasnachol ar gyfer y sefydliad erbyn Medi 2023
• Datblygu fframwaith i gefnogi’r gwaith o geisio adennill costau wrth bennu ffïoedd a thaliadau’r Cyngor erbyn Ebrill 2023
• Cyflwyno rhaglen dreigl o adolygiadau adennill costau er mwyn cyfrannu at y broses o bennu ffïoedd a thaliadau i’r dyfodol erbyn Ebrill 2024
• Cyflwyno rhaglen sy’n cefnogi’r gwaith o gyflwyno cynllun peilot o hysbysebion ar gylchfannau’r Cyngor wedi’i chwblhau erbyn Mawrth 23 a’i chyflwyno’n llawn erbyn diwedd 23/24.
• Adnabod cyfleoedd eraill i gynyddu incwm o hysbysebion a nawdd a sicrhau y defnyddir ffordd fwy cydlynol o weithio er mwyn cynhyrchu’r lefel uchaf bosib o incwm erbyn Medi 2023.
• Datblygu fframwaith/canllawiau i gefnogi gwasanaethau i adnabod cyfleoedd cynhyrchu incwm trwy ddarparu/gwerthu gwasanaethau i gyrff sector cyhoeddus/preifat eraill erbyn Medi 2023.
• Cryfhau trefniadau rheoli achos ymhellach i gefnogi’r gwaith o adennill mwy o ddyledion i’r Cyngor erbyn Ebrill 2023.
• Datblygu camau allweddol i werthuso deilliannau’r fenter Buddsoddi i Arbed a neilltuodd adnoddau ychwanegol i’r swyddogaeth adennill dyledion erbyn Ebrill 2023.

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y newidiadau hyn?

• Cynhyrchu mwy o incwm.
• Adennill mwy o ddyledion.

Gweithle

1. Nod cyffredinol

Manteisio ar y cyfleoedd a gyflwynwyd gan symud at weithio hybrid ac ad-drefnu ymhellach bortffolio adeiladau’r Cyngor a moderneiddio a gwella’r amgylchedd gwaith yn yr adeiladau craidd eraill.

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Mae portffolio eiddo’r Cyngor yn cynnwys nifer o adeiladau gwahanol gan gynnwys adeiladau swyddfeydd, depos gweithredol, ysgolion, cyfleusterau cymunedol a hamdden. Un o nodau’r prosiect Gweithio’n Ystwyth a gyflwynwyd ar draws yr awdurdod rhwng 2017-18 oedd addasu adeiladau’r Cyngor er mwyn creu amgylchedd gwaith oedd yn cefnogi’r newid at weithio mewn ffordd fwy ystwyth. Roedd hynny’n cynnwys newidiadau i gynllun a gosodiad mewnol rhai adeiladau i greu amgylcheddau swyddfa cynllun agored, addas ynghyd â defnyddio cyfleusterau gweithfannau cyfleus dynodedig.

Mae effaith pandemig Covid-19 wedi cyflymu ymhellach y defnydd o weithio hybrid, sydd erbyn hyn yn cynnig mwy o gyfleoedd i’r Cyngor resymoli ei stoc adeiladau.

Mae’n naturiol fod y symud i ffwrdd o weithio’n llawn amser mewn swyddfeydd yn debygol o olygu y bydd angen llai o adeiladau arnom yn y dyfodol, ac y gallai fod angen inni ailbwrpasu’r rhai y penderfynwn eu cadw. Bydd yn bwysig datblygu corff o dystiolaeth am yr angen am adeiladau a’r cyflenwad ohonynt i sicrhau bod y model hybrid yn cwrdd ag anghenion gwasanaethau ac wrth bennu strategaethau i’r dyfodol.

Bydd gofynion gweithio mewn swyddfeydd yn cael eu diwallu trwy sefydlu hybiau canolog yn y prif drefi, fydd wedyn yn golygu y gellir rhyddhau adeiladau eraill i’w gwerthu neu eu rhentu. Bydd hyn yn creu cyfle i wneud arbedion ariannol, ond bydd yn golygu hefyd y gall y Cyngor ystyried sut all foderneiddio gweddill ei adeiladau (gan gynnwys depos gweithredol), i sicrhau y gall gefnogi anghenion gweithlu modern a denu mwy o bobl i leoliadau canol trefi.

3. Prif Amcanion

• Cryfhau trefniadau rheoli asedau’r Awdurdod er mwyn cefnogi amcanion ariannol, economaidd, cymdeithasol, diwylliannol ac amgylcheddol.
• Egluro gweledigaeth yr Awdurdod ynghylch yr adeiladau fydd eu hangen i’r dyfodol a gwella rheoli perfformiad asedau. Defnyddio a gwreiddio egwyddorion datblygu cynaliadwy yn y ffordd yr ydym yn cynllunio, darparu a monitro’r gwaith o reoli asedau.
• Goruchwylio’r gwaith o gyflwyno cynllun rhesymoli adeiladau er mwyn lleihau’r portffolio gan hyd at 50%, lleihau costau cynnal a chadw a chyfleustodau adeiladau: a mwy o bwyslais ar drosglwyddo asedau ac effeithlonrwydd ynni.
• Gweithio mewn partneriaeth gyda rheolwyr, staff ac undebau llafur i greu gweithleoedd cynhwysol sy’n cefnogi llesiant staff a darparu gwell gwasanaethau. Bydd gweithleoedd yn gyson, byddant yn cynnwys y cyfarpar angenrheidiol ac yn gymwys i’w pwrpas. Cefnogi symudiad at fwy o bobl yn gweithio o bell, a’u helpu i adeiladu ar gynnydd a wnaed yn ystod y pandemig a chael gwell dealltwriaeth o fuddion gweithio o bell.
• Cryfhau gwaith rheoli a chynnal a chadw parhaus ar adeiladau i sicrhau bod cyfleusterau’n cael eu darparu mewn ffordd gost effeithlon a chynaliadwy tra’n cwrdd ag anghenion defnyddwyr yr adeilad.
• Sicrhau y datblygir strategaethau a chynlluniau i gefnogi datblygu cynaliadwy a chyfrannu at dargedau Carbon Sero Net. Annog a grymuso staff i fod yn flaengar wrth gymudo i’r gweithle ac wrth deithio fel rhan o’u gwaith beunyddiol.
• Gweithio mewn partneriaeth â’r sector cyhoeddus ehangach, trwy’r Bwrdd Gwasanaethau Cyhoeddus, i wneud y defnydd gorau o adnoddau ar draws sefydliadau yn Sir Gaerfyrddin.
• Cynnig dewis a chyfle i staff fyw a gweithio yn eu cymunedau lleol a hyrwyddo cydbwysedd da rhwng gwaith/bywyd a llesiant. Sicrhau bod systemau adeiladau a thechnolegau ar gael i staff i gefnogi’r model gweithio hybrid hwn.

4. Beth yw ein blaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Datblygu Cynllun Swyddfeydd 2023 – 2028 strategol er mwyn rhesymoli’r stad. Dylid cytuno a chymeradwyo’r cynllun hwn yn gorfforaethol erbyn Ionawr 2023
• Cyflwyno cynllun adeiladau:
  
  • Caerfyrddin:
    
    • Cadarnhau gofynion gweithleoedd tref Caerfyrddin ar gyfer pob gwasanaeth erbyn Tachwedd 2022.
    • Adolygu Neuadd y Sir a 3 Heol Spilman ac ystyried cyfyngiadau mecanyddol a thrydanol a gosodiadau swyddfa er mwyn creu mwy o gapasiti erbyn Ionawr 2023.
    • Diweddaru’r cynlluniau rheoli tanau ar gyfer 3 Heol Spilman a Neuadd y Sir erbyn Ionawr 2023.
    • Cynllun adleoli ar gyfer gwasanaethau gwahanol erbyn Rhagfyr 2022.
    • Cynhyrchu cynllun graddol ar gyfer symudiadau erbyn Rhagfyr 2022.
  • Rhydaman:
    
    • Cyflwyno adroddiad ar gyflwr a chostau adnewyddu Neuadd y Dref Rhydaman. Wedi’i gwblhau.
    • Gweithio gyda Tai i ddatblygu cynllun ar gyfer yr Hen Lyfrgell a Chanolfan Cennen erbyn Chwefror 2023.
    • Datblygu cynllun i wneud y defnydd gorau o Dŷ Parc-yr-hun erbyn Chwefror 2023.
  • Llanelli:
    • Cyflwyno gosodiadau newydd ar gyfer llawr 1af ac 2il lawr Tŷ Elwyn i gefnogi gweithio hybrid a chreu mwy o gapasiti yn y gweithle erbyn Tachwedd 2022.
    • Adleoli staff Tai o Borth y Dwyrain i Dŷ Elwyn erbyn Tachwedd 2022.
    • Adolygu’r cynigion meddiant ar gyfer gweddill Tŷ Elwyn gyda’r bwriad o symud staff o Borth y Dwyrain a Neuadd y Dref i Dŷ Elwyn erbyn Chwefror 2023.
    • Creu cynllun is-osod ar gyfer Porth y Dwyrain erbyn Chwefror 2023.
• Adolygu’r ddarpariaeth o hybiau amlasiantaethol yn y 10 tref erbyn Mawrth 23.
• Defnyddio system Rheoli Adnoddau ac archebion ‘Occupeye’ erbyn Ionawr 2023.
• Datblygu cynllun teithio a pharcio integredig ar gyfer adeiladau a gedwir erbyn Ionawr 2023.
  
  • A rhesymwaith parcio ar gyfer Neuadd y Sir a Spilman.
• Sefydlu 6 man cyfarfod corfforaethol hybrid ar draws y sir, fyddai ar gael i bawb trwy system archebu. Wedi’i gwblhau.
• Datblygu casgliad o fesuriadau perfformiad a deilliannau ar gyfer asedau a’u monitro ar lefel gorfforaethol erbyn Ionawr 2023.
• Casglu ac adolygu’r data a gasglwyd gan system Occupeye erbyn Mawrth 2023.
• Adolygu rôl y ‘Person sy’n Gyfrifol am y Safle’ (PRP). Datblygu dewisiadau ac awgrymiadau ar ffordd ymlaen i ddelio â chyfrifoldebau’r rôl mewn amgylchedd hybrid erbyn Mehefin 2023.

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y gwaith hwn?

• Cefnogi effeithlonrwydd a llesiant y gweithlu/gwasanaethau
• Arbedion refeniw a chyfalaf
• Buddion amgylcheddol
• Defnyddio adeiladau
• Nifer y staff sy’n gweithio o bell yn rheolaidd
  
  • (Occupeye?)
  • Data mewngofnodi TGCh o systemau TGCh
  • System mynediad drysau Chubb

Gweithlu

1. Nod cyffredinol

Goruchwylio’r gwaith o ddatblygu Strategaeth Weithlu a chyflawni blaenoriaethau allweddol ar gyfer y gweithlu i alluogi’r Cyngor i ddod yn sefydliad mwy modern ac ymatebol ac yn ‘Gyflogwr o Ddewis’.

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Gweithwyr yw ased pwysicaf y sefydliad ac maent yn cyfrif am tua 60% o’r holl wariant. Bydd recriwtio, cadw, datblygu a llesiant ein gweithlu i’r dyfodol yn allweddol ar gyfer cyflawni Rhaglen Drawsnewid lwyddiannus ac i amcanion strategol ehangach y Cyngor.

Mae nifer o reolwyr wedi dweud mai’r gallu i greu gweithlu hyblyg, mwy deinamig allai ymateb i gyfnewidiadau yn y galw am wasanaethau fyddai’r ffactor cyfrannol mwyaf o ran eu galluogi i drawsnewid eu gwasanaethau. Recriwtio gweithlu yw un o’r heriau mwyaf sy’n wynebu’r sefydliad ar hyn o bryd a bydd angen inni feddwl yn wahanol am sut y dylem ymateb i’r heriau hyn.

Bydd Cynllunio’r Gweithlu yn allweddol i ragweld ac adnabod anghenion y sefydliad ar hyn o bryd ac i’r dyfodol. Mae proffiliau oed yn dangos mai cyfran isel o’r gweithlu sydd dan 25, ac wrth i’r gweithlu heneiddio (mae dros 50% o’n gweithlu dros 45 oed), mae angen sicrhau y gallwn barhau i ddarparu gwasanaethau i’r dyfodol.

Bydd cyflwyno system Recriwtio Staff newydd yn help wrth fabwysiadu arferion gweithio modern sydd hefyd yn cwrdd ag anghenion rheolwyr ac ymgeiswyr.

Fe fydd angen adolygu’r polisïau Adnoddau Dynol presennol i sicrhau eu bod yn gweddu i’w pwrpas a’u bod yn helpu’r Cyngor i gyflawni ei ddyheadau i ddod yn sefydliad mwy modern a hyblyg. Bydd angen i hyn blethu gydag ac ategu at newid mewn meysydd eraill yn y Cyngor, megis rhesymoli swyddfeydd a’r symud at weithio hybrid a digidol.

Fe fydd angen sicrhau hefyd fod gan ein gweithlu y sgiliau a’r ymddygiadau angenrheidiol i gefnogi’r math o newid a thrawsnewid sydd eu hangen ar draws y sefydliad.

Er mwyn mesur ein buddsoddiad yn ein staff, rydym wedi ymrwymo i safon Buddsoddwyr mewn Pobl (IiP) sy’n cynnig meincnodau allanol yn erbyn safon ryngwladol. Cynhelir yr adolygiad presennol ym mis Hydref 2022, a bydd yn cynnig adborth gwrthrychol y gallwn ei ddefnyddio i wella.

3. Prif Amcanion

• Datblygu a chryfhau ymhellach fframwaith rheoli gweithlu strategol yr Awdurdod i gefnogi awydd y Cyngor i ddod yn ‘Gyflogwr o Ddewis’.
• Datblygu ymhellach drefniadau Cynllunio’r Gweithlu y Cyngor er mwyn creu’r capasiti a’r cydnerthedd i gyflawni ei amcanion strategol a rhagweld a chwrdd ag anghenion i’r dyfodol.
• Gofalu y gall y Cyngor wneud defnydd effeithiol o ddata i gryfhau perfformiad a rheolaeth strategol ei weithlu.
• Gwneud defnydd effeithiol o dechnoleg i helpu i foderneiddio prosesau a gweithdrefnau gweithlu allweddol.
• Cryfhau trefniadau’r Cyngor ar gyfer recriwtio, cadw a hyblygrwydd ei weithlu
• Sicrhau bod gan staff y Cyngor y sgiliau a’r ymddygiadau angenrheidiol i gefnogi’r gwaith o gyflwyno’r agenda moderneiddio a thrawsnewid yn effeithiol fel y gall y
• Cyngor gyflawni ei nodau ac amcanion ehangach.
• Parhau i geisio gwella iechyd a llesiant ein gweithlu.

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Datblygu Strategaeth Weithlu newydd ar gyfer y sefydliad fydd yn amlinellu’r nodau ‘pobl’ a blaenoriaethau darparu erbyn Rhagfyr 2022.
• Datblygu Fframwaith Data Gweithlu cynhwysfawr a threfniadau monitro ac adolygu parhaus ar lefel gorfforaethol erbyn Mehefin 2023.
• Gweithio gyda’r LGA i gyflwyno prosiect peilot Cynllunio’r Gweithlu o fewn Gofal Cymdeithasol/Gwasanaethau Plant ac yna cyflwyno trefn debyg ar draws gwasanaethau eraill – erbyn Mehefin 2023.
• Cwblhau’r gwaith o gyflwyno proses a system Recriwtio Staff newydd erbyn Medi 2023.
• Datblygu Strategaeth a mentrau i ddenu, recriwtio a chadw talent yng nghyd-destun gweithlu sy’n lleihau erbyn Mehefin 2023.
• Ymchwilio i gyfleoedd i leihau costau staffio asiantaethau ac eraill (corfforaethol ac ysgolion) gan gynnwys y potensial i sefydlu swyddogaeth asiantaeth/gyflenwi fewnol a/neu hwb staffio erbyn Medi 2023.
• Gweithredu’r System Rheoli Dysgu newydd yn llawn i gefnogi’r gwaith o ddarparu ymyriadau Dysgu a Datblygu wedi’u targedu sy’n cefnogi nodau strategol y sefydliad wrth symleiddio prosesau erbyn Medi 2023.
• Datblygu fframwaith Arwain a Rheoli’r Cyngor ymhellach i gefnogi’r gweithlu i drawsnewid a chyflawni erbyn Mawrth 2023.
• Cyflwyno Rhaglen Gweithlu’r Dyfodol yn cynnwys cyfleoedd i raddedigion, prentisiaethau a phrofiad gwaith sy’n gydnaws â blaenoriaethau cynllunio’r gweithlu erbyn Ionawr 2023.
• Cynnal adolygiad o bolisïau Adnoddau Dynol perthnasol i gefnogi’r gwaith o ddatblygu gweithlu mwy hyblyg a deinamig erbyn Mehefin 2023.
• Datblygu achos busnes i gefnogi’r gwaith o fanteisio ar fwy o gyfleoedd masnachol ar gyfer Gwasanaethau Galwedigaethol y Cyngor erbyn Ionawr 2023.
• Cynyddu mentrau ymgysylltu â staff ar draws y sefydliad erbyn Mehefin 2023.

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y gwaith hwn?

• Lleihau lefelau salwch
• Lleihau cyfraddau trosiant staff
• Arolygon Ymadael – canfyddiadau/themâu
• Codi lefelau ymgysylltiad staff
• Cymhareb ymgeiswyr i gyfweliad (ydym ni’n denu’r staff iawn) ar gyfer ymgeiswyr mewnol ac allanol
• Cyfradd derbyn swyddi
• Cymhareb ennill/colli (o ble ydym ni’n denu ymgeiswyr/i ble ydym ni’n colli ymgeiswyr)

Cynllunio a Gwella Gwasanaethau

1. Nod cyffredinol

Darparu ar gyfer ymagwedd fwy cynaliadwy a chreadigol at yr adolygiad, ailfodelu a gwella gwasanaethau’r Cyngor.

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Fel Cyngor, rydym yn falch o ansawdd y gwasanaethau y gallwn eu darparu. Rydym wedi gweithio’n galed i wella effeithlonrwydd gwasanaethau unigol a chynnal neu wella gwasanaethau rheng flaen wrth i adnoddau leihau. Fodd bynnag, er mwyn cael y gorau o’r adnoddau sydd ar gael, mae angen inni feddwl yn wahanol am sut yr ydym yn darparu ein gwasanaethau.

Bydd y ffrwd waith hon yn ceisio creu ffordd fwy cynaliadwy ac sy’n defnyddio mwy o dystiolaeth o wella ac ailfodelu gwasanaethau’r Cyngor. Cafwyd pryderon yn y gorffennol nad oedd y Cyngor yn gwneud y defnydd gorau o’r capasiti TIC ac nad oedd gwaith y tîm wedi’i gysylltu’n ddigon agos â chefnogi blaenoriaethau’r Cyngor o ran gwella gwasanaethau.

Roedd pryderon hefyd ynghylch cyflymder a chynhyrchu adolygiadau TIC a chynlluniau gwella dilynol, ac nad oedd y newid a’r gwelliant a ddeilliodd o’r ymyriadau hyn yn aml ond i’w gweld am gyfnodau byr a’i bod yn ymddangos eu bod yn lleihau’n sylweddol unwaith y deuai adnoddau a llywodraethu TIC i ben.

Bwriedir gwneud mwy o ddefnydd o ddata a gwybodaeth wrth lunio’r rhaglen adolygiadau, ac mae’n debyg mai adroddiadau monitro perfformiad chwarterol y Tîm Rheoli Corfforaethol fydd prif ffynhonnell ceisiadau am adolygiadau. Gall awgrymiadau ar gyfer adolygiadau ddod yn uniongyrchol oddi wrth Gyfarwyddwyr neu Benaethiaid Gwasanaethau neu drwy aelodau etholedig hefyd.

Bydd methodoleg bresennol adolygiadau TIC ac unrhyw ailgynllunio prosesau fydd yn dilyn o hynny yn parhau i fod yn seiliedig ar yr angen i adnabod anghenion ein cwsmeriaid a’u diwallu orau y gallwn, a sicrhau y gwneir defnydd effeithiol o ddata a bod penderfyniadau’n seiliedig ar dystiolaeth a’n bod yn chwilio am bob cyfle i gael gwared â gwastraff a biwrocratiaeth. Fodd bynnag, mae egwyddorion darparu gofal cwsmer da a defnyddio arferion rheoli perfformiad a gweithlu cadarn ac effeithiol wedi cael eu hintegreiddio yn y ffordd o weithio hefyd.

Mae deall anghenion a blaenoriaethau defnyddwyr gwasanaethau wedi bod yn ganolog i’r ffordd y cynhaliwyd adolygiadau TIC blaenorol. Mae cyfle yn awr i fynd â hyn ymhellach a rhoi lle amlwg i ddefnyddwyr gwasanaethau yn y broses adolygu, yn enwedig felly wrth edrych ar ddewisiadau ar gyfer ailgynllunio prosesau neu ailfodelu gwasanaethau. Mae’r pwyslais ar ‘gyd-gynhyrchu’ yn cynnig buddion amlwg trwy helpu defnyddwyr i lywio dyfodol y gwasanaeth ar sail eu hanghenion penodol nhw.

Un o’r prif wersi a ddysgwyd o gynnal adolygiadau TIC blaenorol oedd yr angen i ddatblygu trefniadau i sicrhau bod unrhyw newidiadau oedd yn deillio o’r adolygiad yn arwain at newid a gwelliant hirdymor a chynaliadwy. Mae ymrwymiad arweinwyr yn y gwasanaeth i sicrhau y caiff newidiadau yn deillio o adolygiadau eu gweithredu’n llawn yn allweddol i hyn, ond bydd angen hefyd datblygu dulliau o ddarparu monitro parhaus ar lefel gorfforaethol. Bydd prosesau’r Tîm Trawsnewid ar gyfer cymeradwyo prosiectau yn cael eu cryfhau, a bydd angen i wasanaethau adnabod cyfres o gamau y gellir eu defnyddio i gefnogi’r monitro a’r goruchwylio perfformiad parhaus ar lefel gwasanaeth a chorfforaethol.

3. Prif Amcanion

Y prif amcanion ar gyfer y ffrwd waith yw:

• Datblygu ffordd strategol, seiliedig ar dystiolaeth, a chynhwysol o benderfynu ar adolygiadau a phrosiectau trawsnewid gyda’r bwriad o sicrhau bod y rhaglen adolygiadau yn canolbwyntio ar gefnogi prif amcanion a blaenoriaethau’r Cyngor.
• Datblygu rhaglen dreigl 3-blynedd o adolygiadau.
• Cefnogi’r gwaith o ddatblygu a mabwysiadu dull blaengar a chynhwysol o gynnal adolygiadau, sy’n galluogi’r holl randdeiliaid perthnasol i gyfrannu’n effeithiol at y broses.
• Monitro’r rhaglen adolygiadau i sicrhau eu bod yn cael eu cwblhau’n brydlon a’u bod yn cyflawni’r deilliannau angenrheidiol.
• Sicrhau bod trefniadau llywodraethu cadarn yn eu lle ar ddechrau pob adolygiad er mwyn sicrhau arweinyddiaeth gref ar gyfer prosiectau a bod ganddynt y capasiti i gynnal yr adolygiad.
• Goruchwylio’r gwaith o weithredu cynlluniau cyflawni cadarn a gofalu fod y cynlluniau hynny’n gwneud yn fawr o’r cyfleoedd i greu newid a gwelliant trawsnewidiol.
• Goruchwylio camau cloi, cymeradwyo ac ôl werthuso adolygiadau ac adnabod cyfleoedd i rannu dysgu ac arfer da gyda gweddill y sefydliad.
• Gwneud defnydd effeithiol o ddata perfformiad a gwybodaeth arall i sicrhau bod deilliannau adolygiadau yn gynaliadwy wedi iddynt gael eu cloi a’u cymeradwyo.
• Datblygu fframwaith gwerthusiad cwsmer mewnol i alluogi’r Tîm Trawsnewid i adolygu a gwella’n barhaus ein harferion prosiect ein hunain.
• Datblygu a gweithredu model i gefnogi dull ‘hunangymorth’ o adolygu prosesau gwasanaethau.

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Adolygu sefyllfa adolygiadau TIC blaenorol sy’n dal yn y cam cyflawni/gweithredu a defnyddio’r prosesau cymeradwyo priodol gan gynnwys cynhyrchu data i gefnogi monitro parhaus ar lefel gorfforaethol erbyn Ebrill 2023.
  
  • Atgyweiriadau Tai
  • Dylunio Eiddo
  • Gorfodaeth Cynllunio
  • Pensiynau
  • Rheoli Risg
• Cynnal adolygiad gwasanaeth o’r Uned Cynnal a Chadw Trafnidiaeth erbyn Mehefin 2023.
• Datblygu proses glir a thryloyw i gefnogi’r gwaith o benderfynu ar adolygiadau gwasanaethau i’r dyfodol a gynhelir yn rhan o’r Rhaglen Drawsnewid erbyn Mawrth 2023.
• Cynnal rhaglen o adolygiadau strategol o flaenoriaethau trawsbynciol allweddol i sicrhau defnydd effeithiol o adnoddau a gwell deilliannau i ddefnyddwyr terfynol. Parhaus
• Datblygu methodoleg gyson i gefnogi’r gwaith o gynnal adolygiadau ac ailfodelu gwasanaethau erbyn Mawrth 2023
• Datblygu ymagwedd hunan-gymorth at adolygu gwasanaethau erbyn Mawrth 2023

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y gwaith hwn?

• Sefydlu mesuriadau perfformiad gwaelodlin ar gyfer pob adolygiad a gynhelir a defnyddio mesuriadau presennol (neu dros dro) i asesu effaith gwelliannau i wasanaethau.
• Gallai mesuriadau gwelliant diriaethol gynnwys:
  
  • Gwell canlyniadau bodlonrwydd cwsmeriaid
  • Gwell mesuriadau perfformiad
  • Llai o gwynion
  • Cynhyrchu arbedion ariannol
  • Gwell cynhyrchiant
  • Cynnydd mewn galw neu incwm
• Sefydlu mesuriadau perfformiad gwaelodlin ar gyfer pob adolygiad a gynhelir.

Cwsmeriaid a Thrawsnewid Digidol

1. Nod cyffredinol

Parhau i wneud gwell defnydd o dechnoleg i ddarparu prosesau gwasanaeth mwy clyfar ac effeithlon, cynnig gwell profiad i gwsmeriaid a galluogi trafodion i gael eu cwblhau lle bynnag y bo modd.

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Cafodd ffocws blaenoriaethau digidol y Rhaglen eu newid yn ystod y 12 mis diwethaf i adlewyrchu’r hyn a ddysgwyd o bandemig Covid-19, o ran mynd i’r afael â’r rhwystrau a effeithiodd ar allu rhai staff i weithio o bell, a hefyd oherwydd yr angen i gymryd y cyfleoedd i fanteisio ar y ffyrdd gwell a mwy clyfar o weithio a fabwysiadwyd yn ystod y cyfnod hwnnw.

Un o ganfyddiadau’r Adolygiad Strategol o ymateb y Cyngor i Covid-19 oedd bod y Cyngor yn dal i ddibynnu’n drwm ar nifer o brosesau defnyddio papur (e.e., derbyn a danfon post, anfonebau, taflenni amser a llofnodi dogfennau a ffurflenni sy’n galw am lofnodion gwlyb) oedd wedi gorfodi rhai staff i fynd i’w swyddfeydd yn ystod cyfnod y pandemig. Roedd y Cyngor wedi bod yn gweithio ar resymoli ac awtomeiddio nifer o’r prosesau hyn yn y cyfnod cyn y pandemig, ond mae profiad y ddwy flynedd ddiwethaf wedi amlygu fwy fyth yr angen i fwrw ati gyda’r newidiadau hyn, a sicrhau rhai o’r buddion ariannol ac amgylcheddol y bydd y newidiadau hyn yn eu cyflawni hefyd. Mae rhaglen o awtomeiddio prosesau ar waith yn barod, a chafodd achos busnes ei gymeradwyo i gefnogi’r gwaith o gyflwyno llwyfan ‘E-Lofnodion’ ac mae datrysiad ‘Post Hybrid’ hefyd yn cael ei dreialu mewn nifer o wasanaethau.

Erbyn hyn, mae gan y rhan fwyaf o’r bobl a ystyrid ynghynt yn staff swyddfa yr offer i weithio o bell, ond mae angen sicrhau ein bod yn cael buddion gwirioneddol o weithio symudol gwirioneddol trwy sicrhau bod modd cyflawni cymaint o dasgau gwaith â phosib o bell heb orfod mynd i adeilad penodol, fel swyddfa neu ddepo.

Mae technoleg wedi bod yn hwylusydd allweddol yn y broses o sicrhau y gellid darparu a derbyn gwasanaethau mewn ffyrdd amgen yn ystod y pandemig. Mae’r ffordd y mae staff a chwsmeriaid wedi addasu i’r newidiadau hyn hefyd wedi codi disgwyliadau am y defnydd o dechnoleg wrth edrych i’r dyfodol. Gall technolegau newydd chwarae rôl allweddol yn moderneiddio gwasanaethau trwy eu galluogi i gael eu darparu mewn ffordd sy’n cynnig gwell deilliannau i gwsmeriaid, gyda llai o adnoddau ac am lai o gost, er bod hynny’n aml yn golygu buddsoddiad ariannol cychwynnol. Hefyd, mae mwy a mwy o bobl yn chwilio am ffyrdd cyflymach a mwy hyblyg o gael gafael ar wasanaethau a gwybodaeth.

Felly, mae disgwyl i drawsnewid digidol chwarae rhan ganolog yn y gwaith o gynllunio a darparu gwasanaethau i’r dyfodol. Mae data a gasglwyd o nifer o awdurdodau lleol gan SOCITM yn dangos fod gwe gysylltiad yn 5% o gost cysylltiad ffôn, sydd yn ei dro yn llai na thraean o gost cysylltiad ffôn. Yn ogystal â bod gryn dipyn yn rhatach, mae gwe wasanaethau cwbl integredig yn cynnig buddion eraill hefyd, gan eu bod ar gael 24 awr y dydd, maent yn aml yn gyflymach, gallant leihau llwythi gwaith ac maent yn cynnig dewis i’r defnyddiwr gwasanaeth unigol. Maent yn cynnig cyfle i wneud arbedion arwyddocaol a darparu gwasanaethau gwell a mwy hygyrch.

Mae’r Cyngor eisoes wedi cychwyn ar raglen waith sy’n ceisio gwella’r ffordd y mae’n rheoli ac yn ymateb i gysylltiadau gan gwsmeriaid. Bydd hyn yn ceisio sicrhau bod cysylltiadau’n cael eu rheoli mewn ffordd amserol a’u bod yn cael eu datrys yn y ‘pwynt cyswllt cyntaf’ lle bynnag y bo modd.
Bydd defnyddio technoleg, ac integreiddio systemau TG yn enwedig, yn allweddol i gefnogi hynny a sicrhau y caiff y broses ‘o’r dechrau i’r diwedd’ fwyaf effeithlon ei defnyddio. Ni fydd y Cyngor ond yn gallu manteisio’n llawn ar fuddion cael mwy o bobl i ddefnyddio gwasanaethau ar-lein os all sicrhau bod y prosesau swyddfa gefn cysylltiedig mor effeithlon ag y gallant fod, fel nad yw’r symud at ddewisiadau digidol yn arwain at awtomeiddio gwastraff ac aneffeithlonrwydd i mewn i fersiwn electronig y broses.

Nid yw darparu mwy o wasanaethau ar-lein yn golygu y dylai ffyrdd traddodiadol o gysylltu â’r Cyngor gael eu hisraddio neu eu gwaredu’n fwriadol, a bydd angen i sicrhau cynaliadwyedd dewisiadau wyneb yn wyneb ac ar y ffôn fod yn flaenoriaeth o hyd i’r Cyngor. Bydd Canolfan Gyswllt a chyfleusterau Hwb y Cyngor yn cefnogi’r cwsmeriaid nad oes ganddynt gyfleusterau digidol. Byddwn yn anelu at sicrhau bod gan gwsmeriaid ddewis i ddefnyddio’r cyfrwng sydd fwyaf cyfleus iddyn nhw.

Wrth i fwy a mwy o wasanaethau ystyried defnyddio technoleg, a chomisiynu systemau TG penodol i gefnogi awtomeiddio prosesau gwasanaethau, fe fydd mwy o ddibyniaeth ar integreiddio hynny’n effeithiol gyda’r systemau TG craidd presennol.

Mae’r Cyngor wedi sefydlu cronfa arbennig i ddarparu buddsoddiad o £200k y flwyddyn i gefnogi prosiectau trawsnewid digidol ar draws y sefydliad; efallai y bydd angen cynyddu’r swm yma wrth i ddisgwyliadau pobl o wasanaethau gynyddu ac wrth i dechnoleg barhau i ddatblygu. Mae’r Cyngor eisoes yn defnyddio technoleg DA ar gyfer rhai tasgau swyddfa-gefn, a bydd cam nesaf y Rhaglen Trawsnewid Digidol yn gobeithio cyflwyno’r dull hwn ar draws swyddogaethau perthnasol eraill. Bydd defnyddio Chat Bot a Live Chat yn ein gwasanaethau cyswllt cwsmer, ynghyd ag annog mwy o ddefnydd o’r dull hunan-gymorth, yn parhau i ehangu’r ffyrdd y mae cwsmeriaid yn dewis defnyddio ein gwasanaethau. Fodd bynnag, bydd angen sicrhau bod cyflymder datblygiadau digidol yn cyfateb i anghenion a galluoedd staff a defnyddwyr gwasanaethau.

3. Prif Amcanion

• Cefnogi’r gwaith o gyflawni blaenoriaethau yn Strategaeth Trawsnewid Digidol y Cyngor ar gyfer y sefydliad.
• Arwain rhaglen arwyddocaol o newid a thrawsnewid fydd yn ceisio rhesymoli a/neu awtomeiddio prosesau trafodiadol all arwain at welliannau yng nghost ac ansawdd gwasanaethau.
• Ystyried cynigion buddsoddi ynghylch datrysiadau technoleg ddigidol a gwneud argymhellion i’r TRhC ar gyfer dyrannu gwariant refeniw/cyfalaf.
• Helpu’r awdurdod i symud tuag at yr amcan o fod yn sefydliad di-bapur
• Lleihau faint o ymholiadau/ceisiadau a dderbynnir gan y Ganolfan Gyswllt trwy annog cwsmeriaid i ddefnyddio gwasanaethau ar-lein a cheisio lleihau cyfanswm yr ymholiadau y gellid eu hystyried yn rhai y methwyd â’u datrys.
• Cynyddu nifer y ceisiadau gaiff eu datrys yn y pwynt cyswllt cyntaf yn y Ganolfan Gyswllt trwy wella mynediad at wybodaeth a systemau
• Ceisio cael mwy o bobl i ddefnyddio cyfleusterau hunanwasanaeth trwy ddatblygu gwefan y Cyngor a gofalu fod hyn yn darparu ar gyfer awtomeiddio’r broses ‘o’r dechrau i’r diwedd’.
• Gwella profiad y cwsmer trwy geisio rhesymoli a chanoli pwyntiau mynediad y gwe borth at wasanaethau trafodiadol.
• Hyrwyddo’r defnydd o weithgareddau ymgysylltu â defnyddwyr fel rhan o’r gwaith o adolygu a datblygu systemau TG
• Codi lefelau hygyrchedd a sgiliau digidol ymhlith defnyddwyr gwasanaethau
• Adnabod gwasanaethau eraill a ddarperir ar hyn o bryd gan y Ganolfan Gyswllt lle y gellid mabwysiadu model ar ffurf Hwb
• Dod o hyd i gyfleoedd buddsoddi i arbed er mwyn cefnogi’r gwaith o gyflwyno datrysiadau digidol

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Cwblhau cyflwyno prosiect E-Lofnodion i 5 maes blaenoriaeth a chynnal ôl-werthusiad cyn ei gyflwyno i feysydd posib eraill erbyn Rhagfyr 2022.
• Cwblhau treialon o brosiectau post hybrid a llunio rhaglen i ehangu’r prosiectau ymhellach mewn meysydd eraill erbyn Rhagfyr gyda’r bwriad o’u gweithredu’n llawn lle’n briodol erbyn Mehefin 2023.
• Cwblhau’r gwaith o awtomeiddio anfonebau ar gyfer gwasanaethau cyfleustodau a datblygu cynllun i awtomeiddio anfonebau niferoedd-uchel erbyn Mawrth 23.
• Cynnal ymarferiad ôl-werthusiad ar gyfer y prosiectau awtomeiddio taflenni amser diweddar yn Gofal Cymdeithasol a Glanhau Adeiladu erbyn Ionawr 2023 ac edrych ar y potensial i’w gyflwyno i wasanaethau eraill yn Amgylchedd a rhoi ystyriaeth i ofynion datblygu systemau posib erbyn Mawrth 2023.
• Cynnal lansiad-meddal eBilio a Rheoli Cyfrifon o Wasanaethau’r Dreth Gyngor / Refeniw erbyn Ebrill 2023 ac ehangu a hyrwyddo eBilio i’n cwsmeriaid trwy gydol 2023.
• Cwblhau datganiad safbwynt ar weithio/ffonau symudol ar draws yr awdurdod gyda’r bwriad o edrych ar gyfleoedd eraill i ehangu hyn i wasanaethau eraill neu adnabod/rhoi sylw i rwystrau all fod yn eu hatal rhag cael eu defnyddio i’w llawn botensial erbyn Mawrth 2023.
• Yn dilyn yr uchod, adnabod cost/buddion digideiddio gwybodaeth i gefnogi gweithio o bell/symudol erbyn Mehefin 2023.
• Cyflwyno peilot Chat Bot yn y Gwasanaethau Gwastraff fel rhan o’r gwaith o gyflwyno’r Strategaeth Wastraff newydd – cwblhau’r peilot ar gyfer gwasanaethau gwastraff gwyrdd erbyn Ionawr 23 a’i gyflwyno’n llawn erbyn Ebrill 2024.
• Gweithio gyda gwasanaethau blaenoriaeth penodol (Tai a Gwasanaethau Gwastraff yn y lle cyntaf) i adnabod cyfleoedd i gynyddu nifer yr ymholiadau/ceisiadau sy’n cael eu datrys yn y pwynt cyswllt cyntaf trwy ehangu cyfleuster Hwb a / neu ddatblygu dewisiadau ar-lein ymhellach - Gwasanaethau Gwastraff erbyn Mehefin 2023 a’r Gwasanaethau Tai erbyn Rhagfyr 2023.
• Adnabod cysylltiadau cwsmeriaid sy’n mynd yn syth at adrannau ac ystyried a ellid rhoi sylw i’r rhain mewn Canolfan Gyswllt er budd y cwsmer/defnyddiwr terfynol erbyn Mawrth 2023.
• Sicrhau bod digon o gapasiti TG i barhau i gefnogi datblygiadau yn y system ariannol er mwyn creu mwy o arbedion effeithlonrwydd/cynhyrchiant a sicrhau mwy o integreiddio ac awtomeiddio yn ein System Rheolaeth Ariannol Gorfforaethol (Agresso). Dylid cytuno blaenoriaethau trwy’r Bwrdd Llywodraethu - Parhaus.
• Ymchwilio i gyfleoedd i resymoli pwyntiau mynediad cwsmeriaid at we wasanaethau – Mehefin 2023
  Adeiladu amgylchedd Power BI Corfforaethol er mwyn galluogi’r Cyngor ac adrannau gwasanaethau i gael gwell dealltwriaeth o’u data a’i ddadansoddi i helpu i wella gwybodaeth fusnes a phrosesau gwneud penderfyniadau erbyn Mawrth 2023.
• Llunio rhestr flaenoriaethau o wasanaethau/swyddogaethau lle y gallai cyflwyno RPA (Awtomeiddio Prosesau Roboteg) a (AI) Deallusrwydd Artiffisial arwain at brosesau mwy clyfar ac effeithlon a chynhyrchu arbedion ariannol erbyn Mehefin 2023.
• Parhau i hwyluso proses o symud systemau gwaddol mewn adeiladau i wasanaethau gwerthwr a reolir mewn cwmwl:
  
  • Recriwtio ar y We erbyn Rhagfyr 2022
  • Gofal Cymdeithasol (prosiect 3 blynedd erbyn Ebrill 2024)
  • Atgyweiriadau Tai erbyn Ebrill 2024
  • Tai (prosiect 2 flynedd wedi’i gwblhau erbyn Ebrill 2024)
  • Refeniw a Budd-daliadau erbyn Ebrill 2024
• Cyflwyno rhwydwaith blaengaredd “y Rhyngrwyd Pethau” ar draws ardaloedd allweddol o’r Sir fel rhan o’r rhwydwaith Cymru gyfan. Rhwydwaith blaengaredd agored i’r Cyngor a’n partneriaid, busnesau a thrigolion i dreialu dulliau amrywiol o ddefnyddio’r Rhyngrwyd Pethau a thrawsnewid gwasanaethau erbyn Ebrill 2023.
• Datblygu achos busnes i gefnogi’r gwaith o gyflwyno cyfleuster “y Rhyngrwyd Pethau” ar draws gwasanaethau/swyddogaethau’r Cyngor. Achosion a threialon defnydd ar draws gwasanaethau cyhoeddus dethol erbyn Mawrth 2023. 

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y newidiadau hyn?

• Gwelliannau cynhyrchiant/trafodiadol
• Rhesymoli prosesau
• Arbedion ariannol
• Ymgysylltu â chwsmeriaid
• Gwella Parhad Busnes a Chydnerthedd y Busnes

Ysgolion

1. Nod cyffredinol

Cynorthwyo ysgolion i ddod o hyd i ffyrdd o dorri costau a ffyrdd gwell o weithio, a chefnogi’r gwaith o ddatblygu cyllidebau ysgol mwy cynaliadwy a helpu i ddiogelu darpariaeth academaidd rheng flaen.

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Sefydlwyd Rhaglen Ysgolion TIC yn 2017 i gefnogi ein hysgolion wrth i gyllidebau addysg ddod o dan bwysau cynyddol tra bod ysgolion yn ceisio cynnal deilliannau o ansawdd uchel i blant a phobl ifanc. Mae’r rhaglen yn defnyddio egwyddorion craidd TIC sef cydweithio a herio arferion presennol trwy weithio gydag ysgolion i gefnogi penaethiaid a chyrff llywodraethol i fanteisio ar gyfleoedd i dorri costau ar draws ystod eang o weithgareddau.

Un o brif elfennau’r rhaglen hyd yn hyn oedd gweithio gydag ysgolion i ddod o hyd i drefniadau caffael amgen ar gyfer nifer o wasanaethau cymorth, ac mae’r gwaith hwn wedi helpu i greu arbedion cost o fwy na £1miliwn hyd yn hyn. Mae’r rhain wedi cynnwys argraffu a chopïo, gwasanaethau ffôn, deunydd papur ac adnoddau addysgol a gwastraff ac ailgylchu, ymhlith eraill. Wrth edrych i’r dyfodol, bydd angen parhau i godi ymwybyddiaeth o’r cyfleoedd hyn ac annog ysgolion i ddal ati i roi sylw i sicrhau Gwerth Gorau ac ystyried y ffordd fwyaf effeithlon o ddefnyddio adnoddau yn eu cynlluniau gwario, yn enwedig felly pan mae newidiadau yn yr arweinyddiaeth. Gellir gwneud hyn trwy gylchlythyron rheolaidd a sesiynau ymgysylltu ffurfiol gyda llywodraethwyr ysgol a gynhaliwyd yn y gorffennol.

Hefyd, mae’r rhaglen wedi ceisio gwella ansawdd a gwerth am arian nifer o wasanaethau gweithredol a ddarperir i ysgolion gan gynnwys glanhau adeiladau, cynnal a chadw eiddo a chynnal a chadw tir. Mae’r adolygiadau hyn wedi creu nifer o ddeilliannau cadarnhaol, gan gynnwys cyflwyno’r Gwasanaeth Eiddo ‘Tasgfan’ i ysgolion sy’n cynnig y potensial i greu newid a gwelliannau arwyddocaol yn ansawdd y gwasanaeth y mae ysgolion yn ei dderbyn. Mae’r adborth cynnar i’r gwasanaeth gan benaethiaid cynradd yn awgrymu ei fod yn cael effaith gadarnhaol a’r gobaith yw, yn dilyn y cyfnod prawf presennol, y bydd ysgolion yn fodlon cyllido’r gwasanaeth yn uniongyrchol o gyllidebau ysgol yn y dyfodol.

Gweithgaredd allweddol arall a hyrwyddir gan y rhaglen yw rhannu arfer da wrth gynllunio’n effeithlon ar gyfer pennu cyllidebau a gwneud arbedion ymhob agwedd ar waith yr ysgol trwy ddefnyddio data meincnodi lleol i gymharu eu gwariant gydag eraill. Mae galluogi ysgolion i gymharu eu hunain ag eraill yn y sir ar draws nifer o feysydd cwricwlaidd, staffio a gweithredol yn hytrach na gweithio ar eu pen eu hunain wedi golygu y gellir rhannu deialog agored ac arfer da rhwng ysgolion er mwyn gweithio’n fwy effeithlon. Er enghraifft, mae nifer o ysgolion wedi adolygu eu proffiliau staffio yng ngoleuni gwybodaeth yn y dogfennau meincnodi ac wedi adolygu eu strwythurau TLR gan greu arbedion a strwythurau mwy darbodus. Cafodd pandemig Covid-19 effaith arwyddocaol ar effeithiolrwydd data ariannol ysgolion, ac mae hyn wedi golygu y cafodd y gweithgarwch meincnodi ei gyfyngu dros y ddwy flynedd ddiwethaf, ond mae’n fwriad aildanio’r gwaith hwn yn y misoedd nesaf ac i mewn i’r flwyddyn academaidd nesaf.

Mae defnyddio templedi effeithlonrwydd ariannol i roi ‘archwiliad iechyd’ ariannol i ysgolion wedi cael ei dreialu gyda nifer o ysgolion, a’r gobaith yw y bydd modd datblygu hyn yn y dyfodol ynghyd â’r gwaith meincnodi er mwyn cefnogi ysgolion i ddatblygu cyllidebau cynaliadwy. Gellir defnyddio’r adroddiadau hyn hefyd i gyfrannu at y corff tystiolaeth wrth ystyried cynlluniau busnes a phenderfyniadau yng nghyd-destun adolygiad y Rhaglen Moderneiddio Addysg.

Dros y ddwy flynedd ddiwethaf, cafodd y rhaglen ei gwreiddio’n ddyfnach yng ngwaith yr is-adran Mynediad at Addysg o fewn yr Adran Addysg a Phlant, yn benodol felly trwy gyfrannu at adolygiad y Rhaglen Moderneiddio Addysg sy’n ystyried cynaliadwyedd ôl-troed ysgolion i’r dyfodol ar draws yr Awdurdod. Mae hyn wedi cynnwys gwaith parhaus i ddatblygu rhaglen newydd o asesiadau Addasrwydd Ysgolion a chefnogi ysgolion gyda chyfrifiadau capasiti ysgolion, sydd oll yn cyfrannu at adolygiad strategol y Rhaglen Moderneiddio Addysg.

3. Prif Amcanion

• Cefnogi ysgolion i ddod o hyd i ffyrdd o ddatblygu cyllidebau ariannol cynaliadwy yn y tymor, canol a hir a sicrhau bod y gwaith hwn yn gydnaws â Rhaglen Cymunedau Dysgu Cynaliadwy’r Cyngor.
• Trafod arbedion effeithlonrwydd ac arbedion costau posib o fewn cyllidebau ysgol gyda chyrff llywodraethu.
• Datblygu fframwaith i rannu a lledaenu arfer da ar draws ysgolion.
• Gweithio’n agos gyda gwasanaethau allweddol yn y Cyngor i adnabod data a gwybodaeth y gellir eu defnyddio mewn trafodaethau gydag ysgolion ynghylch cyfleoedd arbedion ariannol posib e.e. strwythurau staffio, cymorth busnes, maint dosbarthiadau.
• Datblygu ymhellach a chryfhau rôl caffael strategol mewn ysgolion a chefnogi’r defnydd o fframweithiau priodol i sicrhau bod gwariant ysgolion yn cynnig gwerth am arian.
• Cefnogi’r gwaith o ailfodelu’r berthynas rhwng ysgolion a gwasanaethau allweddol yn y Cyngor ynghylch meysydd gwariant dirprwyedig e.e. cynnal a chadw eiddo a thiroedd..
• Datblygu dulliau o gefnogi meincnodi data ar draws ysgolion y sir ynghylch meysydd gwariant allweddol.
• Gweithio gydag Uned Adnoddau Dynol y Cyngor a Phenaethiaid er mwyn ceisio lleihau gwariant ar absenoldebau salwch, a recriwtio a phenodi staff, gan gynnwys y defnydd o athrawon cyflenwi.

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Cynnal gweithgareddau Meincnodi Gwariant / Gwariant Rheolaidd a rhannu data gydag ysgolion uwchradd i symbylu trafodaeth a hwyluso proses o rannu arfer da wrth bennu cyllidebau cynaliadwy erbyn Tachwedd 2022.
• Datblygu ac ehangu’r defnydd o dempledi Effeithlonrwydd Ariannol gydag ysgolion penodol er mwyn cefnogi a herio’r rhai sydd mewn anawsterau ariannol. Ysgolion blaenoriaeth gychwynnol erbyn Mawrth 2023.
• Adolygu effaith Gwasanaeth Eiddo Ysgolion ‘Tasgfan’ i sicrhau ei fod yn gost effeithiol i ysgolion a’r Awdurdod Lleol a chyfrannu at ei ddatblygu mewn ffordd gynaliadwy i’r dyfodol. Cwblhau adroddiad a gwerthusiad cychwynnol, monitro parhaus a gwerthusiad terfynol erbyn Chwefror 2023.
• Parhau i wreiddio argymhellion o’r adolygiad o Gynnal a Chadw Tiroedd er mwyn cefnogi ysgolion gyda gwasanaeth mwy effeithlon a chost-effeithiol erbyn Mawrth 2023.
• Ymchwilio i feysydd gwariant uchel yng nghyllidebau ysgolion, e.e defnyddio staff asiantaethau/cyflenwi a sefydlu cysylltiadau gyda’r agenda corfforaethol ehangach. Cysoni gyda gwaith corfforaethol yn y maes hwn erbyn Mehefin 2023.
• Ymchwilio i drefniadau clwstwr/a rennir ar gyfer swyddogaethau swyddfa gefn mewn ysgolion er mwyn manteisio ar arbedion maint a ffyrdd mwy effeithlon o weithio, yn enwedig felly mewn ysgolion cynradd llai erbyn Gorffennaf 2023.
• Gweithredu canfyddiadau’r Adolygiad o Gytundebau Lefel Gwasanaeth ar draws adrannau a gydag ysgolion. Adolygu’r argymhellion erbyn Mawrth 2023.
• Parhau i adnabod cyfleoedd i wneud arbedion o gontractau caffael corfforaethol i ysgolion a rhoi gwybod i ysgolion amdanynt i sicrhau ymagweddau Gwerth Gorau at wasanaethau a meysydd gwariant allweddol. Parhaus.
• Defnyddio’r Briffiau Gwaith Ysgolion rheolaidd a Chylchlythyron Addysg a Gwasanaethau Plant i gyfathrebu a rhannu arfer da ymhob mater ariannol. Parhaus.
  Parhau â’r rhaglen dreigl o Arolygon Addasrwydd Ysgolion fel rhan o’r adolygiad ehangach a gweithredu’r rhaglen Cymunedau Dysgu Cynaliadwy (Rhaglen Moderneiddio Addysg). Parhaus, cwblhau ysgolion uwchradd erbyn Rhagfyr 2022.
• Arwain ar y prosiect Plant sy’n Codi’n 4 oed er mwyn cytuno darpariaeth feithrin fwy effeithlon a chost-effeithiol mewn ysgolion erbyn Mawrth 2023.
• Cynnal adolygiad o ddalgylchoedd yn unol â rhaglen Cymunedau Dysgu Cynaliadwy (Rhaglen Moderneiddio Addysg). Cadarnhau ei fod yn gydnaws â’r adolygiad Cymunedau Dysgu Cynaliadwy.
• Cefnogi’r adran ADY i ddatblygu modelau cyllido mwy cost effeithiol ar gyfer darpariaeth ADY prif ffrwd ac arbenigol mewn ysgolion ac unedau arbenigol erbyn Mawrth 2023.

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y gwaith hwn?

• Arbedion ariannol i ysgolion
• Effaith gyffredinol ar gyllidebau ysgolion
• Gwella gwasanaethau
• Cyfrannu at newid systemau

Datgarboneiddio a bioamrywiaeth

1 Nod cyffredinol

Cefnogi’r Cyngor i greu newid trawsnewidiol i gefnogi amcanion a thargedau datgarboneiddio a bioamrywiaeth allweddol.

2 Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Mewn cyfarfod o’r Cyngor Llawn ym mis Chwefror 2019, cyhoeddodd y Cyngor ‘argyfwng newid hinsawdd’ a chytunodd yn unfrydol i ddod yn awdurdod Carbon Sero Net erbyn 2030. Bydd cyflawni Carbon Sero Net erbyn 2030 yn golygu cyflawni nifer o gamau a thargedau uchelgeisiol a gyflwynir yn y Cynllun Lleihau Carbon, a fydd yn ei dro yn galw am gyfraniad ac ymrwymiad gwasanaethau ar draws y Cyngor.

Erbyn hyn mae’r Cyngor wedi datblygu ei ymrwymiad trwy gyhoeddi Argyfwng Natur a sefydlu Panel Ymgynghorol trawsbleidiol i gynnig cyngor i’r Cabinet ar ddatblygu a gweithredu polisïau a rhaglenni i gyflawni’r symud at sero net erbyn 2030 a mynd i’r afael â’r argyfwng natur.

Mae'r fframwaith statudol a deddfwriaethol sy'n rheoli camau i gefnogi newid yn yr hinsawdd, lliniaru ac addasu, a gwella bioamrywiaeth yn wahanol ac mae ganddynt eu gofynion a'u fframwaith monitro ac adrodd eu hunain a nodir mewn deddfwriaeth. Er bod y ddau fframwaith yn wahanol ar lefel fyd-eang, genedlaethol a lleol, gall gweithgarwch i gefnogi'r naill agenda neu'r llall fod â rôl wrth gefnogi camau i fynd i'r afael â'r llall.

Hyd yn hyn mae’r Cyngor wedi gweithio’n raddol a phragmataidd wrth ddarparu ffocws blaenoriaeth gynnar ar leihau ei allyriadau ei hun a datgarboneiddio ei stad. Arweiniodd y gwaith hwnnw at ostyngiad o 14% yng nghyfanswm yr allyriadau carbon erbyn 2021, ond derbynnir y bydd angen newid trawsnewidiol ar draws yr awdurdod os ydym yn mynd i gyflawni sero net erbyn 2030. Bydd y meysydd allweddol yn cynnwys mwy o waith i leihau galw a datgarboneiddio ein defnydd o ynni, datgarboneiddio ein caffael, cadwyn gyflenwi a seilwaith adeiledig, ynghyd â rhoi sylw i reoli defnydd tir a gwrthbwyso, os ydym am gyflawni ein prif amcanion.

Mae gweithgarwch mewn perthynas â chefnogi ein gofyniad o dan atodlen 6 a gwella bioamrywiaeth yn cael eu nodi yng nghynllun Deddf yr Amgylchedd fel sy'n ofynnol drwy statud. Mae'r ddyletswydd i wella bioamrywiaeth yn ddyletswydd gyffredinol, ac nid yw Llywodraeth Cymru wedi amlinellu'r targedau ategol, y cerrig milltir neu ofynion pellach ar awdurdodau lleol eto.

Bydd angen i hyn weithio’n gyfochrog â phrosiectau a gyflawnwyd fel rhan o’r Rhaglen TIC bresennol sydd wedi ceisio lleihau cost carbon teithio staff trwy hyrwyddo dewisiadau mwy cynaliadwy o gynnal cyfarfodydd a theithio ynghyd â mentrau i resymoli prosesau argraffu a phapur.

3 Prif Amcanion

• Cefnogi ymateb yr Awdurdod i newid hinsawdd a’r argyfwng natur.
• Cefnogi’r gwaith o adnabod a chyflawni arbedion carbon a chamau gwella natur ar lefel gorfforaethol a gwasanaethau unigol.
• Gweithredu’n hyrwyddwyr ar gyfer datgarboneiddio a chyfoethogi bioamrywiaeth mewn cynlluniau, rhaglenni, prosiectau ac ymyriadau eraill a wneir mewn gwasanaethau unigol.
• Adnabod cyfleoedd ar gyfer arbedion carbon trwy gynllunio, datblygu a darparu gwasanaethau.
• Adnabod rhwystrau rhag cyrraedd targed sero net.
  
  • Annog staff i feddwl yn fwy blaengar am waith comisiynu a chaffael a herio’r ffyrdd presennol o weithio.
  • Argymell camau fydd yn datgarboneiddio stad yr Awdurdod.
  • Gweithio gyda phartneriaid a dylanwadu arnynt, gan gynnwys sefydliadau rhanbarthol a llywodraeth i gymryd camau sy’n datgarboneiddio’r sector cyhoeddus.
  • Cysoni gweithgarwch ar draws yr Awdurdod.
• Adnabod cyfleoedd o fewn cylch gorchwyl yr Awdurdod i leihau ein hôl troed carbon a mynd i’r afael â’r argyfwng natur.
• Datblygu cyfleoedd i weithio gyda staff, partneriaid eraill yn y sector cyhoeddus a’r cyhoedd sy’n arddangos ein hymrwymiad ac yn annog newid dulliau teithio.

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Datblygu a chyflwyno Pecyn Gwaith Caffael erbyn Mawrth 2023.
• Datblygu model “taflwybrau carbon” erbyn Rhagfyr 2023
• Datblygu Strategaeth Datgarboneiddio newydd erbyn Ebrill 2024
• Datblygu model costau carbon erbyn Ebrill 24
• Datblygu model cyllidebu carbon erbyn Ebrill 24
• Datblygu cynllun bioamrywiaeth fel sy’n ofynnol o dan Ddeddf yr Amgylchedd erbyn Rhagfyr 2023
• Datblygu cynllun Cyfathrebu Allanol erbyn Rhagfyr 2023.

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y gwaith hwn?

• Cyfanswm arbedion carbon ar gyfer pob maes gwasanaeth dros gyfnod o amser
• Adroddiad blynyddol ar “Gyflwr Natur”

Llywodraethu ac Ymagwedd

Llywodraethu

Un o gryfderau tybiedig y drefn bresennol ar gyfer TIC yw’r trefniadau llywodraethu ar gyfer goruchwylio rheoli a chyflawni’r rhaglen. Un o brif amcanion Bwrdd Rhaglen TIC oedd darparu ar gyfer ‘trefniadau llywodraethu cadarn a chynhwysol fydd yn ceisio annog a hyrwyddo creadigrwydd, hyblygrwydd a dysgu ar draws y sefydliad i gefnogi newid a thrawsnewid cynaliadwy, ond bydd yn seiliedig hefyd ar drefn prosiect a pherfformiad cynhwysfawr i sicrhau y caiff y deilliannau angenrheidiol eu gweithredu a’u cyflawni’n effeithiol.’

Yn adolygiad ‘Pwyso a Mesur’ TIC a gynhaliwyd yn 2019, amlygwyd y diwylliant a’r amgylchedd cadarnhaol a grëwyd o fewn Bwrdd Rhaglen TIC, sydd wedi cynhyrchu agwedd onest a thryloyw at waith gwella’r Rhaglen. Mae’r Bwrdd hefyd wedi ceisio cryfhau ei rôl yn monitro a goruchwylio cynnydd a chyflawni deilliannau o’r rhaglen waith. Mae cyfle erbyn hyn i adolygu ymhellach ein ffordd o weithio yn y maes hwn a chreu ffocws manylach fyth ar agweddau cyflawni’r rhaglen.

Cynigir y dylid ailenwi Bwrdd Rhaglen TIC yn ‘Fwrdd Trawsnewid’ a bydd yn cyfarfod yn chwarterol o hyn ymlaen. Bydd y cyfarfodydd hyn yn rhoi mwy o bwyslais ar y cynnydd a’r deilliannau a gyflawnwyd ar y blaenoriaethau trawsnewid a nodwyd yn y Strategaeth Drawsnewid a’r Rhaglen Gyflawni flynyddol ac yn helpu adnabod atebion i broblemau neu rwystrau all fod yn effeithio ar gynnydd.

Argymhellir hefyd y dylid ehangu aelodaeth y Bwrdd Trawsnewid i gynnwys pob Cyfarwyddwr, ac y dylai adlewyrchu rhai o’r blaenoriaethau newydd fydd yn cael eu cynnwys yn y Rhaglen e.e., Gweithlu, Carbon Sero Net a’r blaenoriaethau Swyddfeydd/Adeiladau.

Cyflawni

Bydd Grwpiau Cyflawni bach, penodedig yn cael eu sefydlu hefyd i gefnogi’r gwaith o gyflawni pob un o’r blaenoriaethau trawsnewid a byddant yn cael eu harwain gan Gyfarwyddwr/Pennaeth Gwasanaeth.

Bydd pob Grŵp Cyflawni yn cynhyrchu crynodeb diwedd blwyddyn ac yna’n cytuno cynllun cyflawni newydd ar gyfer y flwyddyn ganlynol, gan adlewyrchu’r blaenoriaethau a gytunwyd yn y Bwrdd Trawsnewid.

Cynhelir cyfarfodydd cynnydd chwarterol gyda’r Aelod Cabinet sy’n gyfrifol am Drawsnewid a chaiff diweddariadau 6 misol eu hadrodd i’r Cabinet.

Adnoddau

Mae’r deilliannau llwyddiannus a gynhyrchwyd gan Raglen TIC yn ystod y 10 mlynedd diwethaf hefyd yn dangos pwysigrwydd cael adnoddau pwrpasol i ddarparu’r capasiti angenrheidiol i helpu creu newid sefydliadol effeithiol a Rhaglen Drawsnewid.

Mae’r capasiti hwn yn golygu y gellir datblygu a chyflawni’r rhaglen mewn ffordd amserol a’i bod yn symbylu gweithredoedd, goruchwylio cynnydd a chefnogi fframwaith monitro ac adrodd effeithiol.

Bydd y tîm TIC presennol yn cyflawni’r rôl hon ond caiff ei ailenwi’n ‘Tîm Trawsnewid’.

Efallai y bydd angen adolygu adnoddau’r tîm i sicrhau bod ganddo’r capasiti a’r sgiliau i gefnogi’r blaenoriaethau a amlinellir yn y rhaglen.

Pobl, Sgiliau a Diwylliant

Ymgysylltu a chyfathrebu â staff

Bydd angen i bobl fod ynghanol y broses o greu newid a thrawsnewid ar draws y Cyngor. Bydd newid diwylliant y sefydliad a chyflymu newid yn allweddol i sicrhau y byddwn yn llwyddo i weithredu rhaglen uchelgeisiol fydd yn gwella gwasanaethau, yn ogystal â gwneud gwell defnydd o adnoddau.

Rydym eisiau grymuso ein gweithlu i fod yn flaengar a chreadigol ac i gyflwyno syniadau newydd i wella gwasanaethau. Yn ogystal â ‘beth’ rydym yn ei gyflawni, mae hefyd yn fater o ‘sut’ rydym yn gwneud hynny. Rydym eisiau meithrin diwylliant un Cyngor sy’n ymgorffori positifrwydd, cyfrifoldeb personol, bod yn agored, a thryloywder. Bydd angen grymuso pobl i fod yn eiriolwyr newid ac i fabwysiadu ein gwerthoedd a’n hymddygiadau. Gall yr ymddygiadau hyn greu diwylliant cyffredin sy’n dathlu ymagwedd ffres ac unigryw at wasanaeth cyhoeddus, a sut rydym yn disgwyl i’n gweithlu ymddwyn. Trwy arddangos mwy o ddeilliannau a gwerthoedd ac ymddygiadau sy’n rhoi pobl yn gyntaf, gallwn helpu darparu’r gwasanaeth gorau posib i’n cymunedau a chreu lle gwych i weithio ynddo.

Bydd gan staff nifer o gyfleoedd gwahanol i gymryd rhan yn y Rhaglen Drawsnewid:

• Mewnrwyd Staff
• Awgrymiadau a syniadau
• Cymryd rhan mewn prosiectau ac adolygiadau
• Cyfleu barn ac adborth cwsmeriaid
• Arolygon Staff
• Cylchlythyr Trawsnewid

Dysgu a Datblygu

Bydd gan swyddogaeth dysgu a datblygu’r Cyngor rôl allweddol i’w chwarae hefyd mewn unrhyw Raglen Drawsnewid sefydliadol, trwy sicrhau y gall staff ddatblygu’r sgiliau, gwybodaeth ac ymddygiadau angenrheidiol i gefnogi’r math o newid sydd ei angen.

Gall y Rhaglen Drawsnewid ei hun chwarae rôl hefyd trwy gefnogi’r gwaith o ddatblygu’r sgiliau a’r ymddygiadau hyn, trwy geisio cael staff i gymryd rhan weithredol yng ngwaith y rhaglen.

Un o’r prif themâu a ddaeth allan o’r adolygiad o ymateb y Cyngor i Covid-19 oedd bod staff yn teimlo’n fwy grymus a’u bod wedi cael eu hannog i feddwl yn greadigol wrth geisio datblygu atebion newydd i heriau’r pandemig. Dylai’r Rhaglen chwilio’n barhaus am gyfleoedd i staff chwarae rhan weithredol yn y prosiectau ac adolygiadau fydd yn sylfaen i gyflawni’r rhaglen. Mae egwyddorion cydweithio a gwaith partneriaeth wedi bod yn ganolog i ffordd TIC o weithio a dylai cam nesaf y broses drawsnewid geisio adeiladu ymhellach ar hynny.

Hefyd, dylai’r Rhaglen geisio datblygu’r sgiliau a gwybodaeth sydd eu hangen i gynnal ffordd gynaliadwy o gyflawni’r daith drawsnewid fydd yn galluogi timau i ddarparu ar gyfer eu gwaith newid a gwella eu hunain ar sail barhaus.

Sefydlwyd Rhaglen Arweinwyr y Dyfodol i helpu’r Cyngor i adnabod a datblygu ei uwch arweinwyr, ac fe gytunwyd y bydd cysylltiad agos rhwng Rhaglen Arweinwyr y Dyfodol â’r Rhaglen Drawsnewid i sicrhau bod gan y sawl sy’n cymryd rhan y sgiliau a’r profiad o arwain ar brosiectau trawsnewidiol.

Bydd gweithgarwch dysgu a datblygu yn cael ei gysoni er mwyn cefnogi’r gwaith o gyflawni’r Rhaglen Drawsnewid trwy’r canlynol:

• Arweinyddiaeth – Cyfarwyddwyr a Phenaethiaid Datblygu Gwasanaethau/Rhaglen Arweinwyr y Dyfodol
• Rhaglenni datblygu rheoli
• Sgiliau penodol e.e. sgiliau digidol, gwelliant parhaus