Adnoddau Dynol - Gwasanaethau Pobl

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at y dibenion canlynol:

• Prosesu eich cais am swydd
• Cynnal eich cofnod cyflogaeth
• Talu eich cyflog (cyflogres)
• Gweinyddu hawliadau budd-dal a phensiwn

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn ymarfer ein hawdurdod i gyflogi staff o dan Adran 111 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth am eich iechyd a data personol categori arbennig (sensitif) arall oherwydd ei bod yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni swyddogaethau o dan y ddeddfwriaeth y cyfeirir ato uchod. Rydym yn prosesu gwybodaeth am euogfarnau troseddol am resymau o fudd sylweddol i'r cyhoedd, hefyd ar sail y ddeddfwriaeth hon.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai olygu na fyddwn ni'n gallu:

• Prosesu neu hyd yn oed ystyried eich cais am swydd
• Cynnal cofnodion cywir o absenoldebau gan gynnwys hawl o ran absenoldeb
• Darparu buddion i weithwyr y mae gennych hawl iddynt

Nid yw recriwtio yn seiliedig ar wneud penderfyniadau'n awtomatig.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn:

• Manylion cyswllt
• Cymwysterau, sgiliau, profiad a hanes cyflogaeth/geirda
• Gwybodaeth o ran monitro cyfleoedd cyfartal gan gynnwys eich hil neu gefndir ethnig, cred grefyddol neu athronyddol, hunaniaeth rhywedd a/neu gyfeiriadedd rhywiol
• Lefel bresennol o ran cyflog gan gynnwys hawl i dderbyn budd-daliadau megis pensiynau
• Dyddiad Geni
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Pasbort a gwybodaeth ynghylch eich hawl i weithio yn y DU
• Manylion ynghylch treth, benthyciad myfyrwyr, yswiriant gwladol a didyniadau enillion
• Manylion Banc/Talu
• Delweddau/Ffotograffau
• Gwybodaeth am gyflyrau iechyd neu feddygol gan gynnwys unrhyw anabledd y mae angen i'r Cyngor wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer
• Statws priodasol, perthynas agosaf, dibynyddion ac enwau cyswllt mewn argyfwng
• Collfarnau troseddol a throseddau, yn dibynnu ar ofynion y swydd
• Telerau ac amodau eich cyflogaeth
• Manylion ynghylch cyfnodau o absenoldeb a gymerwyd, gan gynnwys gwyliau, absenoldeb salwch, absenoldeb teuluol, mamolaeth, tadolaeth, absenoldeb mabwysiadu, rhannu absenoldeb rhiant ac absenoldeb sabothol a'r rhesymau dros yr absenoldeb
• Aelodaeth o Undeb Llafur
• Manylion Pensiwn
• Dogfennau Ildio Cyflog
• Manylion unrhyw weithdrefnau disgyblu, achwyniad neu ddatgelu camarfer rydych wedi bod ynghlwm wrthynt
• Asesu eich perfformiad, gan gynnwys arfarniadau, cynlluniau gwella perfformiad a gohebiaeth gysylltiedig
• Manylion ynghylch aelodaeth o gyrff proffesiynol

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol wrthych chi ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Cyngor y Gweithlu Addysg
• Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
• Adran Gwaith a Phensiynau
• Gwasanaeth Llesiant Gweithwyr y Cyngor
• Gwasanaeth Tribiwnlysoedd
• Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol
• Pensiynau Athrawon
• Cyn-gyflogwyr neu Gyflogwyr presennol
• Darparwyr buddion i weithwyr megis cynllun ildio cyflog (car), talebau gofal plant ac ati
• Gwasanaethau Amddiffyn Plant a Diogelu Oedolion y Cyngor

Ceir y mathau canlynol o ddata personol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Ymatebion y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Manylion Addysg
• Manylion ynghylch treth, benthyciad myfyrwyr, yswiriant gwladol a didyniadau enillion
• Adroddiadau a thystysgrifau meddygol
• Ffurflenni gwasanaeth ar reithgor
• Didyniadau Gorchymyn y Llys Sirol
• Manylion Pensiwn
• Geirda gan gyflogwyr presennol neu gyn-gyflogwyr
• Gwybodaeth ynghylch honiadau yn erbyn gweithwyr Cyngor Sir Caerfyrddin mewn perthynas ag achosion sy'n ymwneud ag amddiffyn plant a diogelu oedolion

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU, oni bai bod yn rhaid i ni ysgrifennu at gyflogwr o dramor am eirda.  Rydym dim ond yn darparu eich enw a'ch cyfeiriad pan fydd angen inni wneud hyn.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Mae'n bosibl y byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth â'r canlynol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Cyngor y Gweithlu Addysg
• Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
• Adran Gwaith a Phensiynau
• Gwasanaeth Llesiant Gweithwyr y Cyngor
• Gwasanaeth Tribiwnlysoedd
• Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol
• Pensiynau Athrawon
• Cyflogwyr presennol neu gyn-gyflogwyr gan gynnwys cael geirda
• Darparwyr buddion i weithwyr megis cynllun ildio cyflog (car), talebau gofal plant ac ati
• Adeiniau Refeniw a Budd-daliadau Awdurdod Lleol
• Darpar gyflogwyr
• Undebau llafur
• Swyddfa Archwilio Cymru
• Gwasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor
• Recriwtio rheolwyr a chyfwelwyr sydd ynghlwm wrth y broses recriwtio
• Cynghorwyr fel aelodau o Bwyllgorau sy'n delio â materion Adnoddau Dynol
• Cyfrifyddiaeth
• Rheoli Risg
• Gwasanaeth Cyfreithiol
• Cyrff Llywodraethu Ysgolion
• Cyrff cyllido allanol
• Geirda o ran morgais neu rent
• Cyflogwyr yn y dyfodol sy'n destun i drosglwyddo ymgymeriadau a diogelu cyflogaeth (TUPE)
• Cyngor Sir Caint, sy’n darparu ein gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Yn ogystal, mae rhai sefyllfaoedd penodol lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth am gyfnod eich cyflogaeth a 6 mlynedd ychwanegol os nad ydych yn gweithio gyda phlant ac am 25 mlynedd os ydych yn gweithio gyda phlant. Caiff y cyfnod amser y bydd eich data personol yn cael ei gadw ar ôl diwedd y gyflogaeth ei bennu gan Ganllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.