Cwynion

Mae sicrhau bod Cyngor Sir Caerfyrddin yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir yn bwysig iawn o ran darparu ein gwasanaethau a chadw hyder y cyhoedd.

Ystyr data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y mae modd adnabod pwy ydyw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol drwy ddefnyddio'r wybodaeth. Defnyddir y termau 'gwybodaeth' a 'data personol' yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn drwyddo draw ac maent yn gyfystyr.

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir, rydym yn ceisio cydymffurfio'n llwyr â gofynion deddfwriaeth Diogelu Data.

Felly, mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi'i lunio i esbonio mor glir â phosibl beth rydym yn ei wneud â'ch data personol.

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio i ddelio â'ch cwyn am ein gwasanaethau yn unig.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw i berfformio tasg a wneir er budd y cyhoedd, neu i arfer awdurdod swyddogol o dan ein pwerau dewisol yn adran 111 Deddf Llywodraeth Leol 1972.

Y sail ar gyfer prosesu data personol (sensitif) categori arbennig amdanoch yw am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, ar sail y ddeddfwriaeth y cyfeiriwyd ati uchod.
Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, mae'n bosibl na fyddwn yn gallu ymchwilio i'ch cwyn a mynd i'r afael â'ch pryderon.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Pan fyddwch yn gwneud cwyn, rydym yn gofyn ichi nodi'r wybodaeth ganlynol:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhif Ffôn
  • Cyfeiriad E-bost

Rydym hefyd yn gofyn ichi ddweud wrthym beth yw natur eich cwyn ac fel arfer mae hyn yn golygu y cesglir gwybodaeth arall amdanoch. Mae math a swm y data personol yn dibynnu ar eich amgylchiadau ac ar natur eich cwyn.

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddelio â'ch cwyn, rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol wrthych a hefyd yn derbyn gwybodaeth gan wasanaethau perthnasol yn y Cyngor.

Gan fod cwynion yn gallu bod yn berthnasol i nifer o wahanol wasanaethau ac weithiau gallant gynnwys manylion sylweddol am eich bywyd, mae'n bosibl y ceir y mathau canlynol o ddata personol gan y Tîm Cwynion, yn dibynnu ar natur eich cwyn:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhif Ffôn
  • Cyfeiriad E-bost
  • Dyddiad Geni
  • Rhyw
  • Rhif Cyfeirnod Unigryw
  • Manylion Ariannol
  • Eich Teulu
  • Eich Amgylchiadau Cymdeithasol
  • Manylion Cyflogaeth ac Addysg
  • Eich Anghenion Tai
  • Delweddau/Ffotograffau
  • Gwybodaeth am eich Iechyd
  • Eich Hil neu Gefndir Ethnig
  • Barn Wleidyddol
  • Cred Grefyddol neu Athronyddol
  • Aelodaeth o Undeb Llafur
  • Gwybodaeth am eich bywyd rhywiol neu'ch cyfeiriadedd rhywiol
  • Collfarnau Troseddol a Throseddau.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth â'r canlynol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

  • Gwasanaethau perthnasol eraill yn y Cyngor
  • Swyddog Ymchwilio dynodedig yn y Cyngor
  • Swyddog Ymchwilio allanol ar gyfer cwynion o ran gofal cymdeithasol sy'n cael eu trosglwyddo i ail gam y weithdrefn
  • Ombwdsmon Gwasanaethau Cyhoeddus Cymru, os byddwch yn dewis gwneud cwyn iddyn nhw

Yn ogystal, mae rhai sefyllfaoedd penodol lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

  • Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
  • Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
  • Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth am 6 blynedd ar ôl ymateb i'ch cwyn, a hynny yn unol â Chanllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

  • Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
  • Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
  • Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
  • Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

  • Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
  • Dileu eich data personol
  • Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
  • Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk
Rhif ffôn: 01267 224127

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cyngor a Democratiaeth