Gwasanaeth Arlwyo mewn Ysgolion

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio ar gyfer gweinyddu taliadau am brydau ysgol a darparu prydau ysgol am ddim.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn ymarfer yr awdurdod a ddarparwyd i ni o dan Ddeddf Safonau a Threfniadaeth Ysgolion (Cymru) 2013.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, ni fyddwn yn gallu darparu prydau ysgol i'ch plentyn.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol er mwyn darparu system prydau bwyd di-arian mewn ysgolion uwchradd:

• Eich Enw ac Enw'ch Plentyn
• Blwyddyn Ysgol eich Plentyn
• Data Biometrig
• Alergeddau ac Anoddefedd Bwyd eich Plentyn

Yn ogystal, rydym yn casglu crynodeb o'r prydau a ddarparwyd a thaliadau a dderbyniwyd mewn ysgolion cynradd.

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

Rydym yn cael mynediad i'r wybodaeth ganlynol o system gwybodaeth reoli ysgolion er mwyn darparu prydau ysgol mewn ysgolion cynradd ac uwchradd:

• Eich Enw ac Enw'ch Plentyn
• Cyfeiriad
• Cyfeiriad E-bost

Yn ogystal, mae ein darparwr taliadau ar-lein (ParentPay) a'n darparwr gwasanaethau archebu prydau ymlaen llaw (Cypad) yn rhoi'r wybodaeth hon i ni wrth ichi ddefnyddio'r gwasanaethau hyn.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Mae'n bosibl y bydd angen i ni rannu eich gwybodaeth ag Adain Adennill Dyledion y Cyngor os na fyddwch yn talu am brydau ysgol ac yn mynd i ddyled.

Yn ogystal, mae gan y cwmnïau sy'n darparu ein systemau taliadau mewn ysgolion fynediad i ddata personol sy'n cael ei gofnodi gan y systemau hyn am eich plentyn.

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth am gyfnod o 3 blynedd yn unol â Chanllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.