Gwasanaethau Democrataidd

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Caiff y wybodaeth rydym yn ei chasglu ei defnyddio i weinyddu proses ddemocrataidd y Cyngor ac i gefnogi Aelodau Etholedig i wneud eu rôl.

Mae rhan o'r rôl gefnogol hon yn cynnwys system ymholiadau'r Cynghorwyr er mwyn helpu Aelodau Etholedig i gyflwyno sylwadau ar ran preswylwyr sy'n byw yn eu wardiau.

Rydym hefyd yn defnyddio data personol am aelodau o'r cyhoedd er mwyn eich galluogi chi i gymryd rhan yng nghyfarfodydd y Cyngor.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw ei bod yn angenrheidiol cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol o dan Ddeddf Llywodraeth Leol 1972 a Mesur Llywodraeth Leol (Cymru) 2011.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio data personol (sensitif) categori arbennig am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, ar sail y ddeddfwriaeth y cyfeiriwyd ati uchod.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol am y gwasanaeth hwn:

Aelodau Etholedig a Chynrychiolwyr Cyfetholedig:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Manylion Banc/Talu
• Datgan Buddiannau
• Manylion Cyflogaeth ac Addysg
• Ffotograffau
• Delweddau a deunydd a recordiwyd mewn cyfarfodydd cyhoeddus
• Rhif Cofrestru'r Cerbyd
• Gwybodaeth am eich Iechyd
• Barn Wleidyddol

Aelodau o'r cyhoedd sy'n mynychu cyfarfodydd y Cyngor ac yn siarad ynddynt:

• Enw
• CyfeiriadCyfeiriad E-bost
• Rhif Ffôn
• Rhif Cofrestru'r Cerbyd er mwyn trefnu lle parcio
• Delweddau a deunydd a recordiwyd mewn cyfarfodydd cyhoeddus

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

Ydyn.  Pan fydd Aelodau Etholedig yn cysylltu â'r Uned Gwasanaethau Democrataidd i wneud ymholiadau ar eich rhan fel preswylydd yn eu ward - bydd hyn yn cynnwys darparu data personol amdanoch. Mae hyn yn cynnwys (o leiaf):

• Eich Enw
• Eich cyfeiriad a manylion cyswllt eraill

Caiff data personol arall hefyd ei ddarparu pan fydd yr ymholiadau hyn yn dod i law.  Mae math a swm y data personol yn dibynnu ar eich amgylchiadau a natur y mater y mae'r Aelod Etholedig yn ymdrin ag ef, fodd bynnag, gall hyn gynnwys gwybodaeth am eich iechyd, eich amgylchiadau cymdeithasol ac ariannol, eich anghenion tai ac ati.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Caiff ffilm o gyfarfodydd cyhoeddus y Cyngor ei gweddarlledu drwy ein gwefan a gellir cael mynediad iddi ledled y byd ar y rhyngrwyd.  

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu data personol am Aelodau Etholedig a chynrychiolwyr cyfetholedig â'r canlynol:

• Swyddogion perthnasol y Cyngor
• Y cyhoedd drwy ein gwefan
• Tîm Cyflogres y Cyngor er mwyn talu cyflogau a phrosesu hawliadau

Os ydych yn aelod o'r cyhoedd yn mynychu cyfarfod cyhoeddus o'r Cyngor neu ei bwyllgorau ac yn siarad ynddynt, caiff delweddau a deunydd a recordiwyd yn y cyfarfod eu darlledu ar ein gwefan.  Mae darparwr ein cyfleuster gweddarlledu (Public-i) hefyd â mynediad i'r ffilm hon.

Nid ydym yn rhannu unrhyw wybodaeth arall amdanoch.

Caiff data personol am breswylwyr sy'n cysylltu â'r Cyngor drwy eu Haelodau Etholedig ei rannu â gwasanaeth y Cyngor y mae'r ymholiad yn gysylltiedig ag ef.

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Rydym yn cadw gwybodaeth ynghylch Aelodau Etholedig am 6 blynedd ar ôl i aelodaeth ddod i ben.

Os ydych yn aelod o'r cyhoedd sydd wedi mynychu cyfarfod o'r Cyngor ac wedi siarad ynddo, rydym yn cadw eich enw a'ch manylion cyswllt am 3 mis.

Caiff data personol ynghylch ymholiadau a wneir drwy ein system ymholiadau'r Cynghorwyr ei gadw am 6 blynedd ar ôl derbyn yr ymholiad.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.