Llywodraethu Gwybodaeth - ceisiadau am wybodaeth

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at y dibenion canlynol:

• Cofnodi, prosesu ac ymateb i geisiadau am wybodaeth sy'n dod i law o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a'r Ddeddfwriaeth Diogelu Data.
• Delio â chwynion ynghylch trin ceisiadau am wybodaeth.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn darparu swyddogaeth statudol o dan y ddeddfwriaeth uchod.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai hyn olygu nad ydym yn gallu cydymffurfio â'ch cais a darparu ymateb.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn delio â cheisiadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost

I ddelio â cheisiadau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, fel arfer mae arnom angen rhagor o wybodaeth:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Dyddiad Geni
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu data personol yn uniongyrchol wrthych.  

Er mwyn ymateb i geisiadau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, rydym hefyd yn cael data personol amdanoch gan y gwasanaethau perthnasol yn y Cyngor sy'n ymwneud â'ch cais.

Gallai hyn gynnwys y mathau canlynol o ddata personol, yn dibynnu ar natur eich cais:

• Manylion Cyswllt
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Rhifau Cyfeirnod Unigryw
• Manylion Banc/Talu
• Eich Teulu
• Eich Amgylchiadau Cymdeithasol
• Eich Amgylchiadau Ariannol
• Manylion Cyflogaeth ac Addysg
• Eich Anghenion Tai
• Delweddau/Ffotograffau
• Gwybodaeth am eich Iechyd
• Eich Hil neu Gefndir Ethnig
• Barn Wleidyddol
• Cred Grefyddol neu Athronyddol
• Aelodaeth o Undeb Llafur
• Gwybodaeth am eich bywyd rhywiol neu'ch cyfeiriadedd rhywiol
• Collfarnau Troseddol a Throseddau.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich manylion cyswllt gydag adrannau a gwasanaethau eraill yn y Cyngor, yn benodol, y rheiny sy'n ymwneud â'ch cais.  I brosesu ceisiadau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, rydym hefyd yn rhannu rhifau cyfeirnod unigryw a'ch dyddiad geni er mwyn helpu â'r gwaith o gynnal chwiliadau am eich data personol.

Os byddwch yn gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) am y ffordd y gwnaethom ymdrin â chais, mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu data personol amdanoch er mwyn cydymffurfio ag ymchwiliad.

Yn ogystal, mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth am y cyfnodau canlynol:

• Ceisiadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol - 2 flynedd ar ôl ymateb i'r cais
• Ceisiadau sy'n destun cwyn neu adolygiad mewnol i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth - 3 blynedd ar ôl cwblhau ymchwiliad
• Ceisiadau Diogelu Data - 5 mlynedd ar ôl i'r defnydd gweinyddol ddod i ben

Mae hyn yn unol â Chanllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.