Y Gwasanaeth Lles Addysg

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio ar gyfer cefnogi'r broses gynllunio a darparu Gwasanaethau Lles Addysg er mwyn diwallu anghenion plant a theuluoedd sy'n cael eu cyfeirio at y gwasanaeth. Mae hyn yn cynnwys:

• Sicrhau presenoldeb rheolaidd yn yr ysgol
• Mynd i'r afael â phroblemau mewn perthynas ag absenoldebau ac absenoldeb o'r ysgol

Mae'r gwasanaeth hefyd yn darparu:

• Rheoleiddio cyflogaeth plant a phlant mewn adloniant
• Trwyddedu oedolion sy'n hebryngwyr ar gyfer plant sy'n perfformio

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

• Deddf Addysg 1996 (fel y'i diwygiwyd)
• Adran 436A o Ddeddf Addysg 1999 fel y'i diwygiwyd gan adran 4 o Ddeddf Addysg ac Arolygiadau 2006
• Deddf Plant a Phobl Ifanc 1933
• Is-ddeddfau Cyflogi Plant yr Awdurdod Lleol 1998

Y sail ar gyfer prosesu data personol (sensitif) categori arbennig amdanoch yw am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, ar sail y ddeddfwriaeth y cyfeiriwyd ati uchod.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol am blant er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn, yn dibynnu ar eich amgylchiadau.

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Rhyw gan gynnwys hunaniaeth rhywedd
• Rhif Unigryw'r Disgybl
• Gwybodaeth am bresenoldeb yn yr ysgol
• Delweddau a Ffotograffau
• Gwybodaeth am iechyd corfforol neu feddyliol
• Collfarnau Troseddol a Throseddau, pan fydd hyn yn berthnasol i ddarparu'r gwasanaeth yn unig
• Gwybodaeth gan y Gwasanaethau Plant a'r Gwasanaethau Addysg

Mae'n bosibl y byddwn ni hefyd yn casglu'r wybodaeth ganlynol gan rieni a gofalwyr:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Eich Teulu
• Eich Amgylchiadau Cymdeithasol
• Eich Amgylchiadau Ariannol
• Manylion Cyflogaeth ac Addysg
• Eich Anghenion Tai
• Gwybodaeth am eich Iechyd
• Eich Hil neu Gefndir Ethnig
• Cred Grefyddol neu Athronyddol
• Collfarnau Troseddol a Throseddau, pan fydd hyn yn berthnasol i ddarparu'r gwasanaeth yn unig

Os ydych yn hebrwng plant sy'n perfformio, rydym yn casglu:

• Enw
• Cyfeiriad
• Geirda a gwybodaeth am eich profiad gwaith
• Delweddau a Ffotograffau

Yn ogystal, mae'n ofynnol gennym gael archwiliad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

Ydyn.  I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol wrthych chi ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Ysgolion a'r Gwasanaethau Addysg
• Gwasanaethau Plant
• Awdurdodau Lleol Eraill
• Y Gwasanaethau Tai
• Meddygfeydd a Gwasanaethau Iechyd

Ceir y mathau canlynol o ddata personol:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Rhyw gan gynnwys hunaniaeth rhywedd
• Rhif Unigryw'r Disgybl
• Gwybodaeth am bresenoldeb yn yr ysgol
• Delweddau a Ffotograffau
• Gwybodaeth am iechyd corfforol neu feddyliol
• Collfarnau Troseddol a Throseddau lle bo'n berthnasol

Yn ogystal, rydym yn derbyn data personol gan sefydliadau sy'n gwneud ceisiadau o ran plant sy'n perfformio, sy'n cynnwys enw, cyfeiriad, unrhyw anghenion iechyd a llun o'r plentyn.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

NRydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth pan fydd angen i ni wneud hynny yn unig.  Pan fyddwn ni'n rhannu gwybodaeth, rydym ym mhob achos yn darparu cyn lleied ag sydd ei angen i'r canlynol:

• Ysgolion a'r Gwasanaethau Addysg
• Meddygfeydd a gweithwyr proffesiynol ym maes iechyd gan gynnwys nyrsys ysgol
• Gwasanaethau Plant
• Gwasanaethau Tai
• Awdurdodau lleol eraill lle bo'n berthnasol

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn ni'n cadw data personol ynghylch y plant a'r teuluoedd sy'n cael eu cyfeirio at ein gwasanaeth am 21 mlynedd ar ôl cau bob achos.

Cedwir gwybodaeth ynghylch ceisiadau am hawlenni gwaith a phlant sy'n perfformio am 2 flynedd ar ôl i'r hawl ddod i ben.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.