Gweithwyr sy'n Gyrru fel Rhan o'u Rôl

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Rydym yn prosesu data personol sy'n gysylltiedig â gyrwyr at y dibenion canlynol:
•    Ymateb yn effeithiol i'r gofynion gwasanaeth.
•    Ffurfweddu gweithwyr yn effeithiol (e.e. patrymau gwaith, lleoliadau) i ddarparu gwasanaeth effeithlon ac       ymatebol.
•    Lleihau traul a breuo ar gerbydau, gan leihau costau cynnal a chadw
•    Lleihau gwastraff tanwydd.
•    Costau yswiriant is.
•    Sicrhau cydymffurfiaeth â rhwymedigaethau cyfreithiol (e.e. oriau gyrwyr, trwyddedu, diogelwch ar y             ffyrdd) 
•    Rheoli diogelwch a risg gyrwyr i gynnwys diogelu gweithwyr a allai fod yn agored i niwed neu sydd                 mewn perygl oherwydd materion o ran gweithio ar eu pen eu hunain. 
•    Monitro'r defnydd o gerbydau ac atal camddefnydd 
•    Ymchwilio i ddigwyddiadau, gwrthdrawiadau, hawliadau a chwynion.
•    Cynnal systemau adrodd ar addasrwydd cerbydau ar gyfer y ffyrdd a diffygion 
•    Rheoli hyfforddiant, cymwysterau a chymhwysedd 
•    Diogelu gweithwyr, y cyhoedd ac asedau'r cwmni 
•    Cefnogi prosesau disgyblu a rheoli perfformiad
•    Gwella diogelwch ein cerbydau

Mae'r sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r wybodaeth bersonol fel  a ganlyn: 
Rhwymedigaeth gyfreithiol - mae prosesu'n angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â gofynion o ran trafnidiaeth ffyrdd, iechyd a diogelwch a thrwyddedau gweithredwyr, rhwymedigaeth gyfreithiol y mae'n rhaid i'r rheolydd weithredu'n unol ag ef. Mae'r rhwymedigaethau cyfreithiol hyn mewn perthynas ag Iechyd a Diogelwch (Gweithio ar eich Pen eich Hun) a Monitro Perfformiad Gyrwyr (Cyflymder, Damweiniau).

Mae'r ddeddfwriaeth berthnasol yn cynnwys:
•    Deddf Rheoli Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1999
•    Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974
•    Deddf Traffig Ffyrdd 1988
•    Côd Arferion Cyflogaeth (Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth – ICO)
•    Deddf Hawliau Dynol 1998 (Erthygl 8 – Hawl i Breifatrwydd)
•    Rheoliadau Cerbydau Ffyrdd (Adeiladu a Defnyddio) 1986
•    Deddf Cerbydau Nwyddau (Trwyddedu Gweithredwyr) 1995
•    Deddf Rheoli Traffig 2004
•    Rheoliad (EC) Rhif 561/2006 (Rheolau Oriau Gyrwyr) 
•    Deddf Trafnidiaeth 1968 
•    Oriau Gyrwyr a Thacograffau (Diwygio ac ati) (Ymadael â'r UE) Rheoliadau 2019
•    Rheoliadau Gyrwyr Cerbydau (Tystysgrifau Cymhwysedd Proffesiynol) 2007

Gwaith/tasg gyhoeddus - y sail arall ar gyfer prosesu'r data hwn yw bod angen gwneud hynny i gyflawni tasg er budd y cyhoedd, neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i'r rheolwr (ar sail y ddeddfwriaeth a restrir uchod).

Felly, nid yw prosesu'r data hwn yn seiliedig ar ganiatâd.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu ac yn prosesu'r categorïau canlynol o wybodaeth/data personol sy'n ymwneud â'r gyrrwr:

• Cofnodion cymhwyster CPC Gyrwyr (DCPC)
• Cofnodion Hyfforddiant a Chymhwysedd
• Gwirio Trwyddedau Gyrru
• Ffurflenni Datganiad Gyrrwyr
• Oriau Gyrwyr/Amser Gwaith
• Sgorio Cofnodion Gyrwyr/Lefel y Risg
• Recordiadau Teledu Cylch Cyfyng Cerbydau
• Recordiadau Teledu Cylch Cyfyng Depo
• Data Defnydd o Gardiau Tanwydd
• Cofnodion Defnydd o Allweddi Tanwydd
• Cofnodion Archebu Ceir Adrannol
• Cofnodion Haplogi Cerbydau
• Cofnodion Llyfr Diffygion Gyrrwr
• Diffygion yn cael eu cofnodi drwy Microsoft Forms
• Hawliadau Digwyddiadau/Damweiniau Modur
• Adroddiadau Gorlwytho Cerbydau
• Lleoliad a symudiad y gyrrwr, ac mewn rhai amgylchiadau, ei deithwyr wrth ddefnyddio'r cerbyd. Y cyflymder, yr arddull yrru a'r data cysylltiedig (brecio/cyflymu'n sydyn), Defnydd o danwydd a data arall sy'n gysylltiedig â thelemateg / gwybodaeth cerbydau
• Llyfr Gwiriadau Cydymffurfiaeth Cerbydau

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

Nid ydym yn cael gwybodaeth amdanoch chi o unrhyw ffynonellau eraill fel mater o drefn.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Mae bron yr holl wybodaeth amdanoch chi yn cael ei storio yn y DU.  Yr unig wybodaeth sydd wedi'i storio y tu allan i'r DU yw recordiadau teledu cylch cyfyng cerbydau Fleetclear, sy'n cael ei chadw yng nghanolfan ddata AWS yn Nulyn, Iwerddon.  Pan fo cynnal y tu allan i'r DU, bydd cynnal yn cael ei gyfyngu i awdurdodaethau sy'n darparu amddiffyniad cyfatebol (ee, yr UE o dan GDPR), yn unol â threfniadau corfforaethol.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Bydd y Cyngor yn defnyddio eich data personol dim ond pan fydd angen i ni wneud hynny ac i'r graddau sy'n angenrheidiol ym mhob achos. Mae enghraifft o bwy allai ddefnyddio'r data wedi'i nodi isod:
•    Rheolwyr gwasanaeth a thîm Rheoli Fflyd y Cyngor.
•    Rheolwr Llinell / Tîm Rheoli y gweithiwr.
•    Y tîm Iechyd a Diogelwch.
•    Adnoddau Dynol (dim ond os cymerir camau disgyblu lle bo hynny'n briodol).
•    Y tîm hyfforddi.
•    Tîm y fflyd.
•    Rheoli Risg (Adran Yswiriant) – os bydd difrod i gerbyd. Os oes hawliad trydydd parti, gellir rhannu               gwybodaeth berthnasol gyda'r cynrychiolydd trydydd parti, er enghraifft, yswiriwr.
•    Cyrff rheoleiddio, megis yr Asiantaeth Safonau Gyrwyr a Cherbydau, yr Heddlu, y Comisiynydd Traffig.
•    Quartix, cyflenwr ein system Telemateg fel y manylir yn 2 uchod.
•    Jaama, system rheoli'r fflyd fel y manylir yn 2 uchod.
•    CWM Environmental, sy'n rhoi'r data pont bwyso i ni.
•    Vision, y system tacograff a rheoli amser gwaith fel y manylir yn 2 uchod.
•    Triscan, y system a ddefnyddir i reoli ein danfoniadau a dosbarthu tanwydd.
•    Fleetclear, y system a ddefnyddir i reoli ein systemau teledu cylch cyfyng cerbydau.
•    Aviva, ein cwmni yswiriant
•    Velocity, y system a ddefnyddir i fonitro ein Cardiau Fastfuel.

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:
•    Pan fo'r gyfraith yn mynnu ein bod yn rhoi'r wybodaeth.
•    Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd.
•    Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw.

Bydd rhaid i staff sydd â mynediad i fonitro'r systemau hyn gydymffurfio â'r canlynol:
•    Dim monitro "byw" o staff oni bai bod angen gweithredol.
•    Gwaharddiad llym o ddefnydd amhriodol, megis chwilfrydedd personol ynghylch lleoliad gweithwyr neu         unrhyw wyliadwriaeth nad yw'n gysylltiedig â gwaith.
•    Gofyniad clir i hysbysu staff pan fydd data yn cael ei ddefnyddio mewn perthynas ag unrhyw ymchwiliad       ffurfiol sy'n ymwneud â nhw.
 
Bydd caniatâd mynediad i'r systemau hyn yn cael eu hadolygu bob 6 mis. Bydd archwiliadau blynyddol i fonitro'r defnydd o'r systemau i sicrhau eu bod yn cael eu defnyddio yn unol â'r polisi hwn. Bydd yn ofynnol i unrhyw un sydd â mynediad ymgymryd â hyfforddiant gloywi blynyddol i wneud yn siŵr eu bod yn deall rheolau diogelu data, eu cyfrifoldebau sy'n dod o drin y math hwn o ddata, a hawliau preifatrwydd gweithwyr.
Os oes gennych bryderon ynghylch staff sy'n camddefnyddio'r systemau, cysylltwch â Swyddog Diogelu Data'r Cyngor fel y manylir yn Adran 8 o'r hysbysiad hwn. 

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Mae'r Cyngor yn cynnal Canllawiau Cadw sy'n nodi pa mor hir y caiff cofnodion eu cadw a phryd y dylid eu gwaredu'n ddiogel. Bydd gwybodaeth yn cael ei chadw dim ond cyhyd ag y mae pwrpas cyfreithlon i wneud hynny a bydd yn cael ei dileu, ei dinistrio neu ei gwneud yn ddienw yn ddiogel pan nad oes ei angen mwyach.

Mae'r Canllawiau Cadw yn destun adolygiad rheolaidd a gellir eu diweddaru o bryd i'w gilydd i adlewyrchu newidiadau mewn deddfwriaeth, canllawiau statudol a gofynion gwasanaeth.   Gallwch ddod o hyd i'r canllawiau hyn yma:

Pa mor hir yr ydyn ni'n cadw cofnodion - Cyngor Sir Caerfyrddin

Nodwch os gwelwch yn dda lle defnyddir data fel tystiolaeth mewn achos disgyblu neu hawliad yswiriant neu data tebyg, ac efallai fydd adroddiadau system yn cael eu cadw'n hirach at y diben hwnnw.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.