Canllaw i Gyflenwyr ar Dendro

9. Awgrymiadau ar Dendro - Pethau i'w gwneud ac i beidio â'u gwneud

Os hoffech wneud cynnig am un o'n cyfleoedd tendro, dyma ychydig o awgrymiadau defnyddiol a fydd yn gwneud y broses dendro'n haws i chi:

Cofiwch wneud y canlynol:

• Astudiwch yr hysbyseb yn ofalus – dyma gyfle i chi benderfynu a all eich busnes gyflawni'r contract. Bydd hyn yn eich atal rhag gwastraffu amser gwerthfawr a thendro arian am gontract na allwch ei gyflawni'n realistig.
• Cofrestrwch ar gyfer y dogfennau tendro mewn da bryd i'w cwblhau – gan wneud yn siŵr eich bod yn neilltuo digon o amser i gwblhau'r dogfennau. Gwiriwch yr amser a'r dyddiad cau ar gyfer cyflwyno tendrau.
• Darllenwch yn ofalus a thalwch sylw manwl i'r cyfarwyddiadau yn y ddogfen dendro.
• Gwnewch yn siŵr eich bod yn ateb y cwestiynau fel y'u pennir gan roi manylion y gofynion penodedig a darparu tystiolaeth fel y nodir yn y canllawiau. Caiff atebion clir, cryno, perthnasol a llawn gwybodaeth eu ffafrio.
• Gofynnwch am eglurhad os ydych yn ansicr ynglŷn ag unrhyw beth o fewn y tendr drwy'r broses a amlinellir yn y dogfennau - cofiwch ofyn cwestiynau mewn da bryd a chyfeirio eich ymholiad drwy'r porth e-dendro (neu fel yr amlinellir yn y dogfennau)
• Gwnewch yn siŵr fod y prisiau/costau'n gywir a bod yr holl wybodaeth y gofynnir amdani yn cael ei darparu.
• Rhowch ystyriaeth ofalus i'ch atebion a rhowch sylw i bob agwedd ar y cwestiwn.  Dyma eich cyfle chi i egluro sut y byddwch yn cyflawni'r hyn sy'n ofynnol.
• Peidiwch â'u gadael yn wag gan na ellir rhoi pwyntiau i chi os nad ydych wedi rhoi ateb.
• Cadwch at unrhyw derfynau tudalen a nodwch unrhyw drothwyon sgorio ansawdd gofynnol. Mewn rhai tendrau bydd methu â chyrraedd sgôr benodol ar gyfer un cwestiwn neu bob cwestiwn yn golygu bod eich cyflwyniad yn cael ei gau allan o'r broses werthuso. 

Peidiwch â gwneud y canlynol

• Peidiwch â gadael y gwaith o gwblhau'ch tendr tan y funud olaf neu ddychwelyd eich tendr ar ôl y dyddiad neu'r amser cau gan y bydd y terfyn amser wedi mynd heibio. Ni dderbynnir cyflwyniadau hwyr.
• Peidiwch â chynnwys llenyddiaeth a llyfrynnau nas gofynnwyd amdanynt.
• Peidiwch â chymryd yn ganiataol bod aelodau'r panel gwerthuso yn gwybod beth rydych chi'n ei olygu – oni bai ei fod yn glir. Caiff cyflwyniadau eu gwerthuso ar sail eich atebion ac felly dylech ofalu eich bod yn cynnwys atebion perthnasol i bob pwynt.
• Peidiwch â chymryd yn ganiataol, hyd yn oed os ydych wedi gweithio i'r Cyngor yn y gorffennol neu os ydych yn gyflenwyr presennol i'r Cyngor, nad oes angen i chi ddarparu gwybodaeth berthnasol – rhaid i chi gynnwys gwybodaeth am bopeth sy'n berthnasol i'r tendr dan sylw, gan nodi cymaint o fanylion â phosibl. Mae pob asesiad o gynigion yn seiliedig ar yr hyn sydd wedi'i gynnwys yn y cynnig yn unig ac nid ar wybodaeth swyddog am gyflenwr/ei brofiad ohono, ni allwn ystyried gwybodaeth flaenorol am gyflenwr yn ystod y broses dendro, dim ond yr hyn a gyflwynir yn eu cynnig.
• Peidiwch â chyflwyno prisiau anghynaliadwy na ellir eu gwireddu drwy gydol cyfnod y contract.
• Cofiwch gyflwyno'r holl ddogfennau y gofynnir amdanynt yn y dogfennau tendro.
• Peidiwch â gadael i'r dogfennau eich digalonni, gofynnwch am gymorth. Mae Ymgynghorwyr Tendro Busnes Cymru ar gael i helpu gydag unrhyw gwestiynau a allai fod gennych.