Strategaeth Drawsnewid 2022 - 2027

Cwsmeriaid a Thrawsnewid Digidol

1. Nod cyffredinol

Parhau i wneud gwell defnydd o dechnoleg i ddarparu prosesau gwasanaeth mwy clyfar ac effeithlon, cynnig gwell profiad i gwsmeriaid a galluogi trafodion i gael eu cwblhau lle bynnag y bo modd.

 

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Cafodd ffocws blaenoriaethau digidol y Rhaglen eu newid yn ystod y 12 mis diwethaf i adlewyrchu’r hyn a ddysgwyd o bandemig Covid-19, o ran mynd i’r afael â’r rhwystrau a effeithiodd ar allu rhai staff i weithio o bell, a hefyd oherwydd yr angen i gymryd y cyfleoedd i fanteisio ar y ffyrdd gwell a mwy clyfar o weithio a fabwysiadwyd yn ystod y cyfnod hwnnw.

Un o ganfyddiadau’r Adolygiad Strategol o ymateb y Cyngor i Covid-19 oedd bod y Cyngor yn dal i ddibynnu’n drwm ar nifer o brosesau defnyddio papur (e.e., derbyn a danfon post, anfonebau, taflenni amser a llofnodi dogfennau a ffurflenni sy’n galw am lofnodion gwlyb) oedd wedi gorfodi rhai staff i fynd i’w swyddfeydd yn ystod cyfnod y pandemig. Roedd y Cyngor wedi bod yn gweithio ar resymoli ac awtomeiddio nifer o’r prosesau hyn yn y cyfnod cyn y pandemig, ond mae profiad y ddwy flynedd ddiwethaf wedi amlygu fwy fyth yr angen i fwrw ati gyda’r newidiadau hyn, a sicrhau rhai o’r buddion ariannol ac amgylcheddol y bydd y newidiadau hyn yn eu cyflawni hefyd. Mae rhaglen o awtomeiddio prosesau ar waith yn barod, a chafodd achos busnes ei gymeradwyo i gefnogi’r gwaith o gyflwyno llwyfan ‘E-Lofnodion’ ac mae datrysiad ‘Post Hybrid’ hefyd yn cael ei dreialu mewn nifer o wasanaethau.

Erbyn hyn, mae gan y rhan fwyaf o’r bobl a ystyrid ynghynt yn staff swyddfa yr offer i weithio o bell, ond mae angen sicrhau ein bod yn cael buddion gwirioneddol o weithio symudol gwirioneddol trwy sicrhau bod modd cyflawni cymaint o dasgau gwaith â phosib o bell heb orfod mynd i adeilad penodol, fel swyddfa neu ddepo.

Mae technoleg wedi bod yn hwylusydd allweddol yn y broses o sicrhau y gellid darparu a derbyn gwasanaethau mewn ffyrdd amgen yn ystod y pandemig. Mae’r ffordd y mae staff a chwsmeriaid wedi addasu i’r newidiadau hyn hefyd wedi codi disgwyliadau am y defnydd o dechnoleg wrth edrych i’r dyfodol. Gall technolegau newydd chwarae rôl allweddol yn moderneiddio gwasanaethau trwy eu galluogi i gael eu darparu mewn ffordd sy’n cynnig gwell deilliannau i gwsmeriaid, gyda llai o adnoddau ac am lai o gost, er bod hynny’n aml yn golygu buddsoddiad ariannol cychwynnol. Hefyd, mae mwy a mwy o bobl yn chwilio am ffyrdd cyflymach a mwy hyblyg o gael gafael ar wasanaethau a gwybodaeth.

Felly, mae disgwyl i drawsnewid digidol chwarae rhan ganolog yn y gwaith o gynllunio a darparu gwasanaethau i’r dyfodol. Mae data a gasglwyd o nifer o awdurdodau lleol gan SOCITM yn dangos fod gwe gysylltiad yn 5% o gost cysylltiad ffôn, sydd yn ei dro yn llai na thraean o gost cysylltiad ffôn. Yn ogystal â bod gryn dipyn yn rhatach, mae gwe wasanaethau cwbl integredig yn cynnig buddion eraill hefyd, gan eu bod ar gael 24 awr y dydd, maent yn aml yn gyflymach, gallant leihau llwythi gwaith ac maent yn cynnig dewis i’r defnyddiwr gwasanaeth unigol. Maent yn cynnig cyfle i wneud arbedion arwyddocaol a darparu gwasanaethau gwell a mwy hygyrch.

Mae’r Cyngor eisoes wedi cychwyn ar raglen waith sy’n ceisio gwella’r ffordd y mae’n rheoli ac yn ymateb i gysylltiadau gan gwsmeriaid. Bydd hyn yn ceisio sicrhau bod cysylltiadau’n cael eu rheoli mewn ffordd amserol a’u bod yn cael eu datrys yn y ‘pwynt cyswllt cyntaf’ lle bynnag y bo modd.
Bydd defnyddio technoleg, ac integreiddio systemau TG yn enwedig, yn allweddol i gefnogi hynny a sicrhau y caiff y broses ‘o’r dechrau i’r diwedd’ fwyaf effeithlon ei defnyddio. Ni fydd y Cyngor ond yn gallu manteisio’n llawn ar fuddion cael mwy o bobl i ddefnyddio gwasanaethau ar-lein os all sicrhau bod y prosesau swyddfa gefn cysylltiedig mor effeithlon ag y gallant fod, fel nad yw’r symud at ddewisiadau digidol yn arwain at awtomeiddio gwastraff ac aneffeithlonrwydd i mewn i fersiwn electronig y broses.

Nid yw darparu mwy o wasanaethau ar-lein yn golygu y dylai ffyrdd traddodiadol o gysylltu â’r Cyngor gael eu hisraddio neu eu gwaredu’n fwriadol, a bydd angen i sicrhau cynaliadwyedd dewisiadau wyneb yn wyneb ac ar y ffôn fod yn flaenoriaeth o hyd i’r Cyngor. Bydd Canolfan Gyswllt a chyfleusterau Hwb y Cyngor yn cefnogi’r cwsmeriaid nad oes ganddynt gyfleusterau digidol. Byddwn yn anelu at sicrhau bod gan gwsmeriaid ddewis i ddefnyddio’r cyfrwng sydd fwyaf cyfleus iddyn nhw.

Wrth i fwy a mwy o wasanaethau ystyried defnyddio technoleg, a chomisiynu systemau TG penodol i gefnogi awtomeiddio prosesau gwasanaethau, fe fydd mwy o ddibyniaeth ar integreiddio hynny’n effeithiol gyda’r systemau TG craidd presennol.

Mae’r Cyngor wedi sefydlu cronfa arbennig i ddarparu buddsoddiad o £200k y flwyddyn i gefnogi prosiectau trawsnewid digidol ar draws y sefydliad; efallai y bydd angen cynyddu’r swm yma wrth i ddisgwyliadau pobl o wasanaethau gynyddu ac wrth i dechnoleg barhau i ddatblygu. Mae’r Cyngor eisoes yn defnyddio technoleg DA ar gyfer rhai tasgau swyddfa-gefn, a bydd cam nesaf y Rhaglen Trawsnewid Digidol yn gobeithio cyflwyno’r dull hwn ar draws swyddogaethau perthnasol eraill. Bydd defnyddio Chat Bot a Live Chat yn ein gwasanaethau cyswllt cwsmer, ynghyd ag annog mwy o ddefnydd o’r dull hunan-gymorth, yn parhau i ehangu’r ffyrdd y mae cwsmeriaid yn dewis defnyddio ein gwasanaethau. Fodd bynnag, bydd angen sicrhau bod cyflymder datblygiadau digidol yn cyfateb i anghenion a galluoedd staff a defnyddwyr gwasanaethau.

 

3. Prif Amcanion

• Cefnogi’r gwaith o gyflawni blaenoriaethau yn Strategaeth Trawsnewid Digidol y Cyngor ar gyfer y sefydliad.
• Arwain rhaglen arwyddocaol o newid a thrawsnewid fydd yn ceisio rhesymoli a/neu awtomeiddio prosesau trafodiadol all arwain at welliannau yng nghost ac ansawdd gwasanaethau.
• Ystyried cynigion buddsoddi ynghylch datrysiadau technoleg ddigidol a gwneud argymhellion i’r TRhC ar gyfer dyrannu gwariant refeniw/cyfalaf.
• Helpu’r awdurdod i symud tuag at yr amcan o fod yn sefydliad di-bapur
• Lleihau faint o ymholiadau/ceisiadau a dderbynnir gan y Ganolfan Gyswllt trwy annog cwsmeriaid i ddefnyddio gwasanaethau ar-lein a cheisio lleihau cyfanswm yr ymholiadau y gellid eu hystyried yn rhai y methwyd â’u datrys.
• Cynyddu nifer y ceisiadau gaiff eu datrys yn y pwynt cyswllt cyntaf yn y Ganolfan Gyswllt trwy wella mynediad at wybodaeth a systemau
• Ceisio cael mwy o bobl i ddefnyddio cyfleusterau hunanwasanaeth trwy ddatblygu gwefan y Cyngor a gofalu fod hyn yn darparu ar gyfer awtomeiddio’r broses ‘o’r dechrau i’r diwedd’.
• Gwella profiad y cwsmer trwy geisio rhesymoli a chanoli pwyntiau mynediad y gwe borth at wasanaethau trafodiadol.
• Hyrwyddo’r defnydd o weithgareddau ymgysylltu â defnyddwyr fel rhan o’r gwaith o adolygu a datblygu systemau TG
• Codi lefelau hygyrchedd a sgiliau digidol ymhlith defnyddwyr gwasanaethau
• Adnabod gwasanaethau eraill a ddarperir ar hyn o bryd gan y Ganolfan Gyswllt lle y gellid mabwysiadu model ar ffurf Hwb
• Dod o hyd i gyfleoedd buddsoddi i arbed er mwyn cefnogi’r gwaith o gyflwyno datrysiadau digidol

 

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Cwblhau cyflwyno prosiect E-Lofnodion i 5 maes blaenoriaeth a chynnal ôl-werthusiad cyn ei gyflwyno i feysydd posib eraill erbyn Rhagfyr 2022.
• Cwblhau treialon o brosiectau post hybrid a llunio rhaglen i ehangu’r prosiectau ymhellach mewn meysydd eraill erbyn Rhagfyr gyda’r bwriad o’u gweithredu’n llawn lle’n briodol erbyn Mehefin 2023.
• Cwblhau’r gwaith o awtomeiddio anfonebau ar gyfer gwasanaethau cyfleustodau a datblygu cynllun i awtomeiddio anfonebau niferoedd-uchel erbyn Mawrth 23.
• Cynnal ymarferiad ôl-werthusiad ar gyfer y prosiectau awtomeiddio taflenni amser diweddar yn Gofal Cymdeithasol a Glanhau Adeiladu erbyn Ionawr 2023 ac edrych ar y potensial i’w gyflwyno i wasanaethau eraill yn Amgylchedd a rhoi ystyriaeth i ofynion datblygu systemau posib erbyn Mawrth 2023.
• Cynnal lansiad-meddal eBilio a Rheoli Cyfrifon o Wasanaethau’r Dreth Gyngor / Refeniw erbyn Ebrill 2023 ac ehangu a hyrwyddo eBilio i’n cwsmeriaid trwy gydol 2023.
• Cwblhau datganiad safbwynt ar weithio/ffonau symudol ar draws yr awdurdod gyda’r bwriad o edrych ar gyfleoedd eraill i ehangu hyn i wasanaethau eraill neu adnabod/rhoi sylw i rwystrau all fod yn eu hatal rhag cael eu defnyddio i’w llawn botensial erbyn Mawrth 2023.
• Yn dilyn yr uchod, adnabod cost/buddion digideiddio gwybodaeth i gefnogi gweithio o bell/symudol erbyn Mehefin 2023.
• Cyflwyno peilot Chat Bot yn y Gwasanaethau Gwastraff fel rhan o’r gwaith o gyflwyno’r Strategaeth Wastraff newydd – cwblhau’r peilot ar gyfer gwasanaethau gwastraff gwyrdd erbyn Ionawr 23 a’i gyflwyno’n llawn erbyn Ebrill 2024.
• Gweithio gyda gwasanaethau blaenoriaeth penodol (Tai a Gwasanaethau Gwastraff yn y lle cyntaf) i adnabod cyfleoedd i gynyddu nifer yr ymholiadau/ceisiadau sy’n cael eu datrys yn y pwynt cyswllt cyntaf trwy ehangu cyfleuster Hwb a / neu ddatblygu dewisiadau ar-lein ymhellach - Gwasanaethau Gwastraff erbyn Mehefin 2023 a’r Gwasanaethau Tai erbyn Rhagfyr 2023.
• Adnabod cysylltiadau cwsmeriaid sy’n mynd yn syth at adrannau ac ystyried a ellid rhoi sylw i’r rhain mewn Canolfan Gyswllt er budd y cwsmer/defnyddiwr terfynol erbyn Mawrth 2023.
• Sicrhau bod digon o gapasiti TG i barhau i gefnogi datblygiadau yn y system ariannol er mwyn creu mwy o arbedion effeithlonrwydd/cynhyrchiant a sicrhau mwy o integreiddio ac awtomeiddio yn ein System Rheolaeth Ariannol Gorfforaethol (Agresso). Dylid cytuno blaenoriaethau trwy’r Bwrdd Llywodraethu - Parhaus.
• Ymchwilio i gyfleoedd i resymoli pwyntiau mynediad cwsmeriaid at we wasanaethau – Mehefin 2023
  Adeiladu amgylchedd Power BI Corfforaethol er mwyn galluogi’r Cyngor ac adrannau gwasanaethau i gael gwell dealltwriaeth o’u data a’i ddadansoddi i helpu i wella gwybodaeth fusnes a phrosesau gwneud penderfyniadau erbyn Mawrth 2023.
• Llunio rhestr flaenoriaethau o wasanaethau/swyddogaethau lle y gallai cyflwyno RPA (Awtomeiddio Prosesau Roboteg) a (AI) Deallusrwydd Artiffisial arwain at brosesau mwy clyfar ac effeithlon a chynhyrchu arbedion ariannol erbyn Mehefin 2023.
• Parhau i hwyluso proses o symud systemau gwaddol mewn adeiladau i wasanaethau gwerthwr a reolir mewn cwmwl:
  
  • Recriwtio ar y We erbyn Rhagfyr 2022
  • Gofal Cymdeithasol (prosiect 3 blynedd erbyn Ebrill 2024)
  • Atgyweiriadau Tai erbyn Ebrill 2024
  • Tai (prosiect 2 flynedd wedi’i gwblhau erbyn Ebrill 2024)
  • Refeniw a Budd-daliadau erbyn Ebrill 2024
• Cyflwyno rhwydwaith blaengaredd “y Rhyngrwyd Pethau” ar draws ardaloedd allweddol o’r Sir fel rhan o’r rhwydwaith Cymru gyfan. Rhwydwaith blaengaredd agored i’r Cyngor a’n partneriaid, busnesau a thrigolion i dreialu dulliau amrywiol o ddefnyddio’r Rhyngrwyd Pethau a thrawsnewid gwasanaethau erbyn Ebrill 2023.
• Datblygu achos busnes i gefnogi’r gwaith o gyflwyno cyfleuster “y Rhyngrwyd Pethau” ar draws gwasanaethau/swyddogaethau’r Cyngor. Achosion a threialon defnydd ar draws gwasanaethau cyhoeddus dethol erbyn Mawrth 2023. 

 

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y newidiadau hyn?

• Gwelliannau cynhyrchiant/trafodiadol
• Rhesymoli prosesau
• Arbedion ariannol
• Ymgysylltu â chwsmeriaid
• Gwella Parhad Busnes a Chydnerthedd y Busnes

---