Canllaw i Gyflenwyr ar Dendro

12. Geirfa Caffael

Rydym yn deall y gall caffael fod yn ddryslyd. Dyma esboniad o'r termau yr ydym yn eu defnyddio:

Codau Geirfa Caffael Gyffredin (Codau CPV)

Mae Codau Geirfa Caffael Gyffredin yn strwythur codio a ddefnyddir wrth ddosbarthu contractau'r sector cyhoeddus i ddod o hyd i gyfleoedd tendro sy'n ymwneud â'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaeth a ddarperir gennych yn gyflym ac yn hwylus. Bydd angen i gyflenwyr ddewis y codau Geirfa Caffael Gyffredin priodol sy'n cyfateb i'r nwyddau, y gwaith neu'r gwasanaethau y maent yn eu darparu. Mae'r Gwasanaeth Dod o hyd i Dendr a GwerthwchiGymru yn defnyddio'r codau Geirfa Caffael Gyffredin. Mae rhestr o godau Geirfa Caffael Gyffredin ar gael ar wefan GwerthwchiGymru wrth gofrestru.

Y Contract

Unrhyw gytundeb (p'un a yw'n ysgrifenedig ai peidio) rhwng yr Awdurdod ac un neu fwy o bartïon eraill ar gyfer:- • gwerthu nwyddau neu ddeunyddiau; • cyflenwi nwyddau neu ddeunyddiau; • gweithredu gwaith • darparu gwasanaethau (gan gynnwys llety a chyfleusterau).

Rheoli Contractau

Sicrhau bod y cytundeb contractiol iawn ar gyfer y sefydliad yn cael ei sefydlu a'i reoli yn y modd mwyaf effeithiol, gan alluogi'r ddwy ochr i gyflawni eu rhwymedigaethau'n llawn a darparu nwyddau, gwasanaethau neu waith o'r ansawdd iawn, ar amser, o fewn y gyllideb a chan gydymffurfio â'r contract.

Rheolwr Contractau

Mae'r Rheolwr Contractau yn gyfrifol am reoli contract a ddyfernir, gan sicrhau bod y contract yn cyflawni yn ôl y disgwyl a bod y prisiau a delir yn unol â thelerau'r contract.

Rheolau Gweithdrefnau Contractau

Dyma ein rheolau mewnol sy'n berthnasol i weithgarwch caffael sy'n is na throthwyon Contractau Cyhoeddus y DU. Eu diben yw sicrhau system o fod yn agored, yn dryloyw ac yn anwahaniaethol lle na fydd unrhyw amheuaeth ynghylch atebolrwydd a gonestrwydd y broses gaffael.

Yr Uned Caffael Corfforaethol

Caiff gweithgarwch caffael o fewn y Cyngor ei reoleiddio a'i oruchwylio gan yr Uned Caffael Corfforaethol drwy gyfrwng canllawiau, gweithdrefnau, rheolau a rheoliadau. Ein nod yw ceisio'r gwerth gorau am arian ar yr holl nwyddau, gwaith a gwasanaethau a brynir gan y Cyngor a sicrhau bod yr holl gaffael yn cael ei wneud mewn modd agored, tryloyw ac anwahaniaethol.

System Brynu Ddynamig (DPS)

Offeryn electronig a ddefnyddir i brynu nwyddau, gwasanaethau a gwaith. Mae System Brynu Ddynamig yn debyg i fframwaith ond mae'n caniatáu i gyflenwyr newydd ymuno ar unrhyw adeg yn ystod y System Brynu Ddynamig, ar yr amod bod y cyflenwr yn bodloni'r meini prawf dethol. Mae gan System Brynu Ddynamig brosesau gwahanol i'w dilyn a byddwn yn ei gwneud yn glir o fewn dogfennau tendro os ydym yn defnyddio un o'r cytundebau hyn a byddwn yn rhoi arweiniad llawn i gyflenwyr.

E-dendro Cymru

Caiff ei ddefnyddio gennym ni ar gyfer cyflwyno pob tendr electronig a rhai dyfynbrisiau.  Porth tendro electronig yw hwn sy'n caniatáu i gyflenwyr sydd wedi cofrestru ar y safle lawrlwytho dogfennau tendro a chyflwyno eu hymatebion tendro.

Gwasanaeth Dod o Hyd i Dendr (FTS)

Cyhoeddir gwybodaeth am gyfleoedd contract y sector cyhoeddus yn y DU (dros drothwy ariannol penodol) ar y Gwasanaeth Dod o hyd i Dendr.

Mae'r Gwasanaeth Dod o hyd i Dendr yn rhad ac am ddim i'w ddefnyddio ac yn disodli rôl Tenders Electronic Daily, Cyfnodolyn Swyddogol yr UE (OJEU/TED) ar gyfer caffaeliadau yn y DU. Mae'r Gwasanaeth Dod o hyd i Dendr yn gweithio ochr yn ochr â phyrth caffael presennol gan gynnwys GwerthwchiGymru.

Fframwaith

Gall cytundeb fframwaith fod â nifer o gyflenwyr lle gallwn wneud "contractau yn ôl y gofyn" ar gyfer y nwyddau a'r gwasanaethau hynny ar gyfraddau y cytunwyd arnynt ymlaen llaw, ar yr adeg briodol. Mae cytundebau fframwaith yn nodi'r telerau ac amodau eang y mae'r contractau yn ôl y gofyn yn seiliedig arnynt, gall cytundebau fframwaith gael un cyflenwr neu gyflenwyr lluosog ac maent am gyfnod hwyaf o 4 blynedd, yn unol â Rheoliadau Contractau Cyhoeddus 2015.

Cyfarwyddiadau i'r Sawl sy'n Tendro

Cyfarwyddiadau i'w dilyn yn ystod y broses dendro, pryd y mae'r dyddiad cau, sut i gyflwyno tendr ac ati.

Trefn Lai Manwl

Mae'r drefn lai manwl yn gyfres benodol o reolau ar gyfer rhai contractau gwasanaeth sy'n tueddu i fod â llai o ddiddordeb i gystadleuaeth drawsffiniol. Mae'r contractau gwasanaeth hynny yn cynnwys rhai gwasanaethau cymdeithasol, iechyd ac addysg fel y diffinnir gan godau Geirfa Caffael Gyffredin sydd wedi'u hamlinellu yn Atodlen 3 o Reoliadau Contractau Cyhoeddus (2015).

Lotiau

Gellir rhannu tendrwyr yn Lotiau lluosog, gall hyn fod yn ôl lleoliad daearyddol neu yn ôl grŵp penodol o nwyddau, gwaith a gwasanaethau. Rhaid i chi sicrhau eich bod yn gallu cyflawni'r holl Lotiau yr ydych yn gwneud cynnig amdanynt. Bydd geiriad yn cael ei gynnwys yn y dogfennau tendro os ydym yn cyfyngu ar nifer y Lotiau y gellir eu dyfarnu i un cyflenwr.

Mini-gystadleuaeth

Dyma'r broses a ddilynir i roi contract yn ôl y gofyn o dan gytundeb fframwaith lle nad yw'r cyflenwr gwerth gorau wedi'i bennu yn nhelerau gwreiddiol y cytundeb fframwaith. Gwahoddir yr holl gyflenwyr yn y cytundeb fframwaith gwreiddiol i gyflwyno cynigion ar sail y telerau gwreiddiol.

Y Tendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd (MEAT)

Y tendr a fydd yn dod â'r budd mwyaf i'r Awdurdod yn sgil ystyried nifer o ffactorau, gan gynnwys ansawdd a phris.

Y Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol (NPS)

Mae Gwasanaeth Caffael Cenedlaethol Cymru, a gynhelir gan Lywodraeth Cymru, yn cydweithio â sefydliadau sector cyhoeddus i wneud trefniadau cydweithio mewn meysydd lle mae gwariant cyffredin ac ailadroddus.

Caffael

Mae hyn yn cwmpasu'r holl weithgareddau sy'n cynnwys prynu, pwrcasu, contractio, comisiynu, cyrchu neu dendro – dyma'r holl broses gaffael, sy'n cwmpasu nwyddau, gwaith a gwasanaethau a phrosiectau cyfalaf – gan ystyried y gwerth gorau am arian o safbwynt creu manteision nid yn unig i'r sefydliadau, ond hefyd i'r gymdeithas, a'r economi, a hynny gan leihau niwed i'r amgylchedd.

Holiadur Cyn Cymhwyso (PQQ) / Holiadur Dethol

Mae'r Holiadur Cyn Cymhwyso/Holiadur Dethol yn gofyn cwestiynau penodol i asesu gallu technegol y tendrwyr a'u statws ariannol. Mae wedi'i gynllunio i roi inni'r holl wybodaeth sydd ei hangen arnom i asesu a yw cwmni mewn sefyllfa i fasnachu gyda ni ac a ellir dyfarnu contract iddo, pe bai'r tendr yn llwyddiannus.

Rheoliadau Contractau Cyhoeddus (2015)

Mae hon yn ddeddfwriaeth y mae'n rhaid i Sefydliadau'r Sector Cyhoeddus yn y DU gadw ati wrth gaffael nwyddau, gwaith a gwasanaethau dros werth penodol. Maent yn rhagnodi gweithdrefnau ac amserlenni penodol y mae'n rhaid i ni gadw atynt.

Dyfynbrisiau

Ceir dyfynbrisiau ar gyfer pryniannau hyd at werth £75,000 heb gyhoeddi tendr ffurfiol. Fel arfer, ceisir dyfynbris yn seiliedig ar y pris isaf hyd at £25,000. Uwchlaw'r trothwy hwn, fel arfer caiff meini prawf ansawdd perthnasol eu gwerthuso hefyd. Rhaid i'r swyddog ddilyn rhai prosesau penodol yn dibynnu ar y gwerth.

GwerthwchiGymru

GwerthwchiGymru yw Porth Caffael Llywodraeth Cymru lle caiff holl gontractau'r sector cyhoeddus eu hysbysebu (yn achos ein Cyngor, rydym ar hyn o bryd yn hysbysebu ein holl weithgarwch caffael dros werth £25,000).

Caffael Cynaliadwy

Mae'n ymwneud â gwneud dewisiadau gwell wrth brynu nwyddau, gwaith a gwasanaethau. Mae'n ymwneud â gwerth am arian, nid pris yn unig. Mae'n ymgorffori'r defnydd o feini prawf datblygu cynaliadwy wrth bennu gwerth am arian drwy asesu effaith ffactorau economaidd, amgylcheddol a chymdeithasol lle y bo'n briodol.

Cyfnod Segur

Ar gyfer Tendrau sy'n uwch na Throthwy Caffael Cyhoeddus y DU, dyma'r cyfnod lleiaf y mae'n rhaid iddo fynd heibio rhwng rhoi gwybod am benderfyniad dyfarnu a dyfarnu'r contract. Yn y Deyrnas Unedig y cyfnod segur yw 10 diwrnod.

Cyflenwr

Person neu sefydliad sy'n darparu nwyddau, gwaith neu wasanaeth

Cronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (SQuID)

Cyfres o gwestiynau safonol ar y cam dethol/Holiadur Cyn Cymhwyso a luniwyd gan Lywodraeth Cymru. Ar gyfer tendrwyr, mantais cronfa ddata SQuID yw bod modd storio ymatebion i gwestiynau safonol a'u defnyddio eto ar gyfer tendrau yn y dyfodol neu eu haddasu lle bo angen.

Tendr

Cynnig gan unrhyw gyflenwr a gyflwynir mewn ymateb i wahoddiad i dendro.

Paneli Gwerthuso Tendrau

Grŵp o Swyddogion a benodir i ymgymryd ag ymarferiad gwerthuso tendrau ar gyfer Contract neu Fframwaith. Mae'r grŵp o swyddogion dan sylw yn parhau yn ddigyfnewid gydol y broses, a rhaid bod ganddynt y cymwysterau a/neu’r arbenigedd angenrheidiol i gynghori ar agweddau technegol, caffael, cyfreithiol, ariannol, polisi a/neu staffio'r tendr.

Gweithdrefnau Tendro

O dan Reoliadau Contractau Cyhoeddus y DU, mae gweithdrefnau penodol wedi'u rhagnodi y mae'n rhaid i ni eu defnyddio ar gyfer tendrau sydd dros y trothwy:-

Agored - Gwahoddir yr holl ymgeiswyr cymwys i dendro mewn proses gaffael un cam.

• Cyfyngedig - Dim ond ymgeiswyr cymwys sy'n bodloni meini prawf yr awdurdod sy'n cael gwahoddiad i dendro mewn proses gaffael dau gam.
• Gweithdrefn gystadleuol drwy negodi - Mae hyn yn rhoi hyblygrwydd i'r awdurdod contractio ynghylch a ddylid negodi - mae'n bosibl cadw'r hawl (drwy nodi hyn ar y gwasanaeth Dod o hyd i Dendr) i beidio â negodi a dyfarnu'r contract ar sail y tendrau cychwynnol a gyflwynwyd.
• Trafodaeth Gystadleuol - Mae hyn yn caniatáu trafod gwahanol ddewisiadau cyn dewis ateb penodol. Gellir ei defnyddio mewn contractau cymhleth lle mae'n anodd diffinio atebion technegol neu os oes angen datblygu'r ateb gorau. Mae'r weithdrefn hon yn cynnwys mwy o hyblygrwydd o ran negodi â'r tendrwr llwyddiannus (ar yr amod nad yw hyn yn addasu'r agweddau hanfodol ar y contract neu'r ymarferiad caffael neu'n gyfystyr ag ystumio cystadleuaeth).
• Partneriaeth Arloesol - Mae'r broses hon yn caniatáu ar gyfer ymchwil a datblygu a phrynu cynnyrch neu wasanaeth o fewn yr un broses gaffael sengl (sy'n cynnwys tryloywder a threfniadau diogelu eraill).
• Gweithdrefn drwy Negodi heb Hysbysu Ymlaen Llaw - Gellir defnyddio'r weithdrefn hon dim ond mewn amgylchiadau sydd wedi'u diffinio'n fanwl e.e. lle na gyflwynwyd dim tendrau, dim tendrau addas neu ddim ceisiadau addas i gymryd rhan mewn ymateb i weithdrefn agored neu gyfyngedig, neu os, am resymau technegol neu artistig, neu er mwyn diogelu hawliau unigryw, y gall y contract gael ei gyflawni gan gyflenwr penodol yn unig. Dim ond mewn achosion eithriadol y dylid defnyddio'r broses hon.

TUPE

Mae hyn yn cyfeirio at Reoliadau Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Gweithwyr) 2006. Diben TUPE yw diogelu gweithwyr os yw'r busnes y cânt eu cyflogi ynddo yn newid dwylo.

---