Cynllunio ariannol a dadansoddi

Mae'r ffrydiau refeniw neu’r ffynonellau incwm sydd ar gael yn dibynnu'n fawr ar natur y digwyddiad a'r nodau a fwriedir ar gyfer ei gynnal ond, yn gyffredinol, gall incwm digwyddiadau ddod o un neu bob un o'r ffynonellau canlynol:

• Cronfeydd wrth gefn o ddigwyddiadau blaenorol.
• Tocynnau / ffioedd mynediad / ffioedd cofrestru.
• Grantiau a chymorthdaliadau.
• Benthyciadau.
• Rhoddion.
• Gwerthu mannau hysbysebu (e.e. lleoliad, rhaglen, bwydlen ac ati).
• Gwerthu nwyddau.
• Gwerthu Bwyd a Diod.
• Nawdd.
• Lleiniau manwerthu.
• Rafflau, arwerthiannau, a digwyddiadau codi arian eraill.
• Gweithgareddau codi arian cyn y digwyddiad.
• Hawliau masnachol (e.e. hawliau arllwys).
• Comisiynau (e.e. nwyddau, bar lleoliad, manwerthwyr).
• Ffioedd teledu.
• Buddion mewn nwyddau (e.e. cynnyrch a roddir, gwobrau, hysbysebu am ddim, ac ati).

Er ei bod yn gymharol hawdd nodi gwahanol ffynonellau refeniw, mae amcangyfrif y refeniw posibl a gynhyrchir gan bob ffynhonnell yn fwy anodd. Er efallai yr hoffai trefnwyr gyflwyno darlun optimistaidd i randdeiliaid amrywiol, dylech fod mor realistig â phosibl o ran rhagfynegiadau refeniw posibl. Dylai rhagweld refeniw posibl fod yn seiliedig ar ymchwil gadarn fel data digwyddiadau yn y gorffennol (gwerthiannau tocynnau a refeniw o feysydd eraill), ymchwil i'r farchnad i bennu'r galw tebygol a dylai hefyd ystyried y syniad o wariant y pen h.y. y swm o arian y bydd pob unigolyn yn ei wario ar gyfartaledd ar bethau fel bwyd a diod a meysydd gwariant eraill.

Yn ogystal â’r swm o arian sydd i'w gynhyrchu drwy bob ffynhonnell, mae hefyd yn hanfodol ystyried amseriad yr arian sy'n dod o bob ffynhonnell (gweler manylion pellach isod ar lif arian).

Rhan hanfodol o refeniw llawer o ddigwyddiadau yw incwm y tocynnau, sy'n cael ei bennu gan nifer y tocynnau a werthir ar gyfraddau penodol. Er mwyn sicrhau bod cynifer o bobl â phosibl yn prynu tocynnau a chyflawnir amcanion y digwyddiad, mae'n rhaid prisio tocynnau mewn modd sensitif gan ystyried lefelau cystadleuaeth, nodweddion cwsmeriaid a'r gallu i dalu, ansawdd cynnyrch a nodweddion. Mae prisio tocynnau ar gyfer digwyddiadau yn gymhleth a dylid ystyried ac ymchwilio'n ofalus i benderfyniadau ynghylch prisio tocynnau.

Rhywbeth arall i'w ystyried yw strwythurau tocynnau h.y. i ba raddau y mae tocynnau'n cael eu prisio'n wahanol ar gyfer gwahanol grwpiau o bobl neu elfennau'r digwyddiad y maent am gymryd rhan ynddynt. Gallai strwythurau gynnwys: Pris mynediad sengl; prisiau mynediad gwahanol yn seiliedig ar oedran, amser, cyfansoddiad/maint grŵp; tocynnau aml-ymweliad neu docynnau tymor; mynediad am ddim a chodi tâl ar gyfer atyniadau neu eitemau ychwanegol (parcio, seddau cadw, rhaglenni ac ati); prif fynediad yn ogystal â thaliadau am atyniadau penodol.

Ar ôl i chi osod eich prisiau a'ch strwythur, mae angen i chi ystyried sut y bydd tocynnau ar gael i'r gynulleidfa o ran trefniadau'r swyddfa docynnau. Gellir gwerthu tocynnau ar gyfer digwyddiad cymunedol lleol drwy gyfleusterau hamdden a siopau, yna mae amrywiaeth o safleoedd tocynnau ar-lein sy'n gynyddol boblogaidd ymhlith trefnwyr digwyddiadau.

Yn yr un modd â ffrydiau refeniw, bydd costau'n amrywio o ddigwyddiad i ddigwyddiad. Mae'n hanfodol eich bod yn nodi pob maes gwariant cyn gynted â phosibl yn y broses gynllunio ac yna'n gofyn am ddyfynbrisiau gan o leiaf dri chyflenwr gwahanol i fesur y lefelau gwariant gofynnol ac amseriad llif arian. Mae'r meysydd gwariant cyffredin yn cynnwys:

• Costau marchnata digwyddiadau – dylunio, argraffu, hysbysebu ac ati.
• Rhentu'r lleoliad – gwirio a oes costau ychwanegol.
• Rhentu dodrefn.
• Costau staff (a threuliau cysylltiedig e.e. yswiriant, gwisgoedd, Cyfarpar Diogelu Personol, arlwyo).
• Costau diogelwch.
• Ffioedd trwyddedu.
• Yswiriant – gofynnwch am gyngor gan yswiriwr digwyddiadau arbenigol.
• Seilwaith – llwyfannau, ffensys, rhwystrau, toiledau, trac, ac ati.
• Rheoli Gwastraff ac Ailgylchu.
• Offer sain a goleuo.
• Costau cynnyrch (e.e. mewn digwyddiad arlwyo).
• Costau gwesty a theithio (cyfnod cynllunio a diwrnodau digwyddiadau).
• Costau artist / cyfranogwr.
• Gwobrau / arian i'w ennill.

Noder y gallai dewis y lleoliad yn ofalus olygu bod nifer o'r costau uchod yn cael eu talu drwy ffi rhentu'r lleoliad, ond, os yw'r digwyddiad yn yr awyr agored, yna bydd angen ystyried y rhan fwyaf o'r uchod.

O ran cynyddu'r budd economaidd i'r gymuned leol, ystyriwch gyflenwyr lleol lle bynnag y bo modd. Gall hyn hefyd roi teimlad mwy nodedig, unigryw a dilys i'ch digwyddiad.

Mae cynaliadwyedd yn ystyriaeth allweddol arall wrth ddod o hyd i gyflenwyr, er enghraifft wrth ddewis lleoliadau ac arlwywyr dylech ofyn am eu polisïau cyrchu moesegol. Yn ogystal, rhowch ystyriaeth i osod cyfyngiadau ar ddefnyddio deunyddiau na ellir eu hailgylchu neu eu compostio. Bydd hyn nid yn unig yn gwella eich nodweddion amgylcheddol; gallai hefyd leihau eich bil gwastraff!

Pan fydd gennych syniad clir o'r arian y mae angen ei dalu i wahanol gyflenwyr ac amseriad y taliadau, bydd angen i chi gydbwyso hyn yn â'r refeniw sy'n dod i mewn i'r digwyddiad drwy agweddau megis nawdd, grantiau, cronfeydd presennol, benthyciadau ac ati. Mae rhagolwg llif arian yn un ffordd o gyfrifo'n glir o fis i fis ac o wythnos i wythnos faint o arian fydd yn mynd mewn ac allan o'ch cyfrif digwyddiadau, gan arwain at ddarlun clir o gyllid drwy gydol y broses gynllunio. 

Noder bod amseriad llif arian yn hanfodol i atal problemau o ran hylifedd ariannol h.y. arian yn brin yn ystod y broses gynllunio. Ar gyfer y rhan fwyaf o ddigwyddiadau, mae angen cryn dipyn o wariant cyn y digwyddiad, a bydd llawer o'r refeniw yn dod i law yn nes at y digwyddiad ei hun. Sylwer hefyd na ddylid defnyddio refeniw tocynnau i ariannu treuliau cyn y digwyddiad i ganiatáu ar gyfer ad-daliadau posibl rhag ofn y bydd y digwyddiad yn cael ei ganslo. Hefyd, ni fydd llawer o asiantaethau tocynnau ar-lein yn caniatáu i chi gael mynediad at yr arian am y tocynnau tan ar ôl i'r digwyddiad gael ei gynnal.

Yn dibynnu ar natur ac effeithiau posibl y digwyddiad sy'n cael ei gynnal, efallai y bydd gwahanol ffynonellau grantiau a chyllid ar gael i chi. Un ffynhonnell bosibl o gyllid ar gyfer digwyddiadau mwy yw Uned Digwyddiadau Mawr Llywodraeth Cymru.