Nodau ac amcanion y digwyddiad

Mae cael set glir iawn o nodau ac amcanion ar gyfer eich digwyddiad o ran yr hyn y mae am ei gyflawni yn hanfodol am lu o resymau. Mae'n hanfodol eich bod yn nodi nodau ac amcanion eich digwyddiad ac yn cytuno arnynt ar y dechrau, er y gallant hefyd gael eu datblygu a'u mireinio wrth i'r prosiect fynd rhagddo.

Mae nodau'n ymwneud â bwriad cyffredinol, cyfeiriad strategol a phwrpas eich digwyddiad, hynny yw'r prif gymhellion. Yn y bôn, amcanion yw nodau sydd wedi'u rhannu'n dargedau penodol, er mwyn hwyluso'r broses o gynnal a gwerthuso digwyddiadau.

Gall digwyddiadau gael effeithiau llesol ar drefnwyr ac ar y gymuned sy'n eu cynnal, yn ogystal â rhanddeiliaid eraill megis cyfranogwyr, gwylwyr, noddwyr a'r cyfryngau. Dylid cofio'r gwahanol grwpiau hyn wrth ddatblygu a chynllunio digwyddiadau i sicrhau'r buddion cadarnhaol mwyaf posibl sy'n deillio o'r digwyddiad, a fydd yn ei dro yn hwyluso cefnogaeth gan randdeiliaid.

Un dull o osod nodau ac amcanion yw ystyried yr effeithiau posibl y gallai neu y dylai'r digwyddiad eu cael a defnyddio'r rhain fel man cychwyn ar gyfer datblygu nodau penodol i ddigwyddiad.

Pennu amcanion y digwyddiad

Pan fydd nodau cyffredinol y digwyddiad wedi cael eu pennu, gallwch symud ymlaen i bennu amcanion. Dylid gosod y rhain mewn perthynas â gwahanol feysydd sy'n ymwneud â'r digwyddiad e.e. amcanion ariannol, amcanion marchnata, cyfranogi, ac ati. Mae amcanion yn bwysig gan eu bod yn darparu meincnodau a thargedau i anelu atynt a dangosyddion perfformiad, sy'n hwyluso gwaith monitro a mesurau ar gyfer adborth a gwerthuso.

Er mwyn i hyn ddigwydd, dylai'r amcanion gydymffurfio â'r canlynol (SMART):

• Yn benodol i ardaloedd y digwyddiad.
• Yn fesuradwy yn feintiol, h.y. trwy niferoedd.
• Cytunwyd arno / yn gyraeddadwy gan drefnwyr a'r rheiny y neilltuwyd y tasgau iddynt.
• Yn berthnasol i nodau cyffredinol y digwyddiad.
• Wedi'i amseru o fewn amserlen y digwyddiad.

Rhai enghreifftiau o amcanion SMART:

• Dosbarthu holiaduron i bob busnes lleol yn y dref 6 mis cyn y digwyddiad.
• Tocynnau ar-lein i greu incwm o £5,000 mewn refeniw tocynnau fis cyn y digwyddiad.
• Marchnata i gynyddu nifer yr ymwelwyr o'r tu allan i Sir Fynwy 10% o gymharu â'r llynedd.
• Ailgylchu 80% o wastraff y digwyddiad.
• Cynyddu'r defnydd o gyfleusterau parcio a theithio 20%.

Sylwer bod yr holl enghreifftiau uchod yn berthnasol i faes penodol o'r digwyddiad, y gweithgaredd neu'r grŵp o bobl. Mae yna elfen y gellir ei mesur i asesu a yw'r amcan wedi'i gyflawni ac mae llinell amser yn gysylltiedig â'r amcan i asesu'r cyflawniad.