Gwerthuso ac adrodd ar ddigwyddiadau

Cam olaf rheoli digwyddiadau yw gwerthuso canlyniadau'r digwyddiadau a'r prosesau a ddefnyddiwyd i gyflawni canlyniadau a osodwyd. Diben sylfaenol gwerthuso digwyddiadau yw nodi arferion cadarnhaol a negyddol gyda'r nod o wella perfformiad yn y dyfodol, boed hynny o ran perfformiad ariannol, effeithiau amgylcheddol neu o ran cynnal y digwyddiad yn gyffredinol.

Os oedd nodau ac amcanion penodol wedi cael eu gosod ar ddechrau'r broses gynllunio, yna bydd y gwaith gwerthuso hefyd yn ceisio canfod a yw'r targedau hynny wedi'u cyflawni ac os na, pam? Diben arall gwerthuso yw dull adrodd, i gasglu data er mwyn rhoi adborth i wahanol randdeiliaid sy'n rhan o'r digwyddiad mewn perthynas â'u buddiannau. Er enghraifft, efallai y bydd gan y cyngor lleol a chymdeithas y manwerthwyr ddiddordeb yn nifer y bobl a fynychodd y digwyddiad ac o ble y daethant h.y. y gyfran o'r gymuned leol a'r rhai o'r tu hwnt.

Un mater allweddol i'w gofio yw nad yw gwaith gwerthuso yn rhywbeth sy'n digwydd ar ddiwedd y digwyddiad, mae'n rhaid ei gynnwys wrth gynllunio'r digwyddiad, fel bod adnoddau’n cael eu dyrannu, bod y cwestiynau cywir yn cael eu gofyn a bod data’n cael ei gasglu. Mae'r cwestiynau allweddol y dylech eu gofyn yn cynnwys pa ddata sydd ei angen e.e. niferoedd yr ymwelwyr, data ariannol, boddhad, cymhellion ac ati? Yn gysylltiedig ag amcanion y digwyddiadau, beth yw'r dangosyddion perfformiad allweddol? Sut bydd y data'n cael ei gasglu, pryd a chan bwy e.e. arsylwad, arolygon, holiaduron, cyn, yn ystod neu ar ôl? Sut y caiff ei ddadansoddi e.e. yn ôl themâu neu faterion neu ddadansoddiad ystadegol? Pa fformat a ddefnyddir yn yr adroddiad terfynol, er enghraifft cyfarfodydd ôl-drafodaeth neu adroddiad terfynol sy'n ymdrin â phob maes? Mae angen i chi hefyd ystyried pwy fydd â diddordeb yn y digwyddiad a'i ganlyniadau?

Ar ôl i chi ateb y cwestiynau uchod, gallwch ddechrau casglu'r data priodol a'i ychwanegu at eich dadansoddiad dilynol. Mae enghreifftiau o ddata ffeithiol y gallech eu casglu yn cynnwys:

• Ffigurau gwerthiant – tocynnau, nwyddau, arlwyo, arwerthiant, raffl ac ati.
• Amseriad y gwerthiant
• Nifer a gwerth noddwyr
• Nifer y taflenni, hysbysebion, posteri, datganiadau i'r wasg a chysylltiadau cyhoeddus, y cyfryngau a ddefnyddiwyd, ac ati.
• Damweiniau, cwynion ac ati y rhoddwyd gwybod amdanynt.
• Cadw at amserlenni (cynllunio, gweithredu a hyrwyddo digwyddiadau).
• Nifer yr arddangoswyr / manwerthwyr / consesiynau.
• Adroddiadau ariannol a chyfrifon.
• Ystadegau ynghylch ymwelwyr a chyfranogwyr – presenoldeb, proffiliau (arolygon ymadael, tocynnau a gasglwyd, ac ati).

Gan fod gwerthuso hefyd yn ymwneud â phroses ac elfennau mwy goddrychol gallwch hefyd gasglu data o'r canlynol:

• Holiaduron ac arolygon ymadael - gweler holiaduron enghreifftiol ar gyfer mynychwyr, gwirfoddolwyr, gwerthwyr dros dro a busnesau lleol.
• Grwpiau ffocws a chyfweliadau
• Sesiynau ôl-drafodaeth - lleoliad, staff, contractwyr
• Adborth gan y perfformwyr
• Adborth gan y lleoliad
• Arsylwi a sgyrsiau ar lafar
• Adroddiadau yn y wasg a chyhoeddusrwydd
• Gwefannau diddordeb a rhwydweithio cymdeithasol

Gall gwerthuso fod ar ffurf eithaf sylfaenol sy'n cymharu ffeithiau a ffigurau allweddol ynghylch y digwyddiad eleni â'r llynedd neu gallai gynnwys dadansoddiad llawer mwy cymhleth o'r effeithiau sy'n deillio o'r digwyddiad. Cymaint yw cymhlethdod posibl gwerthuso digwyddiadau, awgrymir eich bod yn ceisio cyngor arbenigol ar y mater hwn efallai drwy ymgynghoriaeth neu adran ymchwil prifysgol. Mae cyfoeth o wybodaeth am werthuso digwyddiadau o ran meysydd i'w gwerthuso a dulliau gwerthuso ar wefan Events Impacts. 

Pa ffurf bynnag yr ydych yn gwneud eich gwerthusiad a'r mesurau rydych yn dewis canolbwyntio arnynt, dylech bob amser geisio cynhyrchu rhai canlyniadau o'r broses werthuso a allai ymdrin â rhai neu bob un o'r canlynol.

• Adroddiad/au ar ganlyniadau digwyddiad i'w dosbarthu i randdeiliaid.
• Rhoi gwybod i'r cyfyngau am ganlyniadau a chyflawniadau.
• Argymhellion ar gyfer mân newidiadau a gwelliannau i'w trosglwyddo i'r digwyddiad nesaf.
• Diolch i staff, cyfranogwyr a rhanddeiliaid eraill am eich cefnogaeth.