Rheoli y digwyddiad

Mae angen rheoli digwyddiadau'n llym os ydynt am fod yn llwyddiannus. Un ffordd o wneud hyn yw drwy weithredu dulliau a thechnegau rheoli prosiectau y gellir eu defnyddio i nodi'r gwaith sydd ei angen fel rhan o'r digwyddiad a gosod y gwaith hwn mewn trefn gywir.

Strwythurau dadansoddi gwaith

Y man cychwyn ar gyfer rheoli prosiectau'n effeithiol yw rhannu'r digwyddiad yn gyfres o elfennau y gellir eu cyflawni e.e. lleoliad, adloniant, hyrwyddo, arlwyo ac ati. Ar ôl nodi'r elfennau, gallwch wedyn lunio dadansoddiad o'r gwaith sydd ei angen i gyflawni pob elfen o'r digwyddiad yn llwyddiannus.
Er enghraifft, fel rhan o'r gwaith o hyrwyddo'r digwyddiad efallai y bydd gennych ymgyrch bosteri ac er mwyn sicrhau bod yr ymgyrch bosteri hon yn digwydd, mae angen i chi gyflawni cyfres o dasgau e.e. dylunio'r poster, ychwanegu'r holl wybodaeth at y poster, adolygu dyluniad y poster, nodi gwefannau posteri, nodi meintiau posteri a'r nifer sydd eu hangen, argraffu posteri a'u dosbarthu. Ar ôl i chi nodi'r tasgau, gallwch wedyn eu dirprwyo i unigolion i'w cwblhau a gallwch hefyd ddechrau trefnu pecynnau gwaith sy'n berthnasol i'r amserlen digwyddiadau. Drwy wneud hyn, byddwch yn sylweddoli bod yn rhaid cwblhau rhai tasgau cyn y gall eraill ddigwydd er enghraifft, ni allwch gwblhau ac argraffu eich poster cyn pennu dyddiad y digwyddiad, archebu eich lleoliad a phennu prisiau tocynnau a siopau i'w gwerthu. Gall agweddau eraill fod yn fwy hyblyg er enghraifft, efallai y byddwch yn dewis peidio â chynnwys manylion perfformwyr ar eich posteri, gan y gellir cadarnhau'r manylion hyn yn nes ymlaen efallai a'u cynnwys mewn rhan wahanol o'r gwaith hyrwyddo.

Siartiau Gantt

Ar ôl i chi nodi'r pecynnau gwaith a'r tasgau y mae angen eu cwblhau a'u gosod mewn perthynas â'i gilydd, gallwch weld wedyn pa mor hir y bydd y digwyddiad cyffredinol yn ei gymryd i drefnu ac a oes digon o adnoddau ar gael ar gyfer prosiect y digwyddiad. Adnodd defnyddiol ar gyfer edrych ar yr holl dasgau a'u hamseriad yw siart Gantt. Taenlen yw hon yn ei hanfod gyda thasgau ar hyd y chwith ym mhob rhes ac yna colofnau ar hyd y brig sy'n gysylltiedig â dyddiadau. Yna gallwch lenwi'r siart i ddangos pa dasgau sy'n digwydd ar ba ddyddiadau. Mae hyn yn ddefnyddiol i weld y prosiect cyfan ac fel siart i'w ddilyn yn ystod y gwaith cynllunio i weld a ydych ar y trywydd iawn a pha dasgau ddylai fod wedi'u cwblhau.

Amserlenni digwyddiadau manwl, cyfarwyddiadau a thaflenni amlinellu

Wrth i chi nesáu at y digwyddiad ei hun, mae'n bwysig llunio cyfarwyddiadau ac amserlenni manylach o ran adeiladu, cynnal a chau eich digwyddiad. Bydd y cyfarwyddiadau hyn yn nodi'r tasgau sy'n ofynnol ar gyfer pob cam o'r digwyddiad, ble y byddant yn digwydd, pwy fydd yn gyfrifol, manylion cyswllt, cyfarwyddiadau penodol, ac adnoddau sydd ar gael. Dylid llunio'r rhain ar y cyd â'r gwahanol bartïon sy'n rhan o'ch digwyddiad e.e. rheolwyr lleoliad, technegwyr sain a goleuo, diddanwyr, arlwywyr, gweithwyr diogelwch ac yn y blaen fel y gallant roi cyngor ar faint o amser y bydd ei angen arnynt i gyflawni tasgau dynodedig. Unwaith eto, mae'n bwysig nodi pa dasgau y mae'n rhaid iddynt ddigwydd mewn trefn a pha rai gall ddigwydd ar yr un pryd i gyfrifo faint o amser yn gyffredinol y bydd pob cam o'r digwyddiad yn ei gymryd.

Gellir cynhyrchu un set o gyfarwyddiadau ar gyfer digwyddiad cymharol fach a syml a'u dosbarthu i bawb, er efallai y bydd angen sawl set o gyfarwyddiadau sy'n canolbwyntio ar faes penodol o'r digwyddiad ar gyfer digwyddiad mwy. Yna gellir defnyddio'r cyfarwyddiadau hyn i fonitro pob agwedd ar y digwyddiad wrth adeiladu'r digwyddiad, wrth iddo gael ei gynnal ac wrth gau'r digwyddiad a thynnu'r offer i lawr. Cyn gynted ag y bo problem yn cael ei nodi o ran y digwyddiad ddim yn mynd yn unol â'r amserlen, yna mae'n rhaid i chi wneud penderfyniadau'n gyflym ynghylch effaith bosibl y gweithgaredd sy'n gor-redeg mewn perthynas â'r digwyddiad ar y cyfan ac a oes angen cymryd camau pellach.

Cynlluniau wrth gefn

Wrth gynllunio a chynnal digwyddiadau mae'n anochel y bydd problemau yn codi, a bydd pethau'n mynd o'i le. Felly, mae'n bwysig nodi'r gwahanol faterion a allai godi neu a allai fynd o'i le, asesu eu heffaith bosibl ar gynnal eich digwyddiad a gwneud cynlluniau i ddelio â'r materion yn unol â hynny. Mae problemau cyffredin yn ymwneud â phethau fel argaeledd lleoliadau, lle mae mater y tu hwnt i'ch rheolaeth yn effeithio ar argaeledd cyffredinol y lleoliad, yr amser y gallwch gael mynediad i fannau penodol, staff allweddol sydd ar gael ac ati. Mae problemau o ran lleoliad yn codi amlaf oherwydd camddealltwriaeth; felly, mae'n hanfodol cadw mewn cysylltiad rheolaidd â'ch lleoliad i egluro eich anghenion ac ni ddylech gymryd dim yn ganiataol. Mae problemau o ran offer yn methu yn faes arall y mae'n rhaid ei ragweld a chynllunio ar ei gyfer, felly sicrhewch fod eitemau wrth gefn ar gael ar gyfer eitemau allweddol neu fregus. Yn yr un modd, mae'n rhaid rhagweld a chynllunio ar gyfer problemau yn ymwneud â pherfformwyr nad ydynt yn cyrraedd neu'n cyrraedd yn hwyr.

Mae'r potensial i broblemau godi a'r angen i roi cynlluniau wrth gefn ar waith yn amlygu pa mor hanfodol yw cael protocol penodol ar waith o ran yr hyn y gallech ei wneud mewn sefyllfaoedd ac amgylchiadau gwahanol. Byddwch yn glir ar y dechrau pwy sy'n gwneud penderfyniadau mewn perthynas â gwahanol agweddau ar y digwyddiad a sut y bydd newidiadau i'r digwyddiad yn cael eu cyfleu i bawb sy’n rhan ohono.

Llawlyfr digwyddiadau

Ar ôl eu llunio, dylid cynnwys eich cyfarwyddiadau a'ch amserlenni, ynghyd â chynlluniau safle/lleoliad, asesiadau risg, protocol a chynlluniau cyfathrebu, gweithdrefnau gadael mewn argyfwng a diogelwch a manylion cyswllt pawb sy'n rhan o'r digwyddiad mewn dogfen llawlyfr sy'n ffurfio un ffynhonnell ar gyfer yr holl wybodaeth am gynnal y digwyddiad. Dylid diweddaru'r ddogfen hon yn ôl yr angen wrth gynllunio'r digwyddiad a'i darparu i bartïon allweddol sy'n ymwneud â chynnal y digwyddiad cyn i'r digwyddiad gael ei gynnal.