Lleoliad yn Fanwl

Bydd cael map wrth raddfa o'r lleoliad a'r ardal gyfagos o gymorth yng nghamau cynnar y gwaith cynllunio. Bydd hyn yn helpu wrth ddylunio cynllun y lleoliad a nodi beth sydd yn yr ardal gyfagos e.e. mynedfeydd, allanfeydd, swyddfeydd, mannau storio, mannau llwytho, meysydd parcio, llwybrau mynediad, ac ati. Sylwer efallai na fydd nodweddion nodedig lleoliadau megis mynedfeydd/nenfydau is, pileri neu nodweddion topograffig i'w gweld yn amlwg o gynlluniau dau ddimensiwn, felly mae'n hanfodol ymweld â'r safle. Gall adnoddau megis Google Earth hefyd fod yn ffordd ddefnyddiol o edrych ar yr ardal o gwmpas eich lleoliad.

Mae cael cynlluniau wrth raddfa o'r digwyddiad a’r lleoliad hefyd yn hanfodol er mwyn cyfathrebu â gwahanol randdeiliaid (e.e. y gwasanaethau brys neu gyflenwyr eraill) ac er mwyn adeiladu safle eich digwyddiad a datblygu eich lleoliad.

Dylech greu rhestr o'r holl gyfleusterau sydd ar gael gan y lleoliad er mwyn ichi eu defnyddio e.e. derbynfeydd, ceginau, bariau, mannau storio, swyddfeydd, lleoedd parcio a mannau llwytho. Sylwer ei bod yn bosibl na fydd ardaloedd ac eitemau a welwch yn ystod ymweliad â lleoliad yn rhan o becyn y lleoliad, felly, wrth lofnodi contractau, dylech wybod yn union pa ardaloedd a chyfleusterau y mae gennych hawl i'w defnyddio yn y lleoliad. Os yw'r lleoliad yn darparu elfennau megis bariau ac arlwyo, dylid trafod y telerau a'r amodau yn eu cylch cyn llofnodi'r contractau.

Yn gysylltiedig â'r uchod, dylech nodi beth sydd gan y lleoliad o ran dodrefn, gosodion, llwyfannu, ac offer technegol sy'n ofynnol er mwyn cynnal eich digwyddiad a'r hyn y mae gennych hawl i'w ddefnyddio. Mae hi hefyd yn bwysig ystyried a oes angen staff arbenigol arnoch i weithredu offer ac a oes modd/rhaid defnyddio staff y lleoliad i wneud hyn, neu a fydd modd/rhaid cyflogi staff allanol.

Dylech ymgyfarwyddo â'r lleoliad yr ydych yn ei ddefnyddio a cheisio cadw mewn cof sut y bydd elfennau'r digwyddiad yn cael eu hamlygu yn y lleoliad. Yn ogystal â chreu cynlluniau lleoliad, mae ymweld â'r lleoliad a chadw mewn cof sut y bydd pob ardal yn cael ei hadeiladu yn beth da i'w wneud. Gall hyn eich helpu chi i sicrhau nad oes unrhyw broblemau ynghlwm wrth eich syniadau a'ch cynlluniau chi. Yn ystod eich ymweliadau, dylech hefyd sicrhau eich bod yn trefnu cyfarfodydd gyda staff i drafod y digwyddiad a sut y'i cynhelir. Gallwch hefyd gael gwybodaeth gan staff y lleoliad ynghylch sut y cynhaliwyd digwyddiadau blaenorol a dysgu gwersi gwerthfawr o ddigwyddiadau yn y gorffennol. Gallwch hefyd ddysgu gwersi gwerthfawr drwy fynychu digwyddiadau eraill yn y lleoliad lle'r ydych chi'n bwriadu cynnal y digwyddiad, a hynny drwy arsylwi sut y cynhelir y digwyddiad a thynnu sylw at faterion cadarnhaol a negyddol.

A oes gan y lleoliad ddigon o bŵer, dŵr a nwy i fodloni eich gofynion? Os nad oes, mae'n bosibl y bydd angen ichi gael generaduron pŵer ychwanegol neu storfa ddŵr dros dro. Mae'n bosibl bod gan leoliadau hŷn gyflenwadau pŵer cyfyngedig ar gyfer cynyrchiadau ar raddfa fawr, yn yr un modd, mae'n bosibl nad oes digon o doiledau yno os ydych chi'n disgwyl nifer fawr o bobl. Dylech siarad â chyflenwyr offer sain a goleuo i wybod eu gofynion a chysylltu â'r lleoliad i gael gwybod a ellir eu cynnwys yn isadeiledd presennol y lleoliad ai peidio.

Dylech lunio darluniau clir wrth raddfa o'r lleoliad gan nodi agweddau megis ardaloedd perfformio, ardaloedd staff ac ardaloedd gwesteion. Bydd hyn wedyn yn berthnasol ar gyfer agweddau megis diogelwch, lleoli personél a thocynnau ar gyfer rheoli mynediad o amgylch eich lleoliad. Ymhlith y pwyntiau eraill i'w hystyried y mae lleoliad mannau arlwyo a bariau (gall y rhain fod yn sefydlog neu'n hyblyg), nwyddau ac adwerthu, toiledau, cymorth cyntaf ac o bosibl, gwasanaethau brys.

Fel rhan o'ch proses o gynllunio lleoliad, mae angen i chi hefyd ystyried eich cynulleidfa yn ofalus a'r logisteg ynghylch sut y maent yn dod i'r lleoliad ac yn symud oddi mewn iddo. O safbwynt allanol, gall arwyddion o gwmpas y lleoliad, yn cyfeirio at y digwyddiad ac at y cyfleusterau parcio, helpu i hwyluso llif traffig a symudiad cerddwyr. Gallwch hefyd hwyluso ac annog pobl i ddefnyddio llwybrau penodol trwy ddarparu gwybodaeth cyn y digwyddiad a darparu gwasanaethau trafnidiaeth ychwanegol megis bysiau gwennol os yn briodol.

Gan ddibynnu ar nifer disgwyliedig o bobl, gall cadw trefn ar dorf fod yn her ddifrifol i drefnwyr digwyddiadau, yn enwedig y rheiny yn yr awyr agored mewn lleoliadau dros dro a'r rheiny yn ystod y nos pan gall gwelededd fod yn broblem. Fe'ch cynghorir bob amser i ofyn am gyngor gan gwmni diogelwch digwyddiadau arbenigol ar agweddau megis adeiladu rhwystrau rheoli tyrfa, cynlluniau lleoli diogelwch a chynllunio brys a chyfathrebu. Maes arall sydd angen mewnbwn arbenigol yw rheoli torfeydd a hynny er mwyn sicrhau bod yna ddosbarthiad priodol o bobl ar safle'r digwyddiad, er mwyn osgoi tagfeydd, gwella'r profiad a lleihau ciwiau.

Gellir gweld canllawiau am reoli torfeydd yma

Os yw eich digwyddiad ar raddfa digon mawr, bydd angen mewnbwn y gwasanaethau brys arnoch hefyd ac mae'n bosibl iawn y bydd gofyn i chi fynd i Grŵp Ymgynghorol ar Ddiogelwch Sir Gaerfyrddin.

Mae Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith (1974) yn gosod dyletswydd gofal statudol ar gyflogwyr i amddiffyn iechyd a diogelwch pawb y mae eu gweithgarwch yn effeithio arnynt. Mae gan weithwyr rwymedigaeth statudol debyg i amddiffyn iechyd a diogelwch eu hunain a'u cydweithwyr. Yn y diwydiant Digwyddiadau, mae'r rhwymedigaethau statudol yn ymwneud â dyletswydd gofal i weithwyr, contractwyr, artistiaid, cyfranogwyr a'r cyhoedd.

Mae'n rhwymedigaeth gyfreithiol i bob digwyddiad gynnal asesiadau risg i nodi risgiau sy'n codi o'r digwyddiad. Er mwyn gwneud hyn, mae'n werth ystyried gwahanol gamau sy'n ymwneud â'r digwyddiad gan gynnwys adeiladu safle/lleoliad y digwyddiad, cael y gynulleidfa i mewn i'r digwyddiad, cynnal y digwyddiad, cael y gynulleidfa allan o'r digwyddiad a thynnu popeth i lawr a chlirio'r lleoliad. Yna gallwch chi asesu'r risgiau sy'n codi ym mhob cam o'r digwyddiad. Mae asesu risg yn cynnwys proses o nodi peryglon sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad, ystyried y risgiau sy'n deillio o beryglon a rhoi cynlluniau a mesurau rheoli ar waith i leihau niwed.

Y broses asesu risg sylfaenol yw:

1. Nodi'r peryglon sy'n gysylltiedig â'r digwyddiad.
2. Nodi'r grwpiau sydd mewn perygl a'r rhesymau pam?
3. Asesu'r lefelau risg - difrifoldeb a thebygolrwydd.
4. Nodi rhagofalon a mesurau rheoli i liniaru risgiau.
5. Asesu'r lefelau risg - difrifoldeb a thebygolrwydd.
6. Cofnodi a chyfathrebu.
7. Gwerthuso ar ôl hynny.

Mae cyngor yr Awdurdod Gweithredol Iechyd a Diogelwch ynghylch diogelwch digwyddiadau yn fan cychwyn defnyddiol.

Amcanion trwyddedu yw atal trosedd ac anhrefn, sicrhau diogelwch y cyhoedd, atal niwsans cyhoeddus ac amddiffyn plant rhag niwed.

Mae angen i chi gael trwydded ar gyfer y gweithgareddau canlynol:

• Gwerthu alcohol.
• Darparu adloniant rheoledig.
• Gwerthu lluniaeth hwyrnos - gwerthu bwyd poeth neu ddiod rhwng 11.00 yr hwyr a 5.00 y bore.

Yng nghyd-destun y ddeddf drwyddedu, mae ‘adloniant rheoledig’ yn cynnwys y canlynol:

• Dramâu.
• Dangos ffilmiau.
• Digwyddiadau chwaraeon dan do.
• Arddangosfeydd reslo neu focsio.
• Cerddoriaeth fyw (gan gynnwys karaoke).
• Cerddoriaeth a recordiwyd.
• Y cyhoedd neu berfformwyr yn dawnsio.
• Unrhyw adloniant fel y disgrifir yn 5, 6 neu 7 uchod.

Fodd bynnag, does dim angen trwydded ar gyfer y gweithgareddau canlynol:

• Ffilmiau sy'n arddangos cynnyrch neu'n hysbysebu nwyddau neu wasanaethau yn gyfan gwbl neu'n bennaf, neu sy'n darparu gwybodaeth, addysg neu gyfarwyddyd.
• Ffilmiau fel rhan o arddangosfa mewn amgueddfa neu oriel.
• Darllediadau teledu a radio, ar yr amod eu bod yn cael eu darlledu yn “fyw” ac nad ydynt wedi'u recordio.
• Cyfarfodydd neu wasanaethau crefyddol.
• Adloniant mewn mannau addoli crefyddol cyhoeddus.
• Ffeiriau gardd (oni bai eu bod yn cael eu cynnal er budd preifat).
• Adloniant mewn cerbyd sy'n teithio.
• Dawnsio Morris.
• Adloniant achlysurol

Mae angen gwahanol fathau o drwyddedau er mwyn cynnal gweithgareddau trwyddedig mewn digwyddiad. Daw'r rhain o dan y penawdau canlynol:

• Trwydded safle.
• Trwydded bersonol.
• Hysbysiad Digwyddiadau Dros Dro.
• Trwydded safle clwb.

Bydd angen naill ai Trwydded Safle neu hysbysiad digwyddiadau dros dro ar bob lleoliad i lwyfannu/cynnal gweithgareddau trwyddedig. Os yw cyfanswm nifer y bobl y gall y digwyddiad eu cynnwys, gan gynnwys staff a pherfformwyr, yn llai na 499, gallwch wneud cais am hysbysiad digwyddiadau dros dro (os nad oes gan eich lleoliad drwydded eisoes). Os gall y digwyddiad gynnwys 500 o bobl neu fwy, bydd angen ichi wneud cais i'r cyngor lleol am drwydded safle ar gyfer eich digwyddiad.