Trawsnewid Trefi

6. Rheolau caffael – Cael dyfynbrisiau

Wrth gaffael gwaith, nwyddau a gwasanaethau gan ddefnyddio arian a ddyfernir o'r grant, rhaid i chi gynnal y broses mewn modd sy'n sicrhau ei bod yn agored, yn rhoi gwerth am yr arian ac sy'n deg.

Er mwyn cefnogi'r economi leol, rydym yn eich annog i ddod o hyd i o leiaf un dyfynbris gan gyflenwr lleol lle bo hynny'n bosibl.

Rhaid i chi ddilyn y gweithdrefnau caffael hyn:

Hyd at £4,999

Rhaid cael a chadw o leiaf 1 Dyfynbris ysgrifenedig

Mae'n rhaid cael y gwerth gorau am arian ac mae'n rhaid cymryd gofal rhesymol i gael nwyddau, gwaith neu wasanaethau o ansawdd digonol am bris cystadleuol. Rhaid cadw cofnod dogfennol i gefnogi'r penderfyniad at ddibenion archwilio.

Gofynnir i ymgeiswyr 'Meddwl Sir Gâr yn Gyntaf' wrth geisio dyfynbrisiau ar gyfer prynu Nwyddau/Gwasanaethau. Felly, edrychwch ar y farchnad i weld a oes unrhyw fusnesau yn Sir Gaerfyrddin a all ddarparu'r nwyddau / gwasanaeth yr ydych yn ceisio eu prynu. Efallai y bydd gofyn i ymgeiswyr ddangos eu bod wedi ceisio dyfynbrisiau o'r fath

£5,000 - £24,999

 Rhaid ceisio o leiaf 3 dyfynbris ysgrifenedig o ffynonellau cystadleuol*. Mae'n rhaid i'r dyfynbrisiau fod yn seiliedig ar yr un fanyleb a chael eu gwerthuso ar sail 'tebyg am debyg'.

Rhaid cofnodi'r dyfynbrisiau a geisiwyd, y broses werthuso a'r penderfyniad dyfarnu mewn dogfen gofnodedig.

Gofynnir i ymgeiswyr 'Meddwl Sir Gâr yn Gyntaf' wrth geisio dyfynbrisiau ar gyfer prynu Nwyddau/Gwasanaethau. Felly, edrychwch ar y farchnad i weld a oes unrhyw fusnesau yn Sir Gaerfyrddin a all ddarparu'r nwyddau / gwasanaeth yr ydych yn ceisio eu prynu. Efallai y bydd gofyn i ymgeiswyr ddangos eu bod wedi ceisio dyfynbrisiau o'r fath

£25,000 - £74,999

Rhaid ceisio o leiaf 3 dyfynbris ysgrifenedig o ffynonellau cystadleuol*. Mae'n rhaid fod y dyfynbrisiau'n seiliedig ar:

• yr un fanyleb
• yr un meini prawf gwerthuso a'u gwerthuso ar sail 'tebyg am debyg'. Yr arfer gorau yw sefydlu panel gwerthuso
• yr un dyddiad cau.

Rhaid cofnodi'r dyfynbrisiau a gafwyd, y broses werthuso a'r penderfyniad dyfarnu at ddibenion archwilio.

** Os na ddaw mwy nag un tendr i law mae'n rhaid cysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC), i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd. Bydd yn rhaid i'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu gael ei gymeradwyo gan CSC, fesul achos. Os yw'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, gall fod yn ofynnol ichi hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru.

DS – nid yw'r trothwy gwariant o £75k ac is yn cynnwys TAW 

Nwyddau a Gwasanaethau £75,000 -£213,477

Rhaid ceisio o leiaf 4 tendr o ffynonellau cystadleuol*, gydag  isafswm o 2 dendr yn dod i law**.

Rhaid rhoi'r un wybodaeth i bawb sy’n tendro: yr un fanyleb a'r un gofynion

• amlinelliad o'r meini prawf gwerthuso a ddefnyddir wrth ddyfarnu'r contract
• un dyddiad cau ar gyfer derbyn tendrau, gydag ymrwymiad i beidio â derbyn ceisiadau ar ôl hynny.

Mae'n rhaid i'r broses werthuso a ddefnyddir gyd-fynd â'r meini prawf gwerthuso a bennwyd yn wreiddiol a rhaid llunio adroddiad gwerthuso sy'n nodi ar ba sail y dyfarnwyd y tendr llwyddiannus. Yr arfer gorau yw sefydlu panel gwerthuso i bwyso a mesur y tendrau.

** Os na ddaw mwy nag un tendr i law mae'n rhaid cysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC), i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd. Bydd yn rhaid i'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu gael ei gymeradwyo gan CSC, fesul achos. Os yw'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, gall fod yn ofynnol ichi hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru.

Gwaith £75,000 - £5,336,937

Rhaid ceisio o leiaf 4 tendr o ffynonellau cystadleuol*, gydag  isafswm o 3 thendr yn dod i law**.

Rhaid rhoi'r un wybodaeth i bawb sy’n tendro:

• yr un fanyleb a'r un gofynion
• amlinelliad o'r meini prawf gwerthuso a ddefnyddir wrth ddyfarnu'r contract
• un dyddiad cau ar gyfer derbyn tendrau, gydag ymrwymiad i beidio â derbyn ceisiadau ar ôl hynny.

Mae'n rhaid i'r broses werthuso a ddefnyddir gyd-fynd â'r meini prawf gwerthuso a bennwyd yn wreiddiol a rhaid llunio adroddiad gwerthuso sy'n nodi ar ba sail y dyfarnwyd y tendr llwyddiannus.  Yr arfer gorau yw sefydlu panel gwerthuso i bwyso a mesur y tendrau.

** Os na ddaw mwy nag un tendr i law mae'n rhaid cysylltu â'r Rheolwr Prosiect o Gyngor Sir Caerfyrddin (CSC), i roi'r manylion a chyfiawnhau'r broses gaffael a ddefnyddiwyd. Bydd yn rhaid i'r penderfyniad i symud ymlaen i brynu gael ei gymeradwyo gan CSC, fesul achos. Os yw'n amlwg y gellid ceisio mwy nag un tendr, gall fod yn ofynnol ichi hysbysebu ar wefan GwerthwchiGymru.

Yn achos contractau sy'n werth mwy na £250k:

Wrth ddewis contractwyr ar gyfer y rhestr dendrau, argymhellir cynnal y diwydrwydd dyladwy a'r gwiriadau ariannol priodol ar y partïon hyn.

Mae'n rhaid, o leiaf, cynnal diwydrwydd dyladwy a gwiriadau ariannol ar y contractwr a ffefrir yn dilyn y gwerthusiad a chyn dyfarnu'r contract

DS - nid yw'r trothwy gwariant ar gyfer Nwyddau / Gwasanaethau o dan £213,477 a gwaith o dan £5,336,937 yn cynnwys TAW 

Os ydych yn bwriadu prynu nwyddau neu wasanaethau uwchlaw'r trothwyau a nodir, anfonwch e-bost at TransformingTowns@sirgar.gov.uk a byddwn yn rhoi gwybod i chi am y rheolau caffael y bydd angen i chi eu dilyn.

Gallwch hysbysebu ar y wefan Caffael Cenedlaethol www.gwerthwchigymru.llyw.cymru. Gall hyn helpu os ydych yn cael trafferth nodi cyflenwyr neu os hoffech ddenu cyflenwyr newydd i ddarparu dyfynbris. Hysbysebu ar GwerthwchiGymru yw'r arfer gorau, ond efallai y byddwch yn teimlo y gallwch eisoes nodi cyflenwyr a allai ddarparu'r cynnig cyffredinol gorau.

Osgoi gwrthdaro buddiannau

Rydym yn cydnabod y gall fod gennych berthnasau, partneriaid busnes neu ffrindiau a allai ddymuno rhoi dyfynbris. Mae hyn yn dderbyniol, ond bydd angen i chi sicrhau bod y broses dendro yn cael ei chynnal mewn modd agored, tryloyw a theg, fel yr amlinellir uchod, heb roi unrhyw fantais i un unigolyn neu gwmni dros un arall.

Bydd angen i chi ddatgan y gwrthdaro buddiannau yn eich cais a rhaid i'r sawl sydd â buddiant beidio â chymryd rhan yn y weithdrefn werthuso.