Strategaeth Drawsnewid 2022 - 2027

Arbedion a Gwerth am Arian

1. Nod cyffredinol

Parhau i sicrhau arbedion ariannol trwy weithio’n fwy effeithlon neu dorri costau a ffyrdd mwy clyfar o weithio.

 

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Un o brif flaenoriaethau Rhaglen TIC ers y cychwyn yw cefnogi’r gwaith o adnabod a/neu wneud arbedion ariannol, trwy weithio’n fwy effeithlon neu dorri costau er mwyn galluogi’r Cyngor i geisio diogelu, neu fuddsoddi mewn, cyllidebau gwasanaethau rheng flaen. Er yn gyffredinol y bu setliadau ariannol y Cyngor yn fwy ffafriol yn y blynyddoedd diweddar o gymharu â’r rhai a gafwyd yn ystod y degawd blaenorol, mae’r rhagolygon y tu hwnt i eleni yn parhau’n ansicr iawn, a’r disgwyl yw y gallai’r angen i ddelio â gwaddol dyledion yn gysylltiedig â Covid ar lefel genedlaethol roi gwasgfa ychwanegol ar gyllid cyhoeddus. Mae’n debyg mai’r angen i sicrhau rhyw gymaint o arbedion ariannol fydd y norm am flynyddoedd lawer i ddod.

Mae’r ffrwd waith bresennol wedi blaenoriaethu adolygu meysydd gwariant ‘arferol/ailadroddol’ y Cyngor, megis teithio, post ac argraffu ac ati, gan y gallai torri costau yn y meysydd gwario hyn gyfyngu’r angen i dorri cyllidebau gwasanaethau rheng flaen fel rhan o broses barhaus pennu cyllideb y Cyngor. Gallai gostyngiad o 5% mewn gwariant ailadroddol gynhyrchu arbediad blynyddol o fwy na £1m miliwn.

Mae’r Cyngor wedi gwneud gostyngiadau parhaus yn y gwariant ar deithio ac argraffu ers rhai blynyddoedd, ac arbedwyd dros £2m o wariant ar gostau teithio staff (cronnol) er 2012. Mae pandemig Covid a’r symud at fwy o weithio o bell yn cynnig cyfleoedd i wneud rhagor o arbedion yn y meysydd hyn, a dangosodd y ffrwd waith y dylid arbed £300k arall ar deithio ac argraffu yn ystod y 3 blynedd nesaf, ynghyd â chynnig buddion amgylcheddol ar yr un pryd.

Mae’r ffrwd waith hefyd wedi blaenoriaethu adolygiad o wariant staffio’r Cyngor gyda’r bwriad o ddatblygu modelau staffio mwy cynaliadwy wrth edrych i’r dyfodol. Ar hyn o bryd, mae’r Cyngor yn gwario dros £5m y flwyddyn ar ddefnyddio staff asiantaethau a thaliadau goramser, ac efallai fod cyfleoedd i edrych ar lefelau staffio craidd mewn rhai gwasanaethau allai greu arbedion ariannol net a chynnig buddion ehangach o ran gwneud gwasanaethau’n fwy cydnerth. Mae cynllun gweithredu yn ei le’n barod i ddechrau edrych ar y cyfleoedd hyn ac mae’n debyg y bydd hyn yn parhau’n flaenoriaeth fel rhan o’r cam trawsnewid nesaf.

Cynhaliwyd ymarferiad annibynnol yn dadansoddi cyllidebau isadrannau yn yr Hydref 2021 i gefnogi gwasanaethau i ddod o hyd i arbedion cyllidebol i’r dyfodol. Bydd y Ffrwd Waith Effeithlonrwydd a Gwerth am Arian yn ceisio adnabod unrhyw themâu corfforaethol ddaw allan o’r adroddiadau, gyda’r bwriad wedyn o edrych arnynt ymhellach fel cyfleoedd arbed posib, tra’n ceisio gweithio gyda meysydd gwasanaeth unigol i gynnig cefnogaeth a chymorth i edrych ymhellach ar gyfleoedd a gweithio arnynt ar lefel gwasanaeth.

Bydd y Ffrwd Waith hefyd eisiau parhau â’i rôl bresennol yn cynnig trosolwg strategol o weithgarwch caffael y Cyngor, a bydd hyn yn cynnwys gwerthuso’r potensial i wneud defnydd ychwanegol o’r dull rheoli yn ôl categori er mwyn creu arbedion ariannol a cheisio cryfhau gweithdrefnau rheoli contractau’r Cyngor.

Cafodd cyflwyno Rheoli yn ôl Categori ei fonitro ac mae’r newidiadau yn y dirwedd economaidd, yn enwedig felly wedi Covid, yn ogystal â newidiadau polisi cenedlaethol a blaenoriaethau’r Cyngor ynghylch buddsoddi yn ein heconomi leol wedi arwain yn anochel at newidiadau yn y ffordd y caiff hyn ei weithredu’n strategol. Ffocws allweddol oedd datblygu casgliad newydd o Ddangosyddion Perfformiad Allweddol i adlewyrchu’r newidiadau hyn a sicrhau bod ein datrysiadau caffael yn greadigol, eu bod yn seiliedig ar angen a welwyd ac a gafodd ei herio, sy’n lliniaru rhag cynnydd mewn costau ac sy’n cefnogi ein cynlluniau ‘Gwario’n Lleol’ tra’n aros o fewn ffiniau gofynion deddfwriaethol.

Cynhaliwyd adolygiad lefel uchel o weithdrefnau Rheoli Contractau’r Cyngor ac mae hyn yn cael ei ystyried yn elfen allweddol o’r cylch caffael, a gwelwyd enghreifftiau o gryfder a gwendid ar draws yr Awdurdod. Mae’n hanfodol er mwyn sicrhau ein bod yn cydymffurfio â’n rheoliadau ariannol a chaffael yn ogystal â sicrhau bod contractau yn perfformio ar eu gorau a’u bod yn cynnig gwerth am arian.

 

3. Beth fydd ein prif amcanion?

• Parhau i fonitro ac ymchwilio i feysydd gwariant arferol/ailadroddol gyda’r bwriad o dorri gwariant ymhellach yn y meysydd hyn, lle’n briodol.
• Cefnogi’r gwaith o adnabod a gwneud arbedion effeithlonrwydd PBB ar lefel gorfforaethol a gwasanaethau.
• Adnabod cyfleoedd eraill am arbedion effeithlonrwydd trwy dorri costau a/neu ffyrdd mwy clyfar o weithio
• Sicrhau y gall y Cyngor wneud y gorau o gyfleoedd ‘Buddsoddi i Arbed’ mewnol ac allanol er mwyn gwneud arbedion ariannol a/neu gynhyrchiant.
• Sicrhau bod gan yr Awdurdod brosesau cadarn ar waith ar gyfer comisiynu a rheoli contractau sy’n glir i staff ar bob lefel o’r sefydliad ac y cedwir atynt ar draws ein holl wasanaethau amrywiol.
• Annog staff i feddwl yn fwy blaengar ynghylch gweithgareddau comisiynu a chaffael a herio ffyrdd presennol o weithio trwy reoli yn ôl categori.

 

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Edrych drwy’r adroddiadau annibynnol yn dadansoddi cyllidebau is-adrannau er mwyn adnabod y potensial ar gyfer mwy o arbedion ariannol ar lefel gorfforaethol a gwasanaethau – erbyn Mehefin 2023.
• Adolygu’r cynnydd a wnaed yn gwneud yr arbedion effeithlonrwydd a gynlluniwyd ar lefel gwasanaethau a darparu cefnogaeth a chymorth, lle’n briodol – Tachwedd ac yn chwarterol wedi hynny.
• Adnabod gwasanaethau heb fod yn rhai statudol y gellid eu diddymu neu swyddogaethau statudol a heb fod yn rhai statudol lle y gellid gostwng safonau darparu er mwyn galluogi’r Cyngor i barhau i ddarparu gwasanaethau blaenoriaeth a sicrhau cyllideb gytbwys erbyn Hydref 2023.
  
  • Goruchwylio gweithredu’r Cynllun Cyflawni Costau Staffio gan gynnwys:
    gweithio gyda gwasanaethau blaenoriaeth i edrych ar ddewisiadau i dorri costau asiantaethau/goramser trwy gyflwyno strwythurau staffio mwy cynaliadwy erbyn Ebrill 2023
  • Cynnal adolygiad pellach o drefniadau wrth gefn erbyn Medi 2023
• Datblygu ymhellach y Dashfwrdd Gwario Arferol ac adroddiadau cysylltiol i helpu monitro a rheoli meysydd gwario uchel/adnabod cyfleoedd am arbedion posib ar lefel cost – i’w adolygu’n chwarterol.
• Adolygu ymagwedd yr Awdurdod at ‘Fentrau Buddsoddi i Arbed’ gan gynnwys adnabod ffynonellau ariannol allanol posib ac ymwybyddiaeth o/hygyrchedd menter Cronfa Ddatblygu fewnol yr awdurdod erbyn Mehefin 2023.
• Adolygu’r deilliannau o raglen Gaffael yr awdurdod fydd yn cynnwys datblygu a defnyddio Dangosyddion Perfformiad allweddol erbyn Ebrill 2023
  Adolygu’r cynnydd a wnaed yn cyflwyno’r cynllun gweithredu presennol sy’n ceisio cryfhau arferion rheoli contractau presennol y Cyngor ac adnabod meysydd lle y gall fod angen gwella ymhellach erbyn Ebrill 2023.

 

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y gwaith hwn?

• Sicrhau arbedion effeithlonrwydd ag iddynt werth ariannol
• Arbedion cynhyrchiant
• Osgoi costau

---