Strategaeth Drawsnewid 2022 - 2027

Cynllunio a Gwella Gwasanaethau

1. Nod cyffredinol

Darparu ar gyfer ymagwedd fwy cynaliadwy a chreadigol at yr adolygiad, ailfodelu a gwella gwasanaethau’r Cyngor.

 

2. Beth mae angen inni ei drawsnewid a pham?

Fel Cyngor, rydym yn falch o ansawdd y gwasanaethau y gallwn eu darparu. Rydym wedi gweithio’n galed i wella effeithlonrwydd gwasanaethau unigol a chynnal neu wella gwasanaethau rheng flaen wrth i adnoddau leihau. Fodd bynnag, er mwyn cael y gorau o’r adnoddau sydd ar gael, mae angen inni feddwl yn wahanol am sut yr ydym yn darparu ein gwasanaethau.

Bydd y ffrwd waith hon yn ceisio creu ffordd fwy cynaliadwy ac sy’n defnyddio mwy o dystiolaeth o wella ac ailfodelu gwasanaethau’r Cyngor. Cafwyd pryderon yn y gorffennol nad oedd y Cyngor yn gwneud y defnydd gorau o’r capasiti TIC ac nad oedd gwaith y tîm wedi’i gysylltu’n ddigon agos â chefnogi blaenoriaethau’r Cyngor o ran gwella gwasanaethau.

Roedd pryderon hefyd ynghylch cyflymder a chynhyrchu adolygiadau TIC a chynlluniau gwella dilynol, ac nad oedd y newid a’r gwelliant a ddeilliodd o’r ymyriadau hyn yn aml ond i’w gweld am gyfnodau byr a’i bod yn ymddangos eu bod yn lleihau’n sylweddol unwaith y deuai adnoddau a llywodraethu TIC i ben.

Bwriedir gwneud mwy o ddefnydd o ddata a gwybodaeth wrth lunio’r rhaglen adolygiadau, ac mae’n debyg mai adroddiadau monitro perfformiad chwarterol y Tîm Rheoli Corfforaethol fydd prif ffynhonnell ceisiadau am adolygiadau. Gall awgrymiadau ar gyfer adolygiadau ddod yn uniongyrchol oddi wrth Gyfarwyddwyr neu Benaethiaid Gwasanaethau neu drwy aelodau etholedig hefyd.

Bydd methodoleg bresennol adolygiadau TIC ac unrhyw ailgynllunio prosesau fydd yn dilyn o hynny yn parhau i fod yn seiliedig ar yr angen i adnabod anghenion ein cwsmeriaid a’u diwallu orau y gallwn, a sicrhau y gwneir defnydd effeithiol o ddata a bod penderfyniadau’n seiliedig ar dystiolaeth a’n bod yn chwilio am bob cyfle i gael gwared â gwastraff a biwrocratiaeth. Fodd bynnag, mae egwyddorion darparu gofal cwsmer da a defnyddio arferion rheoli perfformiad a gweithlu cadarn ac effeithiol wedi cael eu hintegreiddio yn y ffordd o weithio hefyd.

Mae deall anghenion a blaenoriaethau defnyddwyr gwasanaethau wedi bod yn ganolog i’r ffordd y cynhaliwyd adolygiadau TIC blaenorol. Mae cyfle yn awr i fynd â hyn ymhellach a rhoi lle amlwg i ddefnyddwyr gwasanaethau yn y broses adolygu, yn enwedig felly wrth edrych ar ddewisiadau ar gyfer ailgynllunio prosesau neu ailfodelu gwasanaethau. Mae’r pwyslais ar ‘gyd-gynhyrchu’ yn cynnig buddion amlwg trwy helpu defnyddwyr i lywio dyfodol y gwasanaeth ar sail eu hanghenion penodol nhw.

Un o’r prif wersi a ddysgwyd o gynnal adolygiadau TIC blaenorol oedd yr angen i ddatblygu trefniadau i sicrhau bod unrhyw newidiadau oedd yn deillio o’r adolygiad yn arwain at newid a gwelliant hirdymor a chynaliadwy. Mae ymrwymiad arweinwyr yn y gwasanaeth i sicrhau y caiff newidiadau yn deillio o adolygiadau eu gweithredu’n llawn yn allweddol i hyn, ond bydd angen hefyd datblygu dulliau o ddarparu monitro parhaus ar lefel gorfforaethol. Bydd prosesau’r Tîm Trawsnewid ar gyfer cymeradwyo prosiectau yn cael eu cryfhau, a bydd angen i wasanaethau adnabod cyfres o gamau y gellir eu defnyddio i gefnogi’r monitro a’r goruchwylio perfformiad parhaus ar lefel gwasanaeth a chorfforaethol.

 

3. Prif Amcanion

Y prif amcanion ar gyfer y ffrwd waith yw:

• Datblygu ffordd strategol, seiliedig ar dystiolaeth, a chynhwysol o benderfynu ar adolygiadau a phrosiectau trawsnewid gyda’r bwriad o sicrhau bod y rhaglen adolygiadau yn canolbwyntio ar gefnogi prif amcanion a blaenoriaethau’r Cyngor.
• Datblygu rhaglen dreigl 3-blynedd o adolygiadau.
• Cefnogi’r gwaith o ddatblygu a mabwysiadu dull blaengar a chynhwysol o gynnal adolygiadau, sy’n galluogi’r holl randdeiliaid perthnasol i gyfrannu’n effeithiol at y broses.
• Monitro’r rhaglen adolygiadau i sicrhau eu bod yn cael eu cwblhau’n brydlon a’u bod yn cyflawni’r deilliannau angenrheidiol.
• Sicrhau bod trefniadau llywodraethu cadarn yn eu lle ar ddechrau pob adolygiad er mwyn sicrhau arweinyddiaeth gref ar gyfer prosiectau a bod ganddynt y capasiti i gynnal yr adolygiad.
• Goruchwylio’r gwaith o weithredu cynlluniau cyflawni cadarn a gofalu fod y cynlluniau hynny’n gwneud yn fawr o’r cyfleoedd i greu newid a gwelliant trawsnewidiol.
• Goruchwylio camau cloi, cymeradwyo ac ôl werthuso adolygiadau ac adnabod cyfleoedd i rannu dysgu ac arfer da gyda gweddill y sefydliad.
• Gwneud defnydd effeithiol o ddata perfformiad a gwybodaeth arall i sicrhau bod deilliannau adolygiadau yn gynaliadwy wedi iddynt gael eu cloi a’u cymeradwyo.
• Datblygu fframwaith gwerthusiad cwsmer mewnol i alluogi’r Tîm Trawsnewid i adolygu a gwella’n barhaus ein harferion prosiect ein hunain.
• Datblygu a gweithredu model i gefnogi dull ‘hunangymorth’ o adolygu prosesau gwasanaethau.

4. Beth fydd ein prif flaenoriaethau ar gyfer y flwyddyn nesaf a thu hwnt?

• Adolygu sefyllfa adolygiadau TIC blaenorol sy’n dal yn y cam cyflawni/gweithredu a defnyddio’r prosesau cymeradwyo priodol gan gynnwys cynhyrchu data i gefnogi monitro parhaus ar lefel gorfforaethol erbyn Ebrill 2023.
  
  • Atgyweiriadau Tai
  • Dylunio Eiddo
  • Gorfodaeth Cynllunio
  • Pensiynau
  • Rheoli Risg
• Cynnal adolygiad gwasanaeth o’r Uned Cynnal a Chadw Trafnidiaeth erbyn Mehefin 2023.
• Datblygu proses glir a thryloyw i gefnogi’r gwaith o benderfynu ar adolygiadau gwasanaethau i’r dyfodol a gynhelir yn rhan o’r Rhaglen Drawsnewid erbyn Mawrth 2023.
• Cynnal rhaglen o adolygiadau strategol o flaenoriaethau trawsbynciol allweddol i sicrhau defnydd effeithiol o adnoddau a gwell deilliannau i ddefnyddwyr terfynol. Parhaus
• Datblygu methodoleg gyson i gefnogi’r gwaith o gynnal adolygiadau ac ailfodelu gwasanaethau erbyn Mawrth 2023
• Datblygu ymagwedd hunan-gymorth at adolygu gwasanaethau erbyn Mawrth 2023

 

5. Sut fyddwn ni’n mesur effaith y gwaith hwn?

• Sefydlu mesuriadau perfformiad gwaelodlin ar gyfer pob adolygiad a gynhelir a defnyddio mesuriadau presennol (neu dros dro) i asesu effaith gwelliannau i wasanaethau.
• Gallai mesuriadau gwelliant diriaethol gynnwys:
  
  • Gwell canlyniadau bodlonrwydd cwsmeriaid
  • Gwell mesuriadau perfformiad
  • Llai o gwynion
  • Cynhyrchu arbedion ariannol
  • Gwell cynhyrchiant
  • Cynnydd mewn galw neu incwm
• Sefydlu mesuriadau perfformiad gwaelodlin ar gyfer pob adolygiad a gynhelir.

---