Canllaw i Gyflenwyr ar Dendro

Mae Cyfarwyddiadau i'r Sawl sy'n Tendro yn gyfres o gyfarwyddiadau i'w dilyn yn ystod y broses dendro, er enghraifft:

• Pryd mae'r dyddiad cau
• Sut i gyflwyno'r tendr
• Amserlen tendro, meini prawf gwerthuso, ac ati. Strategaeth Lotiau*

*Gellir rhannu tendrwyr yn nifer o Lotiau, gall hyn fod yn ôl lleoliad daearyddol neu yn ôl grŵp penodol o nwyddau ac ati. Rhaid i Dendrwyr sicrhau eu bod yn gallu cyflawni'r holl Lotiau y maent yn gwneud cynnig amdanynt. Bydd geiriad yn cael ei gynnwys yn y dogfennau tendro os yw'r Cyngor yn cyfyngu ar nifer y Lotiau y gellir eu dyfarnu i un cyflenwr.

Dyma'r disgrifiad o'r nwyddau, y gwasanaethau neu'r gwaith sy'n ofynnol a gwybodaeth gefndir am y contract:

• Manylion am yr hyn yr ydym am ei brynu ac o ganlyniad yr hyn y mae'n ofynnol i'r cyflenwr llwyddiannus ei gyflenwi
• Amlinellu'r berthynas rhwng y Cyngor a'r cyflenwr a phwy sy'n gyfrifol am beth
• Gofynion mewn perthynas â hyfforddiant staff, recriwtio ac ati.
• Polisïau a gweithdrefnau i'w hystyried megis cwynion, Iechyd a Diogelwch, prosesu data neu gyfrinachedd
• Monitro contractau, rheolaeth, Dangosyddion Perfformiad Allweddol a rheoli ansawdd
• Materion yn ymwneud â chynaliadwyedd e.e. gofynion gwaredu, defnyddio deunyddiau wedi'u hailgylchu ac ati
• Unrhyw fanylion eraill sy'n berthnasol i'r contract e.e. amserlenni, cyfarfodydd, adroddiadau cynnydd ac amserlenni cyflawni.

Cyfeirir atynt weithiau fel 'Meini Prawf Dyfarnu'. Mae hyn yn amlinellu'r meini prawf pris/cost ac ansawdd a'r pwysoliadau ar gyfer pob un. Bydd unrhyw is-feini prawf yn cael eu hamlinellu'n glir ynghyd â'u pwysoliadau.

Mae'r telerau a'r amodau cyffredinol yn nodi sail y berthynas rhwng y Cyngor a'r cyflenwr llwyddiannus, y mae'n rhaid i'r cyflenwr llwyddiannus a'r Cyngor gadw atynt drwy gydol cyfnod y contract a ddyfarnwyd.

Bydd telerau ac amodau nodweddiadol yn cynnwys:

• Rhwymedigaethau'r naill a'r llall
• Amserlenni/cyrraedd cerrig milltir
• Mesurau Perfformiad/Dangosyddion Perfformiad Allweddol
• Telerau Talu/Anfonebu
• Darpariaeth derfynu
• Datrys anghydfodau

Dyma ein polisïau penodol sy'n berthnasol i'r contract dan sylw, a disgwylir i'r tendrwr gydymffurfio â'r polisi a restrir yn y tendr. Er enghraifft:

• Diogelu
• Cydraddoldeb ac Amrywiaeth
• Datgelu Camarfer
• Iechyd a Diogelwch
• Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
• Camddefnyddio Alcohol a Sylweddau
• Dim Ysmygu

Rhaid i chi wneud yn siŵr eich bod yn deall yr holl ofynion ar gyfer pob polisi cyn cyflwyno eich tendr.

Hyn sy'n ffurfio'r sail i'r cynnig i'r Cyngor pe bai'n cael ei dderbyn h.y. bod y cwmni wedi ymrwymo i ddarparu'r gwasanaeth fel y nodir yn y tendr a gyflwynwyd. Mae hyn hefyd yn gofyn i dendrwyr gadarnhau nad oes canfasio na chydgynllwynio wedi digwydd wrth baratoi eu hymateb.

Rhaid i'r Ffurflen Dendro gael ei llofnodi gan ddau Gyfarwyddwr neu gan Gyfarwyddwr ac Ysgrifennydd y Tendrwr.

Mae'n hanfodol bod y Ffurflen dendro yn cael ei chwblhau a'i llofnodi a'i dychwelyd gyda gweddill y dogfennau. Os nad ydych yn cydymffurfio â'r gofyniad hwn, efallai y caiff y Tendr ei wrthod.

Dyma restr o'r holl eitemau y mae'n rhaid eu prisio neu eu costio'n unigol. Ar gyfer contractau sy'n seiliedig ar adeiladu, gall y rhain fod yn rhestrau meintiau wedi'u prisio neu'n rhestr o gyfraddau.

Wrth gwblhau'r rhestr brisiau, mae'n bwysig cyfeirio at y fanyleb a chynnwys yr holl eitemau a enwir.

O dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000 ("y Ddeddf") a Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 ("EIR") efallai y bydd yn ofynnol i ni ddatgelu gwybodaeth am y broses gaffael neu'r Contract i berson sy'n gwneud cais. Yn y ddogfen Cyfrinachedd hon gall tendrwyr gynnwys manylion y wybodaeth a ddarperir yn eu tendr y maent yn ystyried y dylid ei hatal rhag cael ei datgelu, er enghraifft, oherwydd y byddai'n debygol o beri anfantais i'w buddiant masnachol pe bai'n cael ei datgelu i drydydd parti, gan gynnwys rhesymau dilys dros yr esemptiad. 

Rhaid trin y ddogfen Dendr yn breifat a chyfrinachol. Ni ddylai tendrwyr ddatgelu’r ffaith eu bod wedi cael eu gwahodd i dendro na rhyddhau manylion y ddogfen dendr ac eithrio ar sail “gyfrinachol” i bobl y mae angen dilys iddynt wybod neu i bobl y mae angen iddynt ymgynghori â hwy at ddiben paratoi’r tendr.

Efallai y bydd yn ofynnol i gyflenwyr ddarparu Budd i'r Gymuned fel rhan o'r contract a ddyfernir ac mewn rhai tendrau bydd hyn yn rhan o'r cwestiynau Ansawdd a gaiff eu sgorio. Rydym wedi ymrwymo i sicrhau Budd i'r Gymuned yn ein gweithgarwch caffael er mwyn cyfrannu at lesiant cymdeithasol, economaidd ac amgylcheddol y gymuned ehangach.

Lle mae hyn yn ofynnol, rhaid i chi ateb y cwestiwn budd i'r gymuned fel rhan o'ch tendr.

Rydym wedi ymrwymo'n llwyr i drin ein trigolion a'n cymunedau'n deg ac fel corff cyhoeddus, mae gennym ddyletswydd statudol o dan Ddeddf Cydraddoldeb 2010, Dyletswydd Cydraddoldeb y Sector Cyhoeddus a Dyletswyddau Penodol Cymru. Mae ein Cynllun Cydraddoldeb Strategol yn nodi egwyddorion ein hymrwymiad i gydraddoldeb ac amrywiaeth ac yn amlinellu sut y bwriadwn gyflawni ein cyfrifoldebau fel darparwr ac fel arweinydd cymunedol.

Byddwn yn sicrhau nad ydym yn gwahaniaethu yn erbyn pobl oherwydd eu hoedran, anabledd, ethnigrwydd, crefydd, cred neu ddiffyg cred, cefndir economaidd-gymdeithasol, rhywedd, cyfeiriadedd rhywiol, newid rhywedd, statws priodasol neu bartneriaeth sifil, cyfrifoldeb am ddibynyddion neu am unrhyw reswm annheg arall.

Rydym yn chwarae rôl bwysig wrth godi ymwybyddiaeth o faterion Cyfeiriadedd Rhywiol a Hunaniaeth Rhywedd o fewn ein cadwyni cyflenwi a'n sefydliadau partner. Rydym wedi ymrwymo'n llwyr i gefnogi cydraddoldeb o ran Cyfeiriadedd Rhywiol a Hunaniaeth Rhywedd ac rydym yn disgwyl i'n cyflenwyr gynnwys cyfeiriadau penodol yn eu harferion a'u dogfennau hyfforddi a pholisi. Dylai unrhyw bolisi wahardd yn benodol wahaniaethu, bwlio ac aflonyddu yn seiliedig ar gyfeiriadedd rhywiol a hunaniaeth rhywedd.

Rydym am sicrhau bod y drafodaeth am Gydraddoldeb ac Amrywiaeth yn cael ei chyflwyno ar ddechrau ein contract gyda chyflenwyr a bod yna ddealltwriaeth o pam mae hyn yn bwysig yn ein sir.