Canllaw i Gyflenwyr ar Dendro

Gallwn roi gwybod i gyflenwyr am gyfle i gynnig dyfynbris neu dendr mewn un neu ddwy ffordd. Byddwn naill ai'n:

1. Cyhoeddi hysbysiad 'Cais am Ddyfynbris' drwy e-bost neu drwy 'Cais am Ddyfynbrisiau/GwerthwchiGymru' drwy ddewis cyflenwyr priodol i gynnig dyfynbris yn unol â'n Rheolau Gweithdrefnau Contractau.
2. Gosod hysbyseb/hysbysiad ar GwerthwchiGymru/Gwasanaeth Dod o Hyd i Dendr (FTS), a ddisodlodd Gyfnodolyn Swyddogol yr Undeb Ewropeaidd (OJEU) yn ddiweddar ac sy'n manylu ar y gofyniad y gall unrhyw gyflenwr ei weld. Bydd yr hysbyseb/hysbysiad yn cynnwys cyfarwyddiadau penodol i'r cyflenwr ar sut i gael y dogfennau caffael a sut i gyflwyno ymateb. Bydd angen i ddarpar gyflenwyr gofrestru gyda GwerthwchiGymru ac eDendroCymru er mwyn cael gafael ar ddogfennau perthnasol a derbyn hysbysiadau am gyfleoedd contract.

• Cofrestru gyda GwerthwchiGymru
• Cofrestru gydag eDendroCymru
• Cofrestru gyda'r Gwasanaeth Dod o Hyd i Dendr

Yn dibynnu ar werth y dyfynbris/tendr, byddwn naill ai'n cyhoeddi 'Cais am Ddyfynbris' neu 'Gwahoddiad i Dendro'. Mae Cais am Ddyfynbris a Gwahoddiad i Dendro yn eithaf manwl ond ni fwriedir iddynt ddigalonni cyflenwyr posibl fel nad ydynt yn tendro am ein busnes.

Yn fras, byddwn yn gofyn am wybodaeth am y canlynol, ond gall hyn fod yn wahanol ar gyfer dyfynbrisiau neu dendrau penodol:

• Derbynioldeb cyflenwyr - Seiliau gorfodol dros wahardd ar sail troseddau megis methdaliad, twyll, llwgrwobrwyo, ansolfedd
• Galluogrwydd technegol a chapasiti'r sefydliad - e.e. Profiad perthnasol, cymwysterau ac ati.
• Sefyllfa economaidd ac ariannol
• Yswiriant - Tystiolaeth o lefelau gofynnol o yswiriant, Atebolrwydd Cyflogwr, Atebolrwydd Cyhoeddus ac Yswiriant Indemniad Proffesiynol (os yn briodol)
• Agweddau eraill gan gynnwys y Gymraeg, Diogelu, Cynaliadwyedd, Iechyd a Diogelwch, Arferion Cyflogaeth Foesegol, Cyfle Cyfartal a Rheolaeth

Byddwn yn defnyddio cwestiynau o fanc cwestiynau safonol a sefydlwyd gan Lywodraeth Cymru. Gelwir hyn yn Gronfa Ddata Gwybodaeth am Gymwysterau Cyflenwyr (SQUID) i benderfynu pa gyflenwyr sydd fwyaf addas a chymwys i gael eu dewis i gyflwyno dyfynbris neu dendr. Os bydd cyflenwyr yn bodloni'r gofynion, byddant yn symud ymlaen i gam gwerthuso a dyfarnu'r broses.

Bydd y rhan fwyaf o Gynghorau a chyrff cyhoeddus eraill yn gofyn am wybodaeth debyg fel rhan o'u proses. Cewch eich cynghori i baratoi'r dogfennau angenrheidiol ymlaen llaw a'u bod ar gael gennych i'w gwneud yn haws ac yn gyflymach i'w cwblhau wrth ymateb i wahoddiad i gyflwyno dyfynbris neu dendr.

Bydd y Cais am Ddyfynbris / Gwahoddiad i Dendro yn cynnwys manylion am ein gofynion ar gyfer y contract penodol gan gynnwys:

• Cyfarwyddiadau ar gyfer y broses o gyflwyno dyfynbris/tendr
• Yr amserlen gaffael gan gynnwys dyddiad ac amser dychwelyd y dyfynbris/tendr
• Manylion am sut y bydd y dyfynbris/tendr yn cael ei gyflwyno (h.y. drwy GwerthwchiGymru neu eDendroCymru)
• Disgrifiad o'r gwasanaethau, y nwyddau neu'r gwaith sy'n cael eu caffael (Manyleb)
• A ganiateir unrhyw amrywiolion
• Ffurflen dendro (mae hyn yn ffurfio'r sail i'r cynnig i'r Cyngor pe bai'n cael ei dderbyn)
• Telerau ac amodau'r contract

• Meini Prawf Dyfarnu (pris/ansawdd)
• Mecanwaith prisio
• Cwestiynau ansawdd - cwestiynau penodol i gyflenwyr ymateb iddynt ynghylch sut y byddant yn bodloni gofynion y fanyleb
• A yw TUPE yn debygol o fod yn berthnasol - Trosglwyddo Ymgymeriadau (Diogelu Cyflogaeth)
• Unrhyw wybodaeth bellach sy'n benodol i'n gofyniad ac a allai gynorthwyo cyflenwyr i baratoi cyflwyniadau

Bydd y cyfarwyddiadau ar gyfer cyflwyno tendrau a dyfynbrisiau yn cael eu cynnwys o fewn y ddogfennaeth. Bydd hyn drwy wefan GwerthwchiGymru neu eDendroCymru.

Rhaid cyflwyno ymatebion wedi'u cwblhau gan y cyflenwr yn unol â'r Cais am Ddyfynbris neu'r Gwahoddiad i Dendro ac erbyn y dyddiad cau a'r amser a bennir. Rhaid i gyflenwyr sicrhau bod yr holl ddogfennau'n cael eu cwblhau a'u cyflwyno yn ogystal ag unrhyw wybodaeth ychwanegol arall y mae'r Cyngor wedi gofyn amdani fel rhan o'r broses gaffael.

Ni fydd unrhyw dendrau neu ddyfynbrisiau sy'n dod i law ar ôl y dyddiad cau a bennir yn cael eu hystyried. Bydd un o'n swyddogion enwebedig yn agor pob tendr a dyfynbris ar ôl y dyddiad a'r amser cau.

Bydd yr holl dendrau a dyfynbrisiau yn cael eu gwerthuso yn unol â'r meini prawf a nodir yn y dogfennau caffael. Gellir gwerthuso Dyfynbrisiau a Thendrau naill ai yn ôl:

• Pris/Cost (sgôr pris isaf) neu
• Pris/Cost ac Ansawdd

Defnyddir Pris/Cost ac Ansawdd ar gyfer y rhan fwyaf o werthusiadau tendro a gelwir hyn yn Dendr Mwyaf Manteisiol yn Economaidd (MEAT) gyda phwysau wedi'u neilltuo i Bris/Cost ac Ansawdd a chaiff y ddwy elfen eu gwerthuso.

Caiff ansawdd ei werthuso'n gyntaf a chaiff yr elfen Pris/Cost (masnachol) ei hagor a'i gwerthuso wedi hynny i sicrhau bod y broses yn deg ac yn dryloyw. Rhoddir sgôr canrannol uchaf i bob elfen, sy'n cael ei phwysoli yn ôl y pwysigrwydd cymharol a roddir arni. Nid oes cydbwysedd sefydlog rhwng y ddau; mae'n amrywio rhwng pob ymarfer caffael ac mae'n dibynnu ar y math o nwyddau, o wasanaethau neu o waith a geisir.

Mae'r gwerthusiad o'r cwestiynau Ansawdd yn seiliedig ar ymateb y cyflenwr ynglŷn â sut y bydd yn cyflawni'r hyn sy'n ofynnol ar gyfer y contract penodol hwn.

Byddwn yn hysbysu'r holl gyflenwyr sy'n cyflwyno dyfynbris neu dendr o ganlyniad y broses, p'un a ydych wedi bod yn llwyddiannus neu'n aflwyddiannus. Os yw'r gwerth caffael yn uwch na throthwyon Caffael Cyhoeddus y DU, mae'n ofynnol yn gyfreithiol i ni gadw at gyfnod segur o 10 diwrnod calendr. Mae hwn yn gyfnod ailfeddwl sy'n caniatáu i dendrwyr aflwyddiannus herio'r penderfyniad dyfarnu yn ffurfiol.

Ar gyfer tendrau trothwy Caffael Cyhoeddus uchod y DU, mae gan gyflenwyr aflwyddiannus yr hawl i gael adborth ar ganlyniad y broses gaffael a dyfarnu contract, gan gynnwys sut y cafodd eu cyflwyniad ei sgorio o gymharu â'r cyflenwr llwyddiannus. Noder na fyddwn yn datgelu unrhyw wybodaeth fasnachol sensitif mewn perthynas â thendr y cyflenwr llwyddiannus. Dylid gweld hyn fel mesur cadarnhaol sy'n tynnu sylw at ba bwyntiau oedd yn ddiffygiol ac i wella a chynyddu eich siawns o lwyddo yn y dyfodol.

Gwahoddir cyflenwyr llwyddiannus i ymrwymo i gontract ar y telerau a'r amodau a bennir yn y dogfennau caffael. Yn gyffredinol, ni fyddwn yn ystyried unrhyw ddiwygiadau i delerau ac amodau'r contract.