Ymgynghoriad Cyn Ymgeisio

Mae ymgynghoriad effeithiol yn:

• Rhoi cyfle i'r ymgeisydd wella ei gais cynllunio cyn ei gyflwyno
• Gallu cynorthwyo'r cynnig i gael ei dderbyn gan ymgyngoreion y broses, gan gynnwys y gymuned leol
• Gallu helpu i osgoi costau ac oedi diangen gan sicrhau yr eir i'r afael â'r holl faterion perthnasol cyn gynted â phosibl

Cyn ymgymryd ag Ymgynghoriad cyn Ymgeisio, argymhellir eich bod yn cysylltu â ni. Rydym yn cynnig gwasanaeth cyn ymgeisio. Gallwn roi cyngor ynghylch y materion canlynol:

• Pa ddogfennau a gwybodaeth a fydd eu hangen fel rhan o'r cais cynllunio a pha ddogfennau y dylid ymgynghori yn eu cylch;
• Pa ymgyngoreion ychwanegol a allai gynnig cyfraniad gwerthfawr at yr ymgynghoriad yn ogystal â'r ymgyngoreion statudol a nodir yn y Gorchymyn. Gall y rhain gynnwys adeiniau eraill o'r Cyngor y mae eu meysydd gorchwyl yn ymwneud â materion megis ecoleg, diogelu'r cyhoedd, polisi cynllunio, a darparu parciau a mannau agored er enghraifft.

Byddem hefyd yn awgrymu eich bod yn ystyried y pwyntiau canlynol o ran arferion da, a amlinellir yn Ymgynghoriad Cymunedol Cyn Ymgeisio: Canllaw Arferion Gorau i Ddatblygwyr gan Lywodraeth Cymru. Mae hyn yn caniatáu i chi fanteisio i'r eithaf ar fuddion yr ymgynghoriad cyn ymgeisio, a gall fod yn haws i gymunedau ac ymgyngoreion statudol gael dylanwad ar y cynigion datblygu.

Dylai ymgeiswyr gofio manteision o ran cael cymaint o gyhoeddusrwydd â phosibl cyn ymgeisio, ac wrth wneud hyn, dylent ystyried mynd y tu hwnt i ofynion y Gorchymyn. Dyma rai enghreifftiau:

• Cynnal digwyddiadau ymgynghori megis arddangosfeydd cyhoeddus, digwyddiadau galw heibio, cyflwyniadau a gweithdai. Dylai digwyddiadau gael eu cynnal mewn lleoliadau a safleoedd hygyrch a chynhwysol er mwyn galluogi cymaint â phosibl o bobl y byddai'r cynnig yn cael effaith arnynt i ddod, er mwyn iddynt wneud cyfraniadau gwerthfawr at yr ymgynghoriad.
• Dangos mwy nag un hysbysiad safle lle bo'n briodol a'u dangos yn eang. Ystyrir ei fod yn arfer da i ddatblygwyr roi hysbysiadau safle wrth bob mynediad presennol a phob pwynt mynediad arfaethedig i safle'r cais ac o leiaf un hysbysiad ar hyd pob ffin sy'n gyfagos i briffordd neu lwybr troed cyhoeddus, neu'n ffinio â hwy
• Ymestyn y cyfnod ymgynghori 28 diwrnod
• Sicrhau bod y dogfennau ymgynghori ar gael o fewn oriau gwaith arferol. Pan fydd dogfennau'n cael eu rhoi mewn adeilad sydd ag oriau agor cyfyngedig, ystyrir ei fod yn arfer da i sicrhau bod y dogfennau hefyd yn cael eu rhoi mewn ail leoliad sydd ar agor i'r cyhoedd yn ystod oriau gwaith arferol. Gellir defnyddio llyfrgelloedd mwy'r Cyngor at y diben hwn.
• Ymestyn ardal yr ymgynghoriad, yn enwedig mewn perthynas â safleoedd mwy
• Defnyddio deunyddiau megis taflenni a llythyrau newyddion cymunedol.
• Defnyddio'r cyfryngau cymdeithasol megis Twitter a Facebook
• Sesiwn Briffio Cysylltiadau Rhagweithiol â'r Cyfryngau a Datganiadau i'r Wasg
• Defnyddio llythyrau ffurfiol
• Cynnal trafodaethau â chynrychiolwyr y gymuned megis yr Aelodau Lleol, Cynghorau Tref a Chynghorau Cymuned, am faterion mewn perthynas â'r cynnig gan gynnwys unrhyw rwymedigaethau cynllunio posibl
• Cynnal ymgynghoriad anstatudol ychwanegol cyn yr ymgynghoriad cyn ymgeisio
• Rhoi crynodebau annhechnegol o ddogfennau technegol (yn y Gymraeg a'r Saesneg)
• Rhaid cyflwyno lluniadau a chynlluniau ar ffurf sy'n hawdd ei deall
• Dylai ymgeiswyr ddilyn yr Egwyddorion Cenedlaethol o ran Ymgysylltu a Chyfranogi
• Dylai dogfennau'r cais cynllunio drafft fod ar gael at ddibenion ymgynghori. Er y cydnabyddir bod y rhain yn ddogfennau drafft, dylai'r ymgeisydd sicrhau bod y dogfennau a'r wybodaeth a ddarperir yn rhoi digon o wybodaeth er mwyn i'r ymgyngoreion roi ymateb gwybodus. Os na ddarperir digon o wybodaeth at ddibenion yr ymgynghoriad cyn ymgeisio, nid yw'n debygol y caiff adroddiad yr ymgynghoriad cyn ymgeisio ei ddilysu a bydd rhaid i'r ymgeisydd wneud yr ymarfer eto gan gydymffurfio â'r cyfarwyddyd

Mae 43.9% o'r boblogaeth yn Sir Gaerfyrddin yn siarad Cymraeg, o gymharu â chyfartaledd Cymru sef 20%. Mae'n bwysig bod yr ymgynghoriad yn cael ei gynnal yn ddwyieithog fel bod yr ymgyngoreion yn cael cyfle i gymryd rhan yn y Gymraeg a'r Saesneg. Dylai'r datblygwyr:

• Gyhoeddi'r holl hysbysiadau a gohebiaeth yn y Gymraeg a'r Saesneg. Gellir cael ffurflenni templed yn Atodlen 1B y Gorchymyn
• Cynhyrchu dogfennau cyhoeddusrwydd ac ymgynghori yn y Gymraeg a'r Saesneg cymaint ag sy'n ymarferol bosibl
• Gwahodd ymatebion i'r ymgynghoriad yn y Gymraeg a'r Saesneg
• Sicrhau bod siaradwyr Cymraeg yn rhoi cyflwyniadau mewn digwyddiadau ymgynghori er mwyn siarad â'r ymgyngoreion a fyddai'n dymuno cyfathrebu drwy'r Gymraeg

Dylid gwneud ymdrechion rhesymol i ddod i gonsensws. Dylai'r Adroddiad egluro a nodi sut y mae'r cyfranogiad wedi arwain at gytundeb i fabwysiadu neu ddiwygio'r cynigion. Pan na fydd cytundeb yn bosibl, dylid egluro'r rhesymau a maint yr anghytundeb.

Dylai'r Adroddiad fod yn gynhwysfawr ac yn amlinellu gwybodaeth yn glir. Sicrhewch fod yr adroddiad ar gael ar wefan yr ymgynghoriad cyn gynted ag sy'n ymarferol bosibl ar ôl yr ymgynghoriad. Dylid rhoi adborth i'r gymuned ynghylch y newidiadau a wnaed i'r cais o ganlyniad i'r ymgynghoriad cyn ymgeisio.

Dylech fod yn ymwybodol y bydd yr Adroddiad Ymgynghori Cyn Ymgeisio ar gael yn gyhoeddus ar ein gwefan fel rhan o'r cais cynllunio. Felly dylech fod yn ofalus ynghylch materion diogelu data wrth gyfeirio at ymatebion i'r ymgynghoriad a manylion yr ymgyngoreion.

Mae darparu Adroddiad Ymgynghori Cyn Ymgeisio yn ofynnol er mwyn i'r cais fod yn ddilys, ac os na chydymffurfiwyd â'r canllawiau ar gyfer Ymgynghoriad Cyn Ymgeisio bydd rhaid i'r ymgeisydd gynnal yr ymarfer eto gan gydymffurfio â'r canllawiau.