Rheoli Risg (hawliadau yswiriant)

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Rydym yn defnyddio'r data personol rydych chi'n ei ddarparu i asesu, ymchwilio a rheoli hawliadau yswiriant a wneir yn erbyn Cyngor Sir Caerfyrddin. Mae hyn yn cynnwys gwirio manylion, cysylltu ag yswirwyr, cynrychiolwyr cyfreithiol ac awdurdodau perthnasol lle bo angen i brosesu eich hawliad neu atal twyll. Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei defnyddio at unrhyw ddiben arall.

Y sail gyfreithlon ar gyfer prosesu'r wybodaeth hon yw oherwydd ei bod yn angenrheidiol i gyflawni tasg er budd y cyhoedd a hefyd i gydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y Ddeddf Llywodraeth Leol a'r ddeddfwriaeth gysylltiedig.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio gwybodaeth am eich iechyd a data personol categori arbennig arall (sensitif) am resymau o ddiddordeb cyhoeddus sylweddol. 

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol i ddarparu'r gwasanaeth hwn:

·       Enw

·       Cyfeiriad

·       Dyddiad geni

·       Adnabod rhywedd neu ryw

·       Rhifau ffôn

·       Cyfeiriadau e-bost a gohebiaeth

·       Manylion banc/talu a/neu fanylion bilio

·       Cyfansoddiad teuluol

·       Gwybodaeth am dystion a defnyddwyr gwasanaeth eraill

·       Eich amgylchiadau cymdeithasol

·       Eich amgylchiadau ariannol

·       Manylion cyflogaeth ac addysg

·       Gwybodaeth am dai

·       Delweddau/ffotograffau

·       Rhifau Cofrestru Cerbydau

Lle bo'n berthnasol, rydym yn defnyddio'r mathau canlynol o ddata personol sensitif (a elwir yn ddata categori arbennig):

·       Gwybodaeth am eich iechyd, er enghraifft, pan fo hawliad yn ymwneud â     chyflwr  iechyd sy'n codi o ganlyniad i anaf

·       Hil neu darddiad ethnig

·       Data genetig

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

Er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu data personol yn uniongyrchol gennych ond rydym hefyd yn cael gwybodaeth amdanoch o'r ffynonellau canlynol:

      ·        Ein hyswirwyr a'u trinwyr hawliadau penodedig

·        Gwasanaethau'r Cyngor y mae'r hawliad yn ymwneud â nhw

·        Gwasanaethau Cyfreithiol y Cyngor ei hun

·        Cynrychiolwyr cyfreithiol allanol sy'n gweithredu ar ran y Cyngor

·        Awdurdodau perthnasol (e.e. yr heddlu, llysoedd) lle sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu i atal twyll

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein holl ddogfennau electronig o dan delerau cytundeb llym, sy'n diogelu eich gwybodaeth.  Mae'r data personol hwn yn cael ei gynnal ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond mewn gwledydd yr UE sy'n ddarostyngedig i'r Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich data personol dim ond pan fydd angen i ni wneud hynny.  Pan fyddwn yn gwneud hyn, rydym yn darparu'r lleiafswm o wybodaeth sy'n angenrheidiol ym mhob achos i'r derbynwyr canlynol:

·        Ein hyswirwyr a'u trinwyr hawliadau penodedig

·        Gwasanaethau'r Cyngor y mae'r hawliad yn ymwneud â nhw

·        Gwasanaethau Cyfreithiol y Cyngor ei hun

·        Cynrychiolwyr cyfreithiol allanol sy'n gweithredu ar ran y Cyngor

·        Awdurdodau perthnasol (e.e. yr heddlu, llysoedd) lle sy'n ofynnol yn ôl y gyfraith neu i atal twyll

Ni fyddwn yn rhannu eich gwybodaeth â gwasanaethau eraill y Cyngor neu sefydliadau allanol oni bai ei bod yn angenrheidiol ar gyfer y broses hawlio neu ei fod yn ofynnol yn ôl y gyfraith.

Mae yna hefyd sefyllfaoedd penodol eraill lle efallai y bydd yn ofynnol i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi, megis:

·       Pan fo'n ofynnol datgelu'r wybodaeth i atal neu ganfod trosedd

·       Pan fo datgelu er budd hanfodol y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw eich data personol am o leiaf 6 blynedd o'r dyddiad y caiff yr hawliad ei gau, yn unol â Chanllawiau Cadw a gofynion statudol y Cyngor. Ar gyfer hawliadau anaf personol, gall cadw ymestyn i 3 blynedd ar ôl i'r hawlydd gyrraedd 18 oed.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.