Adnoddau Dynol - Gwasanaethau Pobl

Mae sicrhau bod Cyngor Sir Caerfyrddin yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir yn bwysig iawn o ran darparu ein gwasanaethau a chadw hyder y cyhoedd.

Ystyr data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y mae modd adnabod pwy ydyw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol drwy ddefnyddio'r wybodaeth. Defnyddir y termau 'gwybodaeth' a 'data personol' yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn drwyddo draw ac maent yn gyfystyr.

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir, rydym yn ceisio cydymffurfio'n llwyr â gofynion deddfwriaeth Diogelu Data.

Felly, mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi'i lunio i esbonio mor glir â phosibl beth rydym yn ei wneud â'ch data personol.

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at y dibenion canlynol:

  • Prosesu eich cais am swydd
  • Cynnal eich cofnod cyflogaeth
  • Talu eich cyflog (cyflogres)
  • Gweinyddu hawliadau budd-dal a phensiwn

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn ymarfer ein hawdurdod i gyflogi staff o dan Adran 111 o Ddeddf Llywodraeth Leol 1972.

Rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth am eich iechyd a data personol categori arbennig (sensitif) arall oherwydd ei bod yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni swyddogaethau o dan y ddeddfwriaeth y cyfeirir ato uchod. Rydym yn prosesu gwybodaeth am euogfarnau troseddol am resymau o fudd sylweddol i'r cyhoedd, hefyd ar sail y ddeddfwriaeth hon.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai olygu na fyddwn ni'n gallu:

  • Prosesu neu hyd yn oed ystyried eich cais am swydd
  • Cynnal cofnodion cywir o absenoldebau gan gynnwys hawl o ran absenoldeb
  • Darparu buddion i weithwyr y mae gennych hawl iddynt

Nid yw recriwtio yn seiliedig ar wneud penderfyniadau'n awtomatig.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn:

  • Manylion cyswllt
  • Cymwysterau, sgiliau, profiad a hanes cyflogaeth/geirda
  • Gwybodaeth o ran monitro cyfleoedd cyfartal gan gynnwys eich hil neu gefndir ethnig, cred grefyddol neu athronyddol, hunaniaeth rhywedd a/neu gyfeiriadedd rhywiol
  • Lefel bresennol o ran cyflog gan gynnwys hawl i dderbyn budd-daliadau megis pensiynau
  • Dyddiad Geni
  • Rhif Cyfeirnod Unigryw
  • Pasbort a gwybodaeth ynghylch eich hawl i weithio yn y DU
  • Manylion ynghylch treth, benthyciad myfyrwyr, yswiriant gwladol a didyniadau enillion
  • Manylion Banc/Talu
  • Delweddau/Ffotograffau
  • Gwybodaeth am gyflyrau iechyd neu feddygol gan gynnwys unrhyw anabledd y mae angen i'r Cyngor wneud addasiadau rhesymol ar ei gyfer
  • Statws priodasol, perthynas agosaf, dibynyddion ac enwau cyswllt mewn argyfwng
  • Collfarnau troseddol a throseddau, yn dibynnu ar ofynion y swydd
  • Telerau ac amodau eich cyflogaeth
  • Manylion ynghylch cyfnodau o absenoldeb a gymerwyd, gan gynnwys gwyliau, absenoldeb salwch, absenoldeb teuluol, mamolaeth, tadolaeth, absenoldeb mabwysiadu, rhannu absenoldeb rhiant ac absenoldeb sabothol a'r rhesymau dros yr absenoldeb
  • Aelodaeth o Undeb Llafur
  • Manylion Pensiwn
  • Dogfennau Ildio Cyflog
  • Manylion unrhyw weithdrefnau disgyblu, achwyniad neu ddatgelu camarfer rydych wedi bod ynghlwm wrthynt
  • Asesu eich perfformiad, gan gynnwys arfarniadau, cynlluniau gwella perfformiad a gohebiaeth gysylltiedig
  • Manylion ynghylch aelodaeth o gyrff proffesiynol

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol wrthych chi ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

  • Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
  • Cyngor y Gweithlu Addysg
  • Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
  • Adran Gwaith a Phensiynau
  • Gwasanaeth Llesiant Gweithwyr y Cyngor
  • Gwasanaeth Tribiwnlysoedd
  • Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol
  • Pensiynau Athrawon
  • Cyn-gyflogwyr neu Gyflogwyr presennol
  • Darparwyr buddion i weithwyr megis cynllun ildio cyflog (car), talebau gofal plant ac ati
  • Gwasanaethau Amddiffyn Plant a Diogelu Oedolion y Cyngor

Ceir y mathau canlynol o ddata personol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

  • Ymatebion y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
  • Manylion Addysg
  • Manylion ynghylch treth, benthyciad myfyrwyr, yswiriant gwladol a didyniadau enillion
  • Adroddiadau a thystysgrifau meddygol
  • Ffurflenni gwasanaeth ar reithgor
  • Didyniadau Gorchymyn y Llys Sirol
  • Manylion Pensiwn
  • Geirda gan gyflogwyr presennol neu gyn-gyflogwyr
  • Gwybodaeth ynghylch honiadau yn erbyn gweithwyr Cyngor Sir Caerfyrddin mewn perthynas ag achosion sy'n ymwneud ag amddiffyn plant a diogelu oedolion

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig, oni bai bod yn rhaid i ni ysgrifennu at gyflogwr o dramor am eirda.  Rydym dim ond yn darparu eich enw a'ch cyfeiriad pan fydd angen inni wneud hyn.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Mae'n bosibl y byddwn yn rhannu'ch gwybodaeth â'r canlynol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

  • Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd
  • Cyngor y Gweithlu Addysg
  • Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
  • Adran Gwaith a Phensiynau
  • Gwasanaeth Llesiant Gweithwyr y Cyngor
  • Gwasanaeth Tribiwnlysoedd
  • Cynllun Pensiwn Llywodraeth Leol
  • Pensiynau Athrawon
  • Cyflogwyr presennol neu gyn-gyflogwyr gan gynnwys cael geirda
  • Darparwyr buddion i weithwyr megis cynllun ildio cyflog (car), talebau gofal plant ac ati
  • Adeiniau Refeniw a Budd-daliadau Awdurdod Lleol
  • Darpar gyflogwyr
  • Undebau llafur
  • Swyddfa Archwilio Cymru
  • Gwasanaeth Archwilio Mewnol y Cyngor
  • Recriwtio rheolwyr a chyfwelwyr sydd ynghlwm wrth y broses recriwtio
  • Cynghorwyr fel aelodau o Bwyllgorau sy'n delio â materion Adnoddau Dynol
  • Cyfrifyddiaeth
  • Rheoli Risg
  • Gwasanaeth Cyfreithiol
  • Cyrff Llywodraethu Ysgolion
  • Cyrff cyllido allanol
  • Geirda o ran morgais neu rent
  • Cyflogwyr yn y dyfodol sy'n destun i drosglwyddo ymgymeriadau a diogelu cyflogaeth (TUPE)
  • Cyngor Sir Caint, sy’n darparu ein gwasanaeth Datgelu a Gwahardd

Yn ogystal, mae rhai sefyllfaoedd penodol lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

  • Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
  • Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
  • Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn ni'n cadw'ch gwybodaeth am gyfnod eich cyflogaeth a 6 mlynedd ychwanegol os nad ydych yn gweithio gyda phlant ac am 25 mlynedd os ydych yn gweithio gyda phlant. Caiff y cyfnod amser y bydd eich data personol yn cael ei gadw ar ôl diwedd y gyflogaeth ei bennu gan Ganllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

  • Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
  • Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
  • Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
  • Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

  • Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
  • Dileu eich data personol
  • Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
  • Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk
Rhif ffôn: 01267 224127

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.