Derbyn Disgyblion i Ysgolion

Mae sicrhau bod Cyngor Sir Caerfyrddin yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir yn bwysig iawn o ran darparu ein gwasanaethau a chadw hyder y cyhoedd.

Ystyr data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y mae modd adnabod pwy ydyw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol drwy ddefnyddio'r wybodaeth. Defnyddir y termau 'gwybodaeth' a 'data personol' yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn drwyddo draw ac maent yn gyfystyr.

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir, rydym yn ceisio cydymffurfio'n llwyr â gofynion deddfwriaeth Diogelu Data.

Felly, mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi'i lunio i esbonio mor glir â phosibl beth rydym yn ei wneud â'ch data personol.

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch a'ch plentyn yn cael ei defnyddio at ddibenion prosesu ceisiadau am dderbyn disgyblion i Ysgolion Cymunedol ac Ysgolion Gwirfoddol a Reolir.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Ddeddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998.  

Rydym yn casglu ac yn defnyddio data personol (sensitif) categori arbennig am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, ar sail y ddeddfwriaeth y cyfeiriwyd ati uchod.

Yn ôl y gyfraith, mae'n rhaid i bob disgybl gael mynediad i addysg o ddechrau'r tymor ar ôl pumed pen-blwydd y plentyn, felly os byddwch yn dewis anfon eich plentyn i ysgol, mae'n rhaid ichi wneud cais i ni ei brosesu er mwyn sicrhau bod lle ar gael yn yr ysgol o'ch dewis.
Felly, mae'n ofyniad cyfreithiol eich bod yn darparu'r data personol sydd ei angen arnom er mwyn delio â'ch cais am le mewn ysgol.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai hyn olygu nad ydym yn gallu delio â'ch cais a gallai olygu na fydd lle mewn ysgol ar gael i'ch plentyn.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch a'ch plentyn er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn:

  • Enw'r Rhiant a'r Plentyn
  • Cyfeiriad y Rhiant a'r Plentyn
  • Dyddiad Geni'r Plentyn
  • Rhyw y Plentyn
  • Rhif Cyfeirnod Unigryw
  • Rhif Ffôn
  • Cyfeiriad E-bost
  • Manylion ynghylch Brodyr a Chwiorydd
  • A oes gan eich plentyn Ddatganiad o Anghenion Ychwanegol neu Gynllun Gofal Iechyd ym maes addysg
  • Os yw plentyn yn derbyn gofal, enw a manylion cyswllt y Gweithiwr Cymdeithasol
  • A yw eich plentyn yn dod o deulu o Sipsiwn/Teithwyr
  • A ydych yn Aelod o Luoedd Arfog y Deyrnas Unedig
  • Os yw eich plentyn wedi'i wahardd yn barhaol, enw'r ysgol a chyfnod y gwaharddiad

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol wrthych chi ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

  • Cofnodion y Dreth Gyngor er mwyn gwirio enwau a chyfeiriadau yn achos ceisiadau lle mae ysgol yn llawn
  • Gwasanaethau Plant y Cyngor er mwyn gwirio statws Derbyn Gofal
  • Tîm Anghenion Dysgu Ychwanegol y Cyngor er mwyn cadarnhau Datganiad o Anghenion Ychwanegol

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth â'r ysgol o'ch dewis, ar ôl cynnig lle.  

Yn ogystal, mae rhai sefyllfaoedd penodol lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch a'ch plentyn, er enghraifft:

  • Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
  • Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
  • Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn ni'n cadw'r wybodaeth am 3 blynedd o ddechrau'r flwyddyn academaidd y mae eich plentyn yn dechrau ysgol.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

  • Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
  • Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
  • Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
  • Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

  • Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
  • Dileu eich data personol
  • Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
  • Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk
Rhif ffôn: 01267 224127

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cyngor a Democratiaeth