Derbyn Disgyblion i Ysgolion

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch a'ch plentyn yn cael ei defnyddio at ddibenion prosesu ceisiadau ac apeliadau am dderbyn disgyblion i Ysgolion Cymunedol ac Ysgolion Gwirfoddol a Reolir.

Bydd y wybodaeth yr ydym yn ei chasglu amdanoch chi a'ch plentyn ar gyfer Ysgol Wirfoddol a Gynorthwyir yn cael ei hanfon i'r ysgol a enwir i'w prosesu.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Ddeddf Safonau a Fframwaith Ysgolion 1998.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio data personol (sensitif) categori arbennig am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, a hefyd ar sail y ddeddfwriaeth y cyfeiriwyd ati uchod.

Yn ôl y gyfraith, mae'n rhaid i bob disgybl gael mynediad i addysg o ddechrau'r tymor ar ôl pumed pen-blwydd y plentyn, felly os byddwch yn dewis anfon eich plentyn i ysgol, mae'n rhaid ichi wneud cais i ni ei brosesu er mwyn sicrhau bod lle ar gael yn yr ysgol o'ch dewis.

Felly, mae'n ofyniad cyfreithiol eich bod yn darparu'r data personol sydd ei angen arnom er mwyn delio â'ch cais am le mewn ysgol.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai hyn olygu nad ydym yn gallu delio â'ch cais a gallai olygu na fydd lle mewn ysgol ar gael i'ch plentyn.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch chi a'ch plentyn er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn:
• Teitl ac enw'r Rhiant/Gwarcheidwad
Enwau'r plentyn, gan gynnwys enwau cyfreithiol
• Cyfeiriad cartref presennol y Rhiant/Gwarcheidwad a'r plentyn a’r cyfeiriad newydd os ydynt yn symud cyfeiriad a thystiolaeth ategol pan fo angen
Perthynas y Rhiant/Gwarcheidwad â'r plentyn
Manylion ynghylch cyfrifoldeb rhieni
• Dyddiad geni'r Plentyn
• Rhyw’r Plentyn
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Rhif(au) Ffôn y Rhiant/Gwarcheidwad
• Cyfeiriad e-bost y Rhiant/Gwarcheidwad
• Manylion ynghylch Brodyr a Chwiorydd (enw'r plentyn/dyddiad geni/ysgol)
Manylion yr ysgol flaenorol (Enw'r ysgol/Rhif ffôn cyswllt/Dyddiadau mynychu)
• A oes gan eich plentyn Ddatganiad o Anghenion Ychwanegol, Cynllun Datblygu Unigol neu Gynllun Addysg, Iechyd a Gofal
• Os yw plentyn yn derbyn gofal ar hyn o bryd/yn y gorffennol, yr Awdurdod Lleol, enw a manylion cyswllt y Gweithiwr Cymdeithasol
Anghenion dysgu ychwanegol, meddygol neu seicolegol y plentyn a thystiolaeth ategol gan weithwyr gofal iechyd proffesiynol cofrestredig.
Copïau o ddogfennau adnabod i gadarnhau hunaniaeth neu gyfrifoldeb rhieni pan fo angen
• A yw eich plentyn yn dod o deulu o Sipsiwn/Teithwyr
• A ydych yn aelod o Luoedd Arfog y DU a thystiolaeth ategol gan y Weinyddiaeth Amddiffyn
• Os yw eich plentyn wedi'i wahardd yn barhaol, enw'r ysgol a dyddiad y gwaharddiad parhaol

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol gennych chi ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol, pan fo angen:
• Cofnodion y Dreth Gyngor er mwyn gwirio enwau a chyfeiriadau yn achos ceisiadau lle mae ysgol yn llawn
• Gwasanaethau Plant y Cyngor er mwyn gwirio statws Derbyn Gofal
• Tîm Cynhwysiant y Cyngor i gadarnhau Datganiad o Anghenion Ychwanegol neu Gynllun Datblygu Unigol
• System Gwybodaeth Reoli'r Ysgol i wirio manylion disgyblion gan wasanaethau eraill perthnasol y Cyngor, er enghraifft, Cludiant Ysgol
• Ar gyfer Apeliadau efallai y bydd angen i ni gysylltu ag ysgolion blaenorol neu ysgolion cyfredol i gael unrhyw wybodaeth sy'n berthnasol i'r Apêl.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu eich gwybodaeth. Caiff y data personol hwn ei gadw ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE lle mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn berthnasol.
Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth bersonol pan fydd angen i ni wneud hynny yn unig. Pan fyddwn yn gwneud hyn, rydym yn darparu cyn lleied ag sy'n angenrheidiol ym mhob achos i'r canlynol:
• Rydym yn rhannu eich gwybodaeth â'r ysgol o'ch dewis, ar ôl cynnig lle.
• Pan fo disgyblion yn newid ysgol yng nghanol tymor neu flwyddyn academaidd, rydym hefyd yn rhannu gwybodaeth gyfyngedig iawn gyda'r ysgolion newydd posibl ar yr adeg cawn y cais.
• Rydym yn rhannu eich gwybodaeth gyda'r ysgol Wirfoddol a Gynorthwyir o'ch dewis ar adeg derbyn y cais.

Yn dibynnu ar eich amgylchiadau, efallai y byddwn hefyd yn rhannu data personol gyda'r timau canlynol yn y Cyngor:
• Cludiant Ysgol
• Cynhwysiant
• Sipsiwn/Teithwyr
• Plant sy'n Derbyn Gofal (Gwasanaethau Plant)
• Lles Addysg
• Gwasanaeth Cynghori Lleiafrifoedd Ethnig

Mae rhai sefyllfaoedd penodol lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch chi a'ch plentyn, er enghraifft:
• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw'r wybodaeth am 3 blynedd o ddechrau'r flwyddyn academaidd y mae eich plentyn yn dechrau ysgol.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.