Dreth Gyngor

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at ddibenion gweinyddu a chasglu'r Dreth Gyngor, ac wrth asesu cymhwysedd ar gyfer gostyngiadau ac eithriadau, pan fyddwch yn gwneud cais amdanynt.  

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Ddeddf Cyllid Llywodraeth Leol 1992 a Rheoliadau’r Dreth Gyngor (Gweinyddu a Gorfodi) 1992.

Yn ôl y gyfraith, mae'n ofynnol i chi roi gwybod i ni am unrhyw newidiadau a allai effeithio ar eich atebolrwydd i dalu Treth y Cyngor. Gellir gosod cosbau am fethu â:

• hysbysu'r Cyngor o fewn 21 diwrnod, heb esgus rhesymol, ar unrhyw fater sy'n effeithio ar hawl i ostyngiad yn y Dreth Gyngor
• hysbysu'r Cyngor o fewn 21 diwrnod, heb esgus rhesymol, ar unrhyw fater sy'n effeithio ar hawl i eithriad Treth Gyngor
• rhoi'r wybodaeth berthnasol yr ydym yn ei ofyn o fewn 21 diwrnod i ni er mwyn sefydlu atebolrwydd Treth Cyngor
• darparu’r wybodaeth berthnasol y gofynnwn amdano ar ôl i'r Llys beri Gorchymyn Atebolrwydd. Gallai methu â darparu'r wybodaeth hon arwain at erlyniad troseddol a dirwy

Rydym yn prosesu gwybodaeth am erlyniadau ac euogfarnau am resymau o fudd sylweddol i'r cyhoedd, hefyd ar sail y ddeddfwriaeth uchod.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhyw
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Manylion Banc/Talu
• Eich Teulu
• Eich Amgylchiadau Ariannol
• Manylion Cyflogaeth ac Addysg
• Gwybodaeth am eich Iechyd

Rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth am eich iechyd oherwydd ei bod yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni swyddogaethau o dan y ddeddfwriaeth y cyfeirir ato uchod.

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol wrthych ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Swyddfa Brisio
• Cofrestrfa Tir EM
• Asiantaethau Gosod Preifat
• Is-adran Gwasanaethau Tai y Cyngor
• Asiantiaid Gorfodi
• Cofrestru Etholiadol
• Cofrestryddion  
• Gwasanaethau Cymdeithasol i Oedolion
• Gwasanaethau Cymdeithasol i Blant
• Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi

Gellir cael y mathau canlynol o ddata personol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Manylion Banc/Talu
• Eich Teulu
• Eich Amgylchiadau Ariannol
• Manylion Cyflogaeth ac Addysg
• Gwybodaeth am eich Iechyd
• Copiau o ddogfennau adnabod

Gwneud penderfyniadau awtomataidd

Mae yna achosion pan fyddwn yn gwneud penderfyniadau awtomataidd, pan fydd eich data personol yn cael ei lawrlwytho’n electronig o systemau’r Adran Gwaith a Phensiynau (DWP) neu Gyllid a Thollau Ei Fawrhydi.

Pan fydd rhywun yn gwneud hawliad gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau neu’n fydd newid yn eu hamgylchiadau ynghylch eu Credyd Cynhwysol, rydym yn derbyn hysbysiad mewn ffeil electronig sy’n cael ei lanlwytho i’n system budd-daliadau. Bydd hyn wedyn yn ail-gyfrifo eich hawl i Fudd-dal Tai a/neu Ostyngiad Treth y Cyngor yn awtomatig, a bydd yn cynhyrchu llythyr hysbysu a anfonir atoch.  Mae hwn yn ffordd gyflym a chywir o sicrhau eich bod yn cael yr hyn y mae gennych hawl iddo.

Rydym yn gwneud hyn yn seiliedig ar un o’r eithriadau i’r hawl i beidio â bod yn destun i benderfyniadau awtomataidd a welir yn Erthygl 22 o Reoliad Diogelu Data Cyffredinol y DU.  Hynny yw, mae’r broses o wneud y penderfyniadau wedi’i hawdurdodi gan y gyfraith, sef y ddeddfwriaeth y cyfeirir ati yn rhan 1 o’r Hysbysiad Preifatrwydd hwn.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth pan fydd angen i ni wneud hynny yn unig.  Pan fyddwn ni'n rhannu gwybodaeth, rydym ym mhob achos yn darparu cyn lleied ag sydd ei angen i'r canlynol:

• Is-adran Gwasanaethau Tai y Cyngor
• Menter Twyll Genedlaethol
• Gwasanaeth Ymchwilio i Dwyll y Cyngor
• Gwasanaethau Etholiadol y Cyngor i gynorthwyo gyda chofrestru pleidleiswyr
• Gwasanaeth Parcio y Cyngor
• Asiantiaid Gorfodi
• Rheoli Adeiladu a Gwasanaethau Cynllunio, Iechyd Anifeiliaid, ein Adran Amgylchedd a Materion Defnyddwyr a Busnes, pan fydd angen i'r gwasanaethau hyn sefydlu enwau preswylwyr
• Pensiynau a Chyflogres y Cyngor, pan fyddwch chi'n dewis talu Treth y Cyngor o'ch cyflog neu bensiwn

• Gwasanaethau eraill y Cyngor, ar gyfer asesiadau ariannol

• Gwasanaeth Llysoedd a Thribiwnlysoedd EM
• Cyllid a Thollau Ei Mawrhydi
• Rydym yn cymryd rhan mewn prosiect rhannu data a gomisiynwyd gan Lywodraeth Cymru ac yn rhannu eich gwybodaeth â'r cwmni sy'n cyflawni'r gwaith hwn (Polisi sydd ar waith).
• Rydym yn rhannu gwybodaeth bersonol gyda cwmni allanol o’r enw ‘Datatank’. Mae cwmni hwn yn coladu gwybodaeth ar ran ein adran Gwasanaethau Tai i asesu’r effaith Credyd Cynhwsyol ar ein tenantiaid, er mwyn i’r Cyngor ddarparu cymorth effeithiol.

Yn ogystal, rhennir data personol gyda'r Swyddfa Ystadegau Gwladol at ddibenion ymchwil, o dan eu pwerau cyfreithiol i gael gwybodaeth wrth y Cyngor.

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth cyhyd ag yr ydych yn atebol ar gyfer y Dreth Gyngor a 7 mlynedd o ddiwedd y flwyddyn y mae'ch atebolrwydd yn dod i ben. Mae hyn yn unol â Chanllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.