Gwasanaethau Etholiadol (Cofrestru Etholiadol)

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at ddibenion:

• Prosesu eich cais cofrestru i bleidleisio, ac (lle rydych yn darparu manylion cyswllt) i gyfathrebu â chi am eich cofrestriad
• Gwirio bod gennych hawl i gofrestru i bleidleisio
• (ar eich cais) prosesu cais am bleidlais absennol
• (ar eich cais) prosesu cais dienw
• (ar eich cais) rhoi Tystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr i chi ei defnyddio fel cerdyn adnabod â llun er mwyn pleidleisio mewn gorsafoedd pleidleisio (Etholiadau Seneddol ac Etholiadau'r Comisiynwyr Heddlu a Throseddu yn unig)
• Cynnal y Gofrestr Etholiadol, gan gynnwys pleidleiswyr drwy'r post a phleidleiswyr drwy ddirprwy
• Darparu rhestr o bleidleiswyr cymwys at ddibenion canfasio i ymgeiswyr a phartïon gwleidyddol sy'n sefyll mewn etholiadau

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan Ddeddf Cofrestru a Gweinyddu Etholiadol 2013.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, ni fyddwn yn gallu eich cofrestru chi fel pleidleisiwr. Gan fod darparu'r wybodaeth yn ofyniad cyfreithiol, gallai hyn hefyd arwain at ddirwy o hyd at £1,000.00.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch i'w gynnwys ar y Gofrestr Etholiadol:

• Enw
• Cyfeiriad

Rydym hefyd yn casglu'r wybodaeth ganlynol at ddibenion gweinyddu:

• Cenedligrwydd
• Rhif Yswiriant Gwladol
• Dyddiad Geni
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Eich Teulu

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol wrthych ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig
• Y Comisiwn Etholiadol
• Cartrefi Preswyl/Nyrsio
• Prifysgol Cymru y Drindod Dewi Sant
• Gwasanaeth Digidol y Llywodraeth

Rydym hefyd yn cael gwybodaeth gan y gwasanaethau Cyngor canlynol:

• Y Dreth Gyngor
• Budd-daliadau Tai
• Tai
• Addysg
• Bathodynnau Glas
• Hamdden
• Gofal Cymdeithasol i Oedolion
• System gyflogres Cyngor Sir Caerfyrddin

Ceir y mathau canlynol o ddata personol:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Dyddiad Geni
• Eich Teulu

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Gall unrhyw sefydliad neu aelod o'r cyhoedd gael golwg ar y Gofrestr Etholiadol Lawn a gall unrhyw berson brynu fersiwn golygedig o'r Gofrestr Agored, ond gallwch ddewis peidio â chael eich cynnwys ynddi.

Rydym hefyd yn darparu gwybodaeth o'r Gofrestr Lawn i'r canlynol:

• Cwmnïau Cyfeirnod Credyd Cofrestredig
• Partïon Gwleidyddol Cofrestredig sydd â hawl i wybodaeth ar gyfer yr ardal
• Ymgeiswyr sy'n sefyll Etholiad a Phartïon Gwleidyddol Cofrestredig, sydd â hawl i wybodaeth ar gyfer yr ardal y maent yn cystadlu ar ei chyfer
• Gwasanaethau'r Cyngor sydd angen gwirio enwau a chyfeiriadau at ddibenion busnes
• Cynghorwyr presennol, sydd â hawl i'r Gofrestr ar gyfer yr ardal y maent yn ei chynrychioli
• Cynghorau Tref a Chymuned
• Gwasanaeth y Llysoedd
• Llyfrgell Genedlaethol Cymru
• Llyfrgell Brydeinig
• Y Comisiwn Etholiadol
• Ein Cyflenwr Meddalwedd (Idox)
• Awdurdod Ystadegau y DU
• Comisiwn Ffiniau i Gymru
• Y Comisiynydd Heddlu a Throseddu
• Cyngor Sir Penfro, ble rydych chi'n pleidleisio yn etholaeth Gorllewin Caerfyrddin, a reolir gan Swyddog Canlyniadau Sir Benfro
• Agraffwyr sy'n printio deunydd etholiadail i ni, gan gynnwys papurau pleidleisio drwy'r post.

I wirio pwy ydych chi, bydd y data yr ydych yn ei ddarparu hefyd yn cael ei brosesi gan y Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol a reolir gan Swyddfa’r Cabinet. Fel rhan o’r broses yma bydd eich data yn cael ei rhannu gyda’r Adran Gwaith a Phensiynau a chyflenwyr Swyddfa’r Cabinet sy’n brosesyddion data ar gyfer Gwasanaeth Digidol Cofrestru Etholiadol Unigol. Gallwch gael mwy o wybodaeth am hyn yma:

 Yn ogystal, mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Cedwir hen gopïau o'r Gofrestr am 15 mlynedd er mwyn caniatáu gwirio ceisiadau pleidleiswyr tramor, fodd bynnag, dim ond y Gofrestr bresennol y mae hawl gan y cyhoedd gael mynediad iddi.

Mae Llyfrgell Genedlaethol Cymru yn cadw copïau o'r Gofrestr Lawn ac mae'n bosibl y gallai ddarparu copïau sy'n fwy na 10 mlwydd oed at ddibenion ymchwil o dan amgylchiadau penodol.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.