Gwasanaethau Etholiadol (Etholiadau)

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio ar gyfer:

• Enwebiadau o ran ymgeiswyr, wrth ichi sefyll mewn etholiad
• Recriwtio a'ch talu chi fel staff etholiad

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

• Rheoliadau Cynrychiolaeth y Bobl 2001 (rheoliadau 103, 104, 105, 106, 108)
• Rheolau Etholiadau Lleol (Prif Ardaloedd) 2006, Etholiadau Deddf Cynrychiolaeth y Bobl 1983
• Deddfau Cynrychiolaeth y Bobl 1983, 1985 a 2000
• Deddf Pleidiau Gwleidyddol, Etholiadau a Refferenda 2000
• Deddf Gweinyddu Etholiadol 2006
• Gorchymyn Cynulliad Cenedlaethol Cymru (Cynrychiolaeth y Bobl) 2007

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai hyn olygu na fyddwch yn gallu sefyll etholiad fel ymgeisydd dilys, na gweithio i ni ar ddyletswyddau etholiad. Mae'n ofyniad statudol darparu gwybodaeth benodol i ni mewn perthynas â'r dibenion uchod.

Y Swyddog Canlyniadau, y dirprwyon, arolygwyr gorsafoedd pleidleisio a phob aelod arall o staff (megis Swyddogion Llywyddu a Chlercod Pleidleisio gan gynnwys staff a ddarperir gan Gyngor Sir Caerfyrddin. ("Rydym ni") yn prosesu'ch data personol er budd y cyhoedd i sicrhau eich bod wedi cofrestru i allu pleidleisio mewn unrhyw etholiad neu refferendwm yr ydych yn gymwys i bleidleisio ynddo ac er mwyn cyflawni tasgau a roddwyd i'r Swyddog Cofrestru Etholiadau a'r Swyddog Canlyniadau yn ôl cyfraith y DU.  

Mae'n ofynnol i ni ofyn am eich cenedligrwydd. Gall hyn fod yn ddata personol sensitif. Mae data personol sensitif arall y gallwn ei brosesu yn cynnwys gwybodaeth sy'n cael ei darparu gan bleidleiswyr anabl sydd angen cymorth yn yr orsaf bleidleisio ar ddiwrnod yr etholiad neu wybodaeth a allai gael ei darparu  gan bleidleiswyr wrth wneud cais am Dystysgrif Awdurdod Pleidleisiwr. Mae'r data personol sensitif yr ydym yn ei brosesu yn cael ei gasglu at ddibenion buddiannau cyhoeddus sylweddol ar sail y gyfraith sy'n gymesur â'r nod. Wrth wneud hynny rydym yn parchu'r hawl i ddiogelu data a darparu mesurau i ddiogelu eich buddiannau fel yr amlinellir yn ein dogfen bolisi.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn:

• Enw
• Cyfeiriad
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Rhif Staff Unigryw fel staff etholiad
• Manylion Banc/Talu ar gyfer taliadau staff etholiad ac ymgeiswyr ar gyfer blaendaliadau etholiad cenedlaethol
• Manylion Cyflogaeth ac Addysg, ar gyfer recriwtio ac ethol staff
• Ffotograffau a delweddau a dynnwyd gan y cyfryngau mewn cyfrif etholiadau
• Rhif Cofrestru Cerbyd
• Eich cenedligrwydd, er mwyn sefydlu eich hawl i weithio fel staff etholiad
• Barn wleidyddol ymgeiswyr, sydd yn agored i'r cyhoedd

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu gwybodaeth yn uniongyrchol wrthych chi yn unig.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu cyn lleied o ddata personol ag sydd ei angen a dim ond lle mae'n angenrheidiol gwneud hynny.

Rhennir gwybodaeth am ymgeiswyr â'r canlynol:

• Partïon Gwleidyddol Cofrestredig
• Ymgeiswyr eraill sy'n sefyll etholiad
• Aelodau Etholedig
• Heddluoedd
• Adrannau'r Llywodraeth a Chyrff Eraill
• Uned Ddata Llywodraeth Cymru
• Idox, sy'n darparu ein system meddalwedd

Rydym yn rhannu data personol am staff etholiad gydag Adain y Gyflogres y Cyngor er mwyn prosesu eich taliad am waith etholiadol a Chyllid a Thollau ei Mawrhydi at ddibenion treth.

Yn ogystal, mae rhai sefyllfaoedd penodol lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

• Papurau enwebu a chopïau wedi'u marcio o'r gofrestr - blwyddyn
• Gwybodaeth am Dreuliau Etholiad - dwy flynedd
• Caiff manylion ynghylch staff etholiad eu cadw ar gronfa ddata hyd nes eich bod yn dymuno rhoi'r gorau i ddyletswyddau etholiadol.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.