Gwasanaethau Tai

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at ddibenion:

• Ar y cyd â Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig, cynnal ein Cofrestr Dewis Tai er mwyn mynd i'r afael ag anghenion tai
• Grantiau Cyfleusterau i'r Anabl ac addasiadau i eiddo
• Cydymffurfio â gofynion Rhentu Doeth Cymru (eiddo a landlordiaid)
• Tai Amlfeddiannaeth/Trwyddedu Dethol
• Ail-ddefnyddio eiddo gwag unwaith yn rhagor

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan:

• Deddf Tai 2004
• Deddf Tai (Cymru) 2014
• Deddf Grantiau Tai, Adeiladu ac Adfywio 1996
• Gorchymyn Diwygio Rheoleiddio (Cymorth Tai) 2002
• Deddf Llesiant Cenedlaethau'r Dyfodol (Cymru) 2015

Rydym yn casglu a defnyddio gwybodaeth am eich iechyd a data personol categori arbennig (sensitif) arall oherwydd ei bod yn angenrheidiol at ddibenion cyflawni swyddogaethau o dan y ddeddfwriaeth y cyfeirir ato uchod. Rydym yn prosesu gwybodaeth am euogfarnau troseddol am resymau o fudd sylweddol i'r cyhoedd, hefyd ar sail y ddeddfwriaeth hon.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai hyn olygu nad ydym yn gallu darparu'r gwasanaethau uchod ichi.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn, yn dibynnu ar eich amgylchiadau.

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Manylion Banc/Talu
• Eich Teulu
• Eich Amgylchiadau Cymdeithasol
• Eich Amgylchiadau Ariannol
• Eich Anghenion Tai
• Delweddau/Ffotograffau
• Rhif Cofrestru'r Cerbyd
• Gwybodaeth am eich Iechyd
• Eich Hil neu Gefndir Ethnig
• Collfarnau Troseddol a Throseddau

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol wrthych chi ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig sy'n cynnal y Gofrestr Tai Gyffredin ar y cyd â'r Cyngor
• Gwasanaeth y Dreth Gyngor y Cyngor
• Gwasanaeth Budd-dal Tai y Cyngor
• Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gwasanaethau Plant y Cyngor
• Y Gwasanaeth Prawf
• Adran Gwaith a Phensiynau
• Rhentu Doeth Cymru Cyngor Caerdydd
• Heddlu Dyfed-Powys
• Shelter Cymru
• Gofal a Thrwsio
• Awdurdodau Lleol Eraill

Gellir cael y mathau canlynol o ddata personol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Enw
• Cyfeiriad
• Dyddiad Geni
• Rhyw
• Rhif Cyfeirnod Unigryw
• Rhif Ffôn
• Cyfeiriad E-bost
• Eich Teulu
• Eich Amgylchiadau Cymdeithasol
• Eich Amgylchiadau Ariannol
• Eich Anghenion Tai
• Rhif Cofrestru'r Cerbyd
• Gwybodaeth am Iechyd
• Tramgwyddau Troseddol ac Ymwneud â'r Heddlu

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein dogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu'ch gwybodaeth â'r canlynol, yn dibynnu ar eich amgylchiadau:

• Landlordiaid Cymdeithasol Cofrestredig sy'n cynnal y Gofrestr Tai Gyffredin ar y cyd â'r Cyngor
• Awdurdodau Lleol Eraill
• Heddlu Dyfed-Powys
• Awdurdod Tân ac Achub Canolbarth a Gorllewin Cymru
• Contractwyr Cymeradwy
• Shelter Cymru
• Gofal a Thrwsio
• Gwasanaethau Gofal Cymdeithasol i Oedolion a Gwasanaethau Plant y Cyngor
• Gwasanaethau Cyfreithiol y Cyngor
• Asiantaethau Adennill Dyledion, mewn achosion o ôl-ddyledion rhent
• Rheoliadau Adeiladu a Chynllunio
• Rhentu Doeth Cymru Cyngor Caerdydd, o ran landlordiaid a thenantiaid preifat
• Gwasanaethau Eiddo'r Cyngor mewn perthynas â gwaith i'ch cartref - ceir y wybodaeth hon yn y Cwmwl gan brosesydd data
• Gwasanaethau'r Ariannol y Cyngor i wneud taliadau

Rydym yn sicrhau ein bod dim ond yn rhannu cyn lleied o ddata personol ag sydd ei angen ym mhob achos.

Yn ogystal, caiff eich manylion cyswllt eu darparu i ddarparwr marchnata trwy e-bost (DotDigital) wrth ichi gofrestru i dderbyn gwybodaeth am ein cynllun perchentyaeth cost isel.

Mae rhai sefyllfaoedd penodol lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw
• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn ni'n cadw eich gwybodaeth am y cyfnodau canlynol:

• Ceisiadau ar gyfer y Gofrestr Tai – byddwn yn gofyn i chi yn flynyddol os ydych yn dymuno parhau i fod ar y Gofrestr Tai.  Bydd manylion ynghylch ceisiadau yn cael eu dileu ar ôl 5 mlynedd fel arfer, oni bai eich bod yn mynd ymlaen i fod yn denant.  Yna, cedwir eich manylion yn unol â’r amserlenni tenantiaeth y mae eich landlord yn eu pennu.
• Tenantiaethau - 12 mlynedd ar ôl i'r denantiaeth ddod i ben
• Grantiau - 6 blynedd ar ôl y taliad olaf (grantiau o dan £50,000)
• Grantiau - 12 mlynedd ar ôl y taliad olaf (grantiau dros £50,000)
• Trwyddedu  - 7 mlynedd ar ôl y cais neu ddiwedd y drwydded
• Eiddo Gwag - 7 mlynedd ar ôl diwedd yr achos
• Perchentyaeth Cost Isel - cyhyd â'ch bod yn dymuno parhau ar y gofrestr neu tan i unrhyw eiddo rydych chi'n ei brynu gael ei werthu

Mae hyn yn unol â Chanllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.