Llywodraethu Gwybodaeth - ceisiadau am wybodaeth

Mae sicrhau bod Cyngor Sir Caerfyrddin yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir yn bwysig iawn o ran darparu ein gwasanaethau a chadw hyder y cyhoedd.

Ystyr data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y mae modd adnabod pwy ydyw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol drwy ddefnyddio'r wybodaeth. Defnyddir y termau 'gwybodaeth' a 'data personol' yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn drwyddo draw ac maent yn gyfystyr.

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir, rydym yn ceisio cydymffurfio'n llwyr â gofynion deddfwriaeth Diogelu Data.

Felly, mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi'i lunio i esbonio mor glir â phosibl beth rydym yn ei wneud â'ch data personol.

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio at y dibenion canlynol:

  • Cofnodi, prosesu ac ymateb i geisiadau am wybodaeth sy'n dod i law o dan Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth 2000, Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol 2004 a'r Ddeddfwriaeth Diogelu Data.
  • Delio â chwynion ynghylch trin ceisiadau am wybodaeth.

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn darparu swyddogaeth statudol o dan y ddeddfwriaeth uchod.

Os nad ydych yn rhoi'r wybodaeth sydd ei hangen arnom pan fyddwn yn gofyn amdani, gallai hyn olygu nad ydym yn gallu cydymffurfio â'ch cais a darparu ymateb.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol amdanoch er mwyn delio â cheisiadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhif Ffôn
  • Cyfeiriad E-bost

I ddelio â cheisiadau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, fel arfer mae arnom angen rhagor o wybodaeth:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhif Cyfeirnod Unigryw
  • Dyddiad Geni
  • Rhif Ffôn
  • Cyfeiriad E-bost

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu data personol yn uniongyrchol wrthych.  

Er mwyn ymateb i geisiadau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, rydym hefyd yn cael data personol amdanoch gan y gwasanaethau perthnasol yn y Cyngor sy'n ymwneud â'ch cais.

Gallai hyn gynnwys y mathau canlynol o ddata personol, yn dibynnu ar natur eich cais:

  • Manylion Cyswllt
  • Dyddiad Geni
  • Rhyw
  • Rhifau Cyfeirnod Unigryw
  • Manylion Banc/Talu
  • Eich Teulu
  • Eich Amgylchiadau Cymdeithasol
  • Eich Amgylchiadau Ariannol
  • Manylion Cyflogaeth ac Addysg
  • Eich Anghenion Tai
  • Delweddau/Ffotograffau
  • Gwybodaeth am eich Iechyd
  • Eich Hil neu Gefndir Ethnig
  • Barn Wleidyddol
  • Cred Grefyddol neu Athronyddol
  • Aelodaeth o Undeb Llafur
  • Gwybodaeth am eich bywyd rhywiol neu'ch cyfeiriadedd rhywiol
  • Collfarnau Troseddol a Throseddau.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein ebyst o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu'ch gwybodaeth. Mae'r data personol hwn yn cael ei letya ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE o dan y Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol.

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth arall amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich manylion cyswllt gydag adrannau a gwasanaethau eraill yn y Cyngor, yn benodol, y rheiny sy'n ymwneud â'ch cais.  I brosesu ceisiadau o dan y Ddeddfwriaeth Diogelu Data, rydym hefyd yn rhannu rhifau cyfeirnod unigryw a'ch dyddiad geni er mwyn helpu â'r gwaith o gynnal chwiliadau am eich data personol.

Os byddwch yn gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth (ICO) am y ffordd y gwnaethom ymdrin â chais, mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu data personol amdanoch er mwyn cydymffurfio ag ymchwiliad.

Yn ogystal, mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

  • Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
  • Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
  • Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw'ch gwybodaeth am y cyfnodau canlynol:

  • Ceisiadau o dan y Ddeddf Rhyddid Gwybodaeth a'r Rheoliadau Gwybodaeth Amgylcheddol - 2 flynedd ar ôl ymateb i'r cais
  • Ceisiadau sy'n destun cwyn neu adolygiad mewnol i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth - 3 blynedd ar ôl cwblhau ymchwiliad
  • Ceisiadau Diogelu Data - 5 mlynedd ar ôl i'r defnydd gweinyddol ddod i ben

Mae hyn yn unol â Chanllawiau'r Cyngor ar gyfer Cadw Gwybodaeth.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

  • Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
  • Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
  • Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
  • Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

  • Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
  • Dileu eich data personol
  • Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
  • Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cyngor a Democratiaeth