Y Gwasanaeth Lles Addysg

Mae sicrhau bod Cyngor Sir Caerfyrddin yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir yn bwysig iawn o ran darparu ein gwasanaethau a chadw hyder y cyhoedd.

Ystyr data personol yw unrhyw wybodaeth sy'n ymwneud â pherson y mae modd adnabod pwy ydyw yn uniongyrchol neu'n anuniongyrchol drwy ddefnyddio'r wybodaeth. Defnyddir y termau 'gwybodaeth' a 'data personol' yn yr hysbysiad preifatrwydd hwn drwyddo draw ac maent yn gyfystyr.

Er mwyn sicrhau bod y Cyngor yn trin gwybodaeth bersonol yn gywir, rydym yn ceisio cydymffurfio'n llwyr â gofynion deddfwriaeth Diogelu Data.

Felly, mae'r hysbysiad preifatrwydd hwn wedi'i lunio i esbonio mor glir â phosibl beth rydym yn ei wneud â'ch data personol.

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Bydd y wybodaeth rydym yn ei chasglu amdanoch yn cael ei defnyddio ar gyfer cefnogi'r broses gynllunio a darparu Gwasanaethau Lles Addysg er mwyn diwallu anghenion plant a theuluoedd sy'n cael eu cyfeirio at y gwasanaeth. Mae hyn yn cynnwys:

  • Sicrhau presenoldeb rheolaidd yn yr ysgol
  • Mynd i'r afael â phroblemau mewn perthynas ag absenoldebau ac absenoldeb o'r ysgol

Mae'r gwasanaeth hefyd yn darparu:

  • Rheoleiddio cyflogaeth plant a phlant mewn adloniant
  • Trwyddedu oedolion sy'n hebryngwyr ar gyfer plant sy'n perfformio

Y sail gyfreithiol ar gyfer prosesu eich gwybodaeth yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan y ddeddfwriaeth ganlynol:

  • Deddf Addysg 1996 (fel y'i diwygiwyd)
  • Adran 436A o Ddeddf Addysg 1999 fel y'i diwygiwyd gan adran 4 o Ddeddf Addysg ac Arolygiadau 2006
  • Deddf Plant a Phobl Ifanc 1933
  • Is-ddeddfau Cyflogi Plant yr Awdurdod Lleol 1998

Y sail ar gyfer prosesu data personol (sensitif) categori arbennig amdanoch yw am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, ar sail y ddeddfwriaeth y cyfeiriwyd ati uchod.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r mathau canlynol o ddata personol am blant er mwyn darparu'r gwasanaeth hwn, yn dibynnu ar eich amgylchiadau.

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Rhyw gan gynnwys hunaniaeth rhywedd
  • Rhif Unigryw'r Disgybl
  • Gwybodaeth am bresenoldeb yn yr ysgol
  • Delweddau a Ffotograffau
  • Gwybodaeth am iechyd corfforol neu feddyliol
  • Collfarnau Troseddol a Throseddau, pan fydd hyn yn berthnasol i ddarparu'r gwasanaeth yn unig
  • Gwybodaeth gan y Gwasanaethau Plant a'r Gwasanaethau Addysg

Mae'n bosibl y byddwn ni hefyd yn casglu'r wybodaeth ganlynol gan rieni a gofalwyr:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Rhif Ffôn
  • Cyfeiriad E-bost
  • Eich Teulu
  • Eich Amgylchiadau Cymdeithasol
  • Eich Amgylchiadau Ariannol
  • Manylion Cyflogaeth ac Addysg
  • Eich Anghenion Tai
  • Gwybodaeth am eich Iechyd
  • Eich Hil neu Gefndir Ethnig
  • Cred Grefyddol neu Athronyddol
  • Collfarnau Troseddol a Throseddau, pan fydd hyn yn berthnasol i ddarparu'r gwasanaeth yn unig

Os ydych yn hebrwng plant sy'n perfformio, rydym yn casglu:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Geirda a gwybodaeth am eich profiad gwaith
  • Delweddau a Ffotograffau

Yn ogystal, mae'n ofynnol gennym gael archwiliad gan y Gwasanaeth Datgelu a Gwahardd.

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

Ydyn.  I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol wrthych chi ond hefyd yn derbyn gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

  • Ysgolion a'r Gwasanaethau Addysg
  • Gwasanaethau Plant
  • Awdurdodau Lleol Eraill
  • Y Gwasanaethau Tai
  • Meddygfeydd a Gwasanaethau Iechyd

Ceir y mathau canlynol o ddata personol:

  • Enw
  • Cyfeiriad
  • Dyddiad Geni
  • Rhyw gan gynnwys hunaniaeth rhywedd
  • Rhif Unigryw'r Disgybl
  • Gwybodaeth am bresenoldeb yn yr ysgol
  • Delweddau a Ffotograffau
  • Gwybodaeth am iechyd corfforol neu feddyliol
  • Collfarnau Troseddol a Throseddau lle bo'n berthnasol

Yn ogystal, rydym yn derbyn data personol gan sefydliadau sy'n gwneud ceisiadau o ran plant sy'n perfformio, sy'n cynnwys enw, cyfeiriad, unrhyw anghenion iechyd a llun o'r plentyn.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Ni fydd eich gwybodaeth yn cael ei throsglwyddo y tu allan i'r Deyrnas Unedig.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich gwybodaeth pan fydd angen i ni wneud hynny yn unig.  Pan fyddwn ni'n rhannu gwybodaeth, rydym ym mhob achos yn darparu cyn lleied ag sydd ei angen i'r canlynol:

  • Ysgolion a'r Gwasanaethau Addysg
  • Meddygfeydd a gweithwyr proffesiynol ym maes iechyd gan gynnwys nyrsys ysgol
  • Gwasanaethau Plant
  • Gwasanaethau Tai
  • Awdurdodau lleol eraill lle bo'n berthnasol

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

  • Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
  • Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
  • Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn ni'n cadw data personol ynghylch y plant a'r teuluoedd sy'n cael eu cyfeirio at ein gwasanaeth am 21 mlynedd ar ôl cau bob achos.

Cedwir gwybodaeth ynghylch ceisiadau am hawlenni gwaith a phlant sy'n perfformio am 2 flynedd ar ôl i'r hawl ddod i ben.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

  • Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
  • Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
  • Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
  • Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

  • Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
  • Dileu eich data personol
  • Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
  • Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk
Rhif ffôn: 01267 224127

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.

Cyngor a Democratiaeth