defnyddio olrhain System Leoli Fyd-eang mewn cerbydau Cyngor

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Rydym yn defnyddio olrhain System Leoli Fyd-eang (GPS) yng ngherbydau'r Cyngor i wneud rheoli'r fflyd yn fwy effeithlon a chost-effeithiol. Yn benodol, mae'n ein galluogi ni i:

• Ymateb yn effeithiol i'r gofynion gwasanaeth.
• Ffurfweddu gweithwyr yn effeithiol (e.e. patrymau gwaith, lleoliadau) i ddarparu gwasanaeth effeithlon ac     ymatebol.
• Lleihau traul a breuo ar gerbydau, gan leihau costau cynnal a chadw
• Lleihau gwastraff tanwydd.
• Costau yswiriant is.

Mae GPS hefyd yn gwella diogelwch ein cerbydau gan y bydd eu lleoliad yn hysbys bob amser.

Mae hefyd yn cefnogi rheolwyr i gyflawni eu cyfrifoldebau i ddiogelu gweithwyr a allai fod yn agored i niwed neu sydd mewn perygl oherwydd materion o ran gweithio ar eu pen eu hunain.

Defnyddir GPS hefyd i fonitro cydymffurfiaeth gyrwyr, er enghraifft, perfformiad gyrru neu ddefnydd preifat heb awdurdod. Pan fo achos difrifol o dorri polisi, gellir defnyddio gwybodaeth olrhain GPS i gefnogi achosion disgyblu.

Mae olrhain hefyd yn ein galluogi i fonitro perfformiad gyrwyr a'ch adnabod a'ch cefnogi drwy nodi anghenion hyfforddi a helpu i leihau damweiniau ac ati.

Yn olaf, mae olrhain GPS yn amddiffyn y Cyngor rhag hawliadau ffug a wneir gan y cyhoedd neu ddefnyddwyr ffordd eraill, gan arwain at lai o hawliadau trydydd parti.

Mae'r sail gyfreithlon ar gyfer prosesu’r wybodaeth bersonol fel a ganlyn:

Rhwymedigaeth gyfreithiol - mae prosesu'n angenrheidiol er mwyn cydymffurfio â rhwymedigaeth gyfreithiol y mae'n rhaid i'r rheolydd weithredu'n unol ag ef. Mae'r rhwymedigaethau cyfreithiol hyn mewn perthynas ag Iechyd a Diogelwch (Gweithio ar eich Pen eich Hun) a Monitro Perfformiad Gyrwyr (Cyflymder, Damweiniau)

Mae'r ddeddfwriaeth berthnasol yn cynnwys:

• Deddf Rheoli Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1999
• Deddf Iechyd a Diogelwch yn y Gwaith 1974
• Deddf Traffig Ffyrdd 1988

Gwaith/tasg gyhoeddus - y sail arall ar gyfer prosesu'r data hwn yw bod angen gwneud hynny i gyflawni tasg er budd y cyhoedd, neu wrth arfer awdurdod swyddogol a roddwyd i'r rheolwr (ar sail y ddeddfwriaeth a restrir uchod).

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Gall y wybodaeth a gesglir wrth olrhain cerbyd fod yn gysylltiedig â gyrrwr y cerbyd. Felly mae olrhain GPS ar gerbydau'n dal yn anuniongyrchol y data personol canlynol sy'n ymwneud â'r gyrrwr:

• Lleoliad a symudiad y gyrrwr, ac mewn rhai amgylchiadau, ei deithwyr wrth ddefnyddio'r cerbyd.
• Yr amserau/dyddiadau mae'r gyrrwr yn defnyddio/ddim yn defnyddio'r cerbyd – gall hyn fod yn gysylltiedig     ag amserau gwaith y gyrrwr.
• Y cyflymder mae'r gyrrwr yn teithio.
• Arddull gyrru a data cysylltiedig (brecio'n sydyn, cyflymu'n sydyn) ac ati.
• Data arall sy'n ymwneud â gwybodaeth/telemateg

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

Rydym ond yn casglu data personol gan ddefnyddio olrhain GPS sydd wedi'i osod mewn cerbydau. Fel rheol nid ydym yn cael gwybodaeth amdanoch chi o unrhyw ffynonellau eraill.

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Nid ydym yn trosglwyddo unrhyw wybodaeth amdanoch chi y tu allan i'r DU.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Bydd y Cyngor yn defnyddio eich data personol dim ond pan fydd angen i ni wneud hynny ac i'r graddau sy'n angenrheidiol ym mhob achos. Mae enghraifft o bwy allai ddefnyddio'r data wedi'i nodi isod:

• Rheolwyr gwasanaeth a thîm Rheoli Fflyd y Cyngor.
• Rheolwr Llinell / Tîm Rheoli y gweithiwr.
• Y tîm Iechyd a Diogelwch
• Adnoddau Dynol (dim ond os cymerir camau disgyblu lle bo hynny'n briodol).
• Rheoli Risg (Adran Yswiriant) – os bydd difrod i gerbyd. Os oes hawliad trydydd parti, gellir rhannu gwybodaeth berthnasol gyda'r cynrychiolydd trydydd parti, er enghraifft, yswiriwr.

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:
• Pan fo'r gyfraith yn mynnu ein bod yn rhoi'r wybodaeth.
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd.
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw.

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Mae data GPS yn cael ei ddileu 7 mlynedd ar ôl i'r data gael ei gasglu.

Nodwch os gwelwch yn dda lle defnyddir data olrhain cerbydau fel tystiolaeth mewn achos disgyblu neu hawliad yswiriant ac ati, ac efallai fydd adroddiadau system yn cael eu cadw'n hirach at y diben hwnnw.

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.