Tîm Diogelu a Phresenoldeb Ysgolion – Addysg Ddewisol yn y Cartref

1. Y dibenion o ran defnyddio eich data personol

Rydym yn defnyddio'r wybodaeth rydym yn ei chasglu er mwyn sicrhau bod y plant yn Sir Gaerfyrddin sy'n derbyn eu haddysg yn y cartref yn cael addysg sy'n addas i'w hoedran, eu dawn a'u gallu.  Rydym yn gwneud hyn yn y ffyrdd canlynol:

• Cadw cofnod o'r plant yn Sir Gaerfyrddin y gwyddys eu bod yn derbyn eu haddysg yn y cartref
• Darparu cyngor, arweiniad a chymorth ariannol (drwy grant) i deuluoedd sy'n addysgu yn y cartref
• Hysbysu teuluoedd ynghylch sut i gael mynediad at wasanaethau a chyfleusterau gan asiantaethau eraill a fyddai fel rheol yn cael eu darparu drwy ysgolion
• Gweithio gyda theuluoedd i gasglu gwybodaeth am yr addysg y mae'r plant sy'n derbyn eu haddysg yn y cartref yn ei chael 
• Cynghori a chefnogi teuluoedd sy'n gofyn am gymorth o ran dychwelyd plant i'r ysgol neu ddod o hyd i le mewn ysgol 
• Cael gwybod pwy yw'r plant nad ydynt wedi eu cofrestru mewn ysgol ac nad ydynt yn derbyn addysg addas fel arall 

Y sail gyfreithlon dros brosesu'r wybodaeth hon yw er mwyn cydymffurfio â'n rhwymedigaethau cyfreithiol o dan adrannau 437-443 o Ddeddf Addysg 1996. Mae hyn yn ei gwneud yn ofynnol i'r Cyngor sicrhau bod plant yn cael addysg addas.   

Felly, nid ydym yn dibynnu ar ganiatâd fel sail dros brosesu data personol.

Rydym yn casglu ac yn defnyddio peth data personol (sensitif) categori arbennig am resymau sydd o fudd sylweddol i'r cyhoedd, ar sail y ddeddfwriaeth y cyfeiriwyd ati uchod.

2. Pa fath o wybodaeth ydym yn ei defnyddio?

Rydym yn casglu'r wybodaeth ganlynol gan rieni a gofalwyr:

• Enwau'r rhieni a'r plentyn
• Cyfeiriad cartref
• Dyddiad geni'r plentyn
• Rhyw'r plentyn, gan gynnwys pennu rhywedd pan fo hyn yn berthnasol
• Eich teulu
• Eich amgylchiadau cymdeithasol
• Delweddau a ffotograffau yn ymwneud ag addysg y plentyn - lle mae rhieni'n dewis darparu'r rhain 
• Unrhyw wybodaeth sy'n berthnasol o ran diogelu 
• Gwybodaeth am addysg ac anghenion dysgu plant sy'n derbyn eu haddysg yn y cartref 
• Gwybodaeth am yr addysg sy'n cael ei darparu i blant sy'n derbyn eu haddysg yn y cartref 
• Eich manylion banc, pen fyddwn ni angen prosesu taliadau.

Yn ogystal rydym yn defnyddio'r mathau canlynol o ddata personol sensitif (a elwir yn ddata categori arbennig) lle bo'n berthnasol):

• Eich hil neu eich cefndir ethnig
• Cred grefyddol neu athronyddol

3. A ydym yn defnyddio gwybodaeth a gafwyd o ffynonellau eraill?

Ydym. I ddarparu'r gwasanaeth hwn, rydym yn casglu'r wybodaeth yn uniongyrchol gennych chi ond byddwn hefyd yn cael gwybodaeth o'r ffynonellau canlynol:

• Ysgolion a gwasanaethau addysg
• Y Gwasanaethau Plant
• Yr Heddlu
• Awdurdodau lleol eraill
• Gwasanaethau Tai y Cyngor
• Meddygfeydd a'r Gwasanaethau Iechyd
• Aelodau o'r cyhoedd

Ceir y mathau canlynol o ddata personol:

• Enwau'r rhieni a'r plentyn
• Cyfeiriad cartref
• Dyddiad geni'r plentyn
• Rhyw, gan gynnwys pennu rhywedd lle mae hyn yn berthnasol
• Rhif Unigryw’r Disgybl (lle bo hynny'n berthnasol)
• Gwybodaeth am addysg ac anghenion dysgu plant sy'n derbyn eu haddysg yn y cartref
• Gwybodaeth am yr addysg sy'n cael ei darparu i blant sy'n derbyn eu haddysg yn y cartref
• Unrhyw wybodaeth sy'n berthnasol o ran diogelu

4. Trosglwyddo eich gwybodaeth dramor

Rydym yn defnyddio Microsoft Office 365 i brosesu ein holl ddogfennau electronig o dan delerau cytundeb caeth, sy'n diogelu eich gwybodaeth. Caiff y data personol hwn ei gadw ar weinyddion y tu allan i'r DU, ond dim ond yng ngwledydd yr UE lle mae'r Rheoliad Cyffredinol ar Ddiogelu Data yn berthnasol.

5. Pwy all weld eich gwybodaeth?

Rydym yn rhannu eich data personol pan fydd angen inni wneud hynny yn unig. Pan fyddwn yn rhannu gwybodaeth, rydym ym mhob achos yn darparu cyn lleied ag sydd ei angen i'r canlynol:

• Ysgolion
• Timau eraill yng Ngwasanaethau Addysg y Cyngor
• Y Gwasanaethau Plant
• Gwasnaethau'r Gyfraith
• Awdurdodau lleol eraill, pan fo hyn yn berthnasol
• Gyrfa cymru
• Llysoedd y Goron, pan fyddwn mewn achosion cyfreithiol gyda rhieni

Mae rhai sefyllfaoedd penodol eraill lle mae'n bosibl y bydd yn rhaid i ni ddatgelu gwybodaeth amdanoch, er enghraifft:

• Pan fo'r gyfraith yn mynnu bod y Cyngor yn rhoi'r wybodaeth
• Pan fo angen datgelu'r wybodaeth i atal neu ddatrys trosedd
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw
• Pan fo datgelu er budd pennaf y person dan sylw

6. Am ba hyd y byddwn yn cadw'ch gwybodaeth

Byddwn yn cadw data personol ynghylch y plant a'r teuluoedd sy'n cael eu cyfeirio at ein gwasanaeth am 21 mlynedd ar ôl cau bob achos.

Eich Hawliau Diogelu Data

Mae gennych yr hawl i:

• Cael mynediad at y data personol sy'n cael ei brosesu amdanoch - gallwch wneud hyn drwy wneud cais gan ddefnyddio'r manylion cyswllt isod.
• Cywiro unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn
• Tynnu eich caniatâd yn ôl o ran prosesu'r wybodaeth, ond dim ond os mai hwn yw'r sail i brosesu'r wybodaeth
• Gwneud cwyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, mae'n bosibl y bydd gennych yr hawl i:

• Gwrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Cyfyngu ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Trosglwyddo data

Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â:

Swyddog Diogelu Data

Cyngor Sir Caerfyrddin

Neuadd y Sir

Caerfyrddin

SA31 1JP

Cyfeiriad e-bost: diogeludata@sirgar.gov.uk

Gellir cael manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth ynghyd â chyfarwyddyd pellach ynghylch y Ddeddfwriaeth Diogelu Data ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth: www.ico.org.uk

7. Eich hawliau o ran Diogelu Data

Mae gennych hawl i:

• Weld y data personol y mae Cyngor Sir Caerfyrddin yn ei brosesu amdanoch
• Mynnu bod unrhyw wybodaeth anghywir neu anghyflawn yn cael ei chywiro
• Tynnu eich caniatâd i brosesu'r data yn ôl, lle mai dyna'r unig sail ar gyfer prosesu'r data
• Cyflwyno cŵyn i Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, sef y corff annibynnol yn y Deyrnas Unedig sy'n diogelu hawliau o ran gwybodaeth

Mewn rhai amgylchiadau, gall fod gennych hawl i:

• Wrthwynebu bod eich gwybodaeth bersonol yn cael ei phrosesu
• Dileu eich data personol
• Rhoi cyfyngiadau ar brosesu eich gwybodaeth bersonol
• Hygludedd data

8. Manylion cyswllt

I gael rhagor o wybodaeth ynghylch yr hysbysiad preifatrwydd hwn a'ch hawliau, cysylltwch â'r:

Swyddog Diogelu Data
Cyngor Sir Caerfyrddin
Neuadd y Sir
Caerfyrddin
SA31 1JP

E-bost: dataprotection@sirgar.gov.uk

Mae'r manylion cyswllt ar gyfer Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth, ynghyd ag arweiniad pellach ynghylch deddfwriaeth Diogelu Data, ar gael ar wefan Swyddfa'r Comisiynydd Gwybodaeth.